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会议记录、简、纪要
会议记录
会议记录是一种在会议中记录人员把会议的基本情况(时间、地点、出席人数、主持者、讨论的主要问题等)、研究和讨论的问题、报告、发言的内容、形成的决议等如实记录下来成为书面材料的一种文书。
会议记录通常采用专用记录稿纸记录,一般由标题、会议组织情况、会议内容和会议结尾四个部分组成:
第一部分,标题。即记录的名称。一般由单位名称、会议名称(含届、次)加上“记录”组成。
第二部分,会议的组织情况。会议记录的第一部分包括会议名称、时间、地点、出席人数(人数较少的可以直接记下出席人的姓名)、缺席人数、列席人数、列席人、主持人以及记录人。
第三部分,会议内容。包括议题、讨论过程、会议发言或讲话内容、传达的问题或作出的决议等。
会议记录结束时,一般无特殊规定,习惯上另起一行写“散会”、“完”、“结束”字样,以为标示。
会议记录的基本要求是真实、准确,记录人耳灵手快、会议后及时整理。
第四部分,会议结尾。会议内容记完,转行,空两格。写“散会”或“结束”。记录完毕在会议记录的右下方,由会议主持人和记录人签名,以示负责。
许多会议记录是用来做资料保存的,必要时用来查档。所以对一些话是谁说的,一定要记清楚,千万别将人名弄混淆了。
例文
矿区行政办公会议记录
时间:2003年8月28日
地点:矿区办公楼会议室
主持人:杨长青主任
参加人:矿区副主任宋圭、劳资科科长邓君、财务科长李明、安全科科长王江、人事科科长方雷、办公室主任董爱国。
记录人:杨东宝、王珊
会议议题:
二季度奖金发放办法;
自然减员招工方案;
有关人员的调动问题;
对违反劳动纪律人员的处理问题。
会议内容:杨主任说“……”
宋副主任说“……”
会议达成的协议:
矿区二季度奖金按总公司2001年1月制定的《奖金发放办法》(试行草案)第六条、第七条办。
这次自然减员招工,招收1995年以前参加工作的职工子女,并实行文化统考,择优录取的办法(详细规定由劳资科负责制定)。
同意刘祥通知以父母身边无人为理由,调往大华容器厂工作;同意徐伟同志与硫铁厂刘涛对调,解决其夫妻长期两地分居问题。
对矿工陈海无故旷工三天的行为,责成劳资科在全矿区内给以通报批评,并扣发矿工工资及当月奖金。
散会。
记录人(签字):杨东宝、王珊
主持人(签字):杨长青
矿区办公室(盖章)
会议简报
会议简报是以书面形式写出的关于会议的情况。简明扼要的报告,是党政机关、人民团体、企事业单位广泛使用的一种比较特殊的文种。
会议简报通常由报头、报身(正文)、报位三部分构成。
第一部分,报头。报头多有一套专门设计的固定版式,上面正中用醒目大字标明简报名称,报名下面标明编印机关、印发日期、编号。简报名称可由会议全称和文种(简报)组成,也有的只标“会议简报”字样。编号常用括号标在标题正下方靠近标题的地方。
第二部分,报身。又称正文,报身是会议简报的主题。通常的写法有三种:
综述法:即由编者采集各方面的言论、意见加以概括而成,相当于会议的综合报道,将会议的进程、出席情况、会议的发言和议程一一加以反映。
重点报道法:重点反映会议的某个重要报告的内容,小组讨论情况或一个与几个人的发言等。
摘要法:摘录代表发言的概要,供与会者参阅。
第三部分,报尾。报尾写在简报最后一页的下方注明主送单位或个人名称、抄送单位、增发单位和印发份数。
会议简报的编写要及时、简明。涉及各级机密事项的内容不应报道。
例文:
市政协六届二次会议简报
(第24期)
小标题:呼吁,建议今年政府应办几件实事
委员说:建议市长要有相应的短期目标,要像某某那样一年办几件实事,年终总结,年终总结,有哪些完成,有哪些没完成,为什么。
小标题:“改三公开一监督”为好
委员认为:报告在谈到廉政建设时,提出实行“两公开一监督”,即再增加公开市、县两级主要领导的经济收入,以便接受人民群众的监督。
······
主送:······
抄送:······
印数:3000份
会议简报一般要抓住有指导意义,能引导会议健康发展的内容加以报送,文字应简洁、明快。
会议纪要
会议纪要是一种记载、传达会议情况及议定事项的纪实性公文。它用于党政机关、社会团体、企事业单位召开工作会议、座谈会、研讨会等重要会议。
一般来说,会议纪要由版头、标题、正文和落款四部分组成:
第一部分,版头。版头都是固定的。如:
工程会议纪要
第几期
北京市城乡建设委员会办公室 某年某月某日
有的版头把制发机关名称放在会议纪要前面。如:
首都规划建设委员会办公室
会议纪要
第几期
某年某月某日
如果会议纪要用报告的形式上报或用通知的形式印发,则用公文版头。
凡用专门版头的会议纪要,只标注“第 期”,用报告、通知形式上报、下发的,用报告、通知的文号。
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