戴德梁行物业管理档案建立跟管理讲义.ppt

物业管理档案的建立与管理 一、用户档案的建立 1、产权备案 什么是产权备案？ 为什么要进行产权备案？ 产权备案与权属登记的区别？ 什么是产权备案？ 答： 由物业管理公司对每个产权人拥有的房地产产权范围及比例进行备案登记 为什么要进行产权备案？ 为准确界定每个产权人拥有产权的范围和比例，维护其合法权益，应建立产权备案制度 物业管理就是使产权人的权利得到保障，并承担应承担的义务 物业中的公共设施和房屋公共部位，是多个产权人共有财产，其维修养护费用应由共有人按产权比例分担 产权备案和权属登记的区别？ 权属登记：是政府行政部门（深圳市规划与国土资源局）的行业管理，包括土地使用权的出让、房地产开发、房地产转让、房地产租赁，以及房地产抵押等等，目的是为了保护产权人的权益，促进房地产市场公开化，规范房地产市场行为，加强房地产行业的管理 产权备案：是物业管理中十分重要的一个管理环节，是实施物业管理前必须做且要做好的一项工作 2、建立业主档案 业主档案包括哪些内容？ 业主档案的分类 业主档案包括哪些内容？ 业主姓名、年龄等 家庭成员情况 工作单位 联系电话、联系地址 收缴管理费情况 物业的使用和维修养护情况 业主档案——基本资料部分示例 业主档案的分类 组团按柜 每栋按位 每单元按盒 每户按册 用户档案的建立 是通过收集、分类存档和建立管理、使用制度完成的 人名索引 人名索引是揭示档案中所涉及的任务并指明其档案出处的检索工具 人名索引一般由人名和档案两部分组成 借助人名索引可以查到记载某一人物的材料 人名索引一般按姓氏笔画、汉语拼音字母顺序等方法排列 二、物业档案的建立 1、什么是物业档案资料？ 答： 指人们在物业的开发和管理活动中形成的，作为原始记录保存起来以备查考的文字、图象、声音以及其他各种方式和载体的文件 2、建立动态的物业档案资料管理机制 由于物业档案资料管理具有动态性，因此必须建立动态管理机制 凡是管理程序的各个环节，有关人员都要进行及时性、经常性、完备性的动态记录 3、物业档案资料的两个作用 凭证作用 参考作用 4、资料的收集 档案室 资料收集的两种方式 档案室专人负责 物业管理企业应设立专门的档案室，由专人负责管理 在资料收集时应保证内容丰富及渠道广泛 收集来源按不同的标准有不同的分类 按时间顺序来收集 按物业管理参与者的各方面来收集 按时间顺序来收集 设计规划阶段信息 施工及验收阶段信息 委托管理阶段信息 招商阶段信息 用户入户信息 日常管理信息 按物业管理参与者的各方面来收集 在物业接管移交与开发商及设计单位、施工单位积极合作，力争全面、准确地收集到工程建设产权及工程技术资料等原始资料 在业主入伙，进行二次装修阶段收集业主、用户资料 在日常管理中建立和收集房屋维修档案、设备运行档案、投诉与回访记录等以及其他相关资料，并将档案的收集形成制度化 通过政府主管部门获取的相关信息 5、资料的整理和分类 资料整理要求 根据工作的内容整理和分类 根据文件、档案连贯性整理和分类 资料整理要求： 收集到原始资料后，统一由档案管理人员集中整理。剔除作废和无效的记录，然后按类别进行装订并整理成册，做到条理清晰、分类合理、便于检索 根据工作的内容整理和分类 办公室——上级文件、内部发文、计划总结…… 工程部——工程图纸、设备档案、承包合同…… 服务部——租赁合同、顾客投诉、业主档案…… 财务部——各类帐册、发票存根、预算报告…… 保安部——巡查记录、紧急事件、车辆档案…… 按文件、档案连贯性分类 实际工作中，文件资料、档案一般不作严格区分，另外归档时可照顾到从文件到档案的连贯性，进行分类（见表2-2-1） 表2-2-1 产权与工程技术资料 住（用）户档案 装修档案 维修资料 治安交通管理资料 设备设施管理资料（包括消防） 绿化清洁资料 社会文化资料 员工管理资料 业主反馈 行政文件资料 业主管理委员会资料 建立标准化的图、档、卡、册、表 图——指在实地查丈的基础上，对照1:500房地产分幅平面图，根据管理需要绘制的各类房屋平面图 档——指在管理活动过程中形成的各种文字资料，由于其数量大、种类多，因此成为物业档案的主要成分 卡——指根据管理工作需要而制作的目录卡、保养卡等，特点：内容浓缩、检索方便 册——指为了提高管理效率而建立的房屋建筑设备手册、房屋使用手册、业主手册等 表——指根据管理工作需要而设立的各类表格 进行科学的合理的分类存档 分类存档——按照档案资料本身内在的规律进行科学的划分 一个有序的资料库是一个完整的树形图 归档要及时，分类要合理 档案的分类方法有很多：年度分类法、组织机构分类法、问题分类法、作者分类法、地区分类法、文件名称分类法等；一般采用两种以上的分类方法结合使用 三、物业档案