09会议筹划与管理.ppt

第九讲会议的筹划与管理 会议的重要性 大多数企业在会议中决定其基本走向 90%以上的重大决策是通过会议制定的 企业花在开会上的时间越来越多 开会的频率越来越高 会议的筹划与管理 会前的准备工作 会间的组织服务 会后的善后处理 会前准备工作 1、??安排议题、议程、日程 2、? 拟订与会人员名单 3、??申请会议所需资金 4、? 会场布置 5、??安排食宿和茶水 6、 发出会议通知 安排议题、议程 议题的收集和筛选 议程 拟订与会人员名单 选择恰当的人出席会议 送交上级审核 申请会议所需资金 确定会议规格 申请经费 口头 书面 会场布置 选择会场 a.场地大小 b.附属设施齐全 c.适当的开会设备 d.会场氛围 e.场地不受外界干扰 布置会场 a.附属设施 b.准备会议文件 会场布置 會議通知需知 會議名稱:明確點出主題,使人一目了然(如E_MAIL主旨) 目的:應詳盡說明,方便成員們做相關的資料搜集 時間 地點 議程:應包含開會預定結束時間 準備資料 與會人員 主辦單位 讨论：各种会场的利与弊 安排食宿和茶水 食宿 a.用膳 b.住宿 茶水 一杯香茶可赢得交易机会 角色练习 表演会议期间奉茶的礼仪 给客人斟茶的注意事项 当桌子上放有资料文件时，不要勉强客人收拾整理，而应说：“茶放这儿行吗？”并等待客人的回答，按客人意愿行事。 开会时，如果出席者众多，可请同事帮忙，一人端着茶盘，另一人专为客人上茶。 给客人斟茶的注意事项 茶溢出来了！这时不要惊慌，不忙乱，先道歉，后擦拭。切记：斟茶时，务必带上干净毛巾。 有茶和糕点时，要先将糕点放在客人左手边，再将茶置于客人正中略偏右手侧。 洽谈时间较长，在一至一个半小时内，应更换茶叶。 上茶时的七个程序 两手端茶盘，盘子高度位于胸部 敲门，并说：“对不起！”进入接待室 止步立正，轻轻点头致意 将茶盘的一端置于桌子侧面 上茶时的七个程序 桌上不能放盘时，则左手拿盘，右手取茶壶 用毛巾擦净茶壶底，用手从下方托住毛巾 上茶结束后，左手拿茶盘，使盘紧靠左腋下；走到门口时，再次向客人点头致意，退出接待室。  会间的组织服务 1、 签到 2、 安排就座 3、 做好会议记录和录音 4、 会场服务 签到 签到形式 薄式 卡片式 代签 签到时的接待工作 安排就座 要适合会议性质 让报告者坐中央 会议主持人的座位 秘书的座位 做好会议记录 会议记录构成 会议记录方式 会议记录写作 小组讨论 设计会议记录表格（5分钟） 会场服务 转接电话 突发状况 建议休息 协助上司掌握、控制会议进程 会议的善后处理 1、会场清理 2、印发会议记录 3、资金 4、会议的总结工作 会场清理 安排与会人员的离会 会议文件的回收、立卷、 归档 ??????? 印发会议记录 完善会议记录 起草会议纪要 确定印发范围 接收者确认 签发会议执行文件 NOTE NOTE NOTE NOTE NOTE NOTE NOTE 会议名称 ? 时间 ? 主席 ? 会议目的 ? 出席人数 ? 缺席人数 ? 缺席理由 ? ? 会议内容 和决议事项 ? ? ? ? ? 决议事项 的实施 ? ? 实施项目 ? 负责人 或部门 ? 完成期限 ? ? ? ? ? ? 出席人 盖 章 ? ? ? ? ? 特别事项 ? ? ? ? ? NOTE NOTE NOTE NOTE NOTE NOTE NOTE NOTE NOTE NOTE NOTE NOTE NOTE NOTE NOTE NOTE NOTE NOTE NOTE * * 现在的企业会议有那些通病呢？ 1、准备工作不充分 2、开会技巧不佳，经常主管一堂言 3、会议过于频繁 4、与会人员选择不当 5、常常把会议开成批判大会 6、时间安排不合理、随意延长会议时间 7、与会人员会议纪律不强，缺乏基本的礼仪 8、会议地点不合理 9、会而不议、议而不决，决而未果 10、会议的目的不明确 某某会议议程 7月6日上午9点 （花园酒店） 1、（9：00）开场白 2、（9：10）缺席致歉 3、（9：20）批准上次会议备忘录