会议制度及附件.doc

会议管理制度 第1条 总则 为规范公司各项会议及各类培训流程，统一会议管理模式，减少会议数量、缩短会议时间，提高会议质量，特制定本制度。 第2条 适用范围 本制度适用于公司各部门召开的各项会议的组织与管理。 第3条 会议分类 （1）公司级会议：主要包括总经理办公会议、公司周工作例会、公司年终总结表彰大会、全体职工大会等，应分别报请公司总经理批准后，由办公室负责组织召开并做好会议纪要。 （2） 部门工作会议：各部门申请召开的工作会议及工作例会。各部门工作会议应提前3天提交会议申请单及会议议题，经批准后召开；会议发起部门负责派人做好会议纪要，经部门负责人审核后分发各有关部门。部门例会由各部门负责人决定召开并负责组织，会议纪要需提交办公室留底。 （3）各类培训课程：由公司或相关部门组织的各类培训和学习课程。 第4条 会议组织与管理 （1）会议准备 A 公司有专项主题的会议或需有投影设备演示说明的会议，应提前做好投影设备连接调试工作。 B 会议之前，办公室应有专人负责会议会标的制作和设置，并准备好会议饮用水或其他招待用品。 C 特别重大会议，应由办公室派专人负责各项准备工作，具体包括以下内容： C-1 会议议程安排（应提前报交公司领导或主要参会者）； C-2 会议资料准备（如需分发应在入场前登记分发）； C-3 会议场所布置； C-4 会议服务人员的安排； C-5 会议签到； C-6 会后事项安排； C-7 会议需要留存资料的应提前通知相关部门做好拍照、摄像工作。 (2) 会议通知 A 会议通知分为口头通知与书面通知两种。 B 会议通知内容应包括：会议主题、会议时间、会议地点、与会人员、会议议程、准备资料等内容。 (3) 会议资料 A 公司级会议与跨部门工作会议议题由会议发起部门起草，与会议申请单一并提交，经总经理审核后使用。 B 与会者应根据会议的类型和议题提前准备相关会议资料。 （4）会场服务 A 分发会议文件和资料。 B 内外联系，传递信息。 C 维持会场秩序。 D 处理临时交办事项。 E 其他需要处理的事情。 （5）会议记录 会议记录应根据不同的会议性质采用适当、有效的方式进行，包括详细记录与要点记录。会议记录经相关负责人确认后分发与会人员及办公室留底。 （6）会后跟踪 A 下发会议纪要，并按规定的时间节点逐项跟进。 B 进行会议总结，对整个会议的组织、服务工作进行全面的分析与总结，做出客观评价，肯定成绩，找出缺点与不足，并加以改进。 C 会议从准备到结束整个过程的相关文件、资料、表单一并收集、整理齐全，按照一会一卷的立卷方式设立案卷，并加以保存。 第5条 会议纪律 （1） 任何人员不得无故缺席会议，如确实有紧急情况，须提前请假（中层干部以上人员请假需总经理批准，其它人员需向会议组织部门请假），否则视为缺席。违者将视情节严重性予以100元以上的处罚。 （2） 与会人员不得因任何理由迟到（提前请假获批者除外）。 （3） 与会人员在开会期间不得交头接耳、大声喧哗或随意进出，应按次序发言，如有急需说明事项，应向会议组织者示意获准后发言。 （4） 重要会议决议或记录未正式公布前，与会者不得提前透露会议内容。 （5） 与会人员应做好会议记录，以便于会后向部门员工准确传达会议精神，落实各项工作任务。 第6条 附则 （1）本制度解释权归公司办公室。 （2）附件为会议相关表格。 2009年12月28日 会议申请单 申请部门 会议时间 会议地点 会议主题： 邀请参会部 门或人员： 会议用品 备注 会议议题 撰写部门： 时间： 年 月 日 会议主题： 会 议 议题 会议记录 年 月 日 午 时 分 编号： 会议时间： 出席人员： 会议主持： 会议记录： 会议内容(主题、内容、总结、备注{结束时间等})： 会议纪要 编号 : 整理日期 : 会议主题: 开会日期: 开会地点: 出席人员: 序号 内容 备注 会议决议实施监控表 编号：