《时间管理法中的二八原则》课件.ppt

淺談 八二法則 與 時間管理 蔡文能 Agenda 沒時間我沒時間一瞬間來到夏天單身的地平線又轉了一圈晴天終於出現轉變 .. 為何需要時間管理? 八二法則與艾森豪法則及時間配置矩陣 時間管理的問題 有效管理時間的四大關鍵 時間管理案例: 如果沒有 E-Mail 該有多閒 ? 設定SMART的目標 附錄 – 傳奇人物王品集團的戴勝益 我沒有時間? 為何需要時間管理? 為何你我都不滿意現狀, 但是卻安於現狀? 1.無奈 2.不確定改變之後會更好 3.因為現狀是你我最熟悉的 當你開始不滿於現狀時, 表示你很想改變(change)…但是要用對 “新的思考方式” 。 「八二」法則 -- by 社會學家柏雷多 (Pareto; 巴烈圖) 80% vs. 20% (or 90% vs. 10%) 義大利經濟學家 Vilfredo Pareto(柏雷多)發現八二法則，他確認義大利國家 80%的土地(財富)由 20%的人口所擁有 ! 國家80% 的人口被20%的人統治 。 80% 的人輸給20%的人 ( 賭博) 。 企業80%的利潤來自20%的客戶!  (其它 80%客戶是澳門來的?) 80%的人只使用軟體20%的功能。(Word, PPNT,…) 通常我們80%的時間花在解決20%的問題 。 80/20原理用在生活 示意圖 我是學生, 八二法則干我屁事 前面的80分通常只要花20%的努力 努力成果邊際效用遞減 沒有人要你每科拿 100 分 程式(習題)20%的時間可以完成80% 儘快完成最關鍵的部份，讓事情看起來像做完 80% 一般。 請排出正確的行事優先順序 「艾森豪」法則 美國艾森豪將軍指出，人們的精力，往往被緊急但較不重要的事情所佔用，而並未完全或儘可能的將時間與精力用在重要的事。 「艾森豪」法則的啟示：留多一點時間給重要的事情。 正確的行事優先順序與時間分配 主管明智的時間配置 各類輕重緩急事情範例 時間管理不是什麼? 時間本身不是問題，因為每個人每天所擁有的時間都是一樣多。 時間是無法累積與增值的資源。 所以時間管理的問題本身不在於時間，而是在於自己如何善用及分配你自己的時間。 時間管理是什麼? 時間管理就是自我管理。 自我管理即是改變習慣，以令自己更富績效，更富效能。 把事情很快地做完，叫做效率。 把事情很快又很對地做完，叫做效能。 Do the thing right! Do the right thing! 時間管理就是要學會如何運用時間。 時間管理就是事前的規劃與長期的計劃。 有效管理時間的四大關鍵 從自我可掌控的部份開始 釐清不同性質的工作 排定ABCDE優先順序 留點時間給自己 預留 Buffer (緩衝區) 並不是每件事情都那麼的急。 如果我們每件事情都要即時地處理掉，相信我們會變得神經兮兮的。 所以應該要有一個地方，緩衝區，讓我們放一些比較不必馬上處理掉的事情，但是時間到時又要能提醒我們。 學會拒絕 拒絕要求四部曲 傾聽、提出理由、提供變通(alternative)建議、回絕要求。 拒絕部屬 鼓勵部屬指出衝突所在，並提出變通辦法；必要時支持部屬拒絕不合理的要求。 拒絕老闆 提醒他你目前處理中的工作，並請他協助決定新工作的優先次序。 如果沒有 E-Mail 該有多閒 ? 1.你一天花多少時間在看 Email? 2.你進 Email 會不會看廣告信? 3.你看Email 的時間是連續的, 還是片斷的? 4.你的Email 有沒有做分類? 5.你回信時是邊看邊回, 還是分類後集中回信? 6.你進 Email 信箱, 是先看信還是先發信? 如何提高 Email 的處理效率 一進信箱第一個動作就是把所有信件的主題瀏覽一遍，然後做分類的動作。 (或設定自動分類) 除了真正急件以外，集中時段回信。 養成習慣，一天只在三個時段看 Email, 例如 : 今日三件事 設定SMART的目標 目標設定要 SMART Specific 要明確 Measurable 要可量測 Attainable / Achievable 要可達成 Realistic / Relevant 要務實 / 要切題 Time bound 要有時限 養成良好的工作習慣 行動才是企劃的開始。 用兵貴在速戰速決，時機稍縱即逝。 可以早上做完的事，決不拖到下午完成。 可以一天做完的事，決不分成兩天完成。 養成做備忘錄與思考的習慣。 開始工作之前，如果能花費15分鐘仔細思考你要做些什麼，就能節省四小時的時間浪費。 將性質類似的工作集中在同一時段完成。 需要高度專注力的 vs.不需要太多專注力的 每天至少完成一件事情，特別是在工作情緒低潮時。 記住-- 拖延必須付出代價 一直不去看牙醫 --- 牙疼會愈來愈厲害，甚至需拔牙或做根管治療