如何组织一场高效工作会议.ppt

如何组织一场高效工作会议? 目　录 一.　派特生物的企业文化及其理解 一 .　什么是“高效会议”？ 　　 二 .　 如何组织一场高效工作会议？ 　 一 .　什么是高效会议？ 现场- 高效开会 效率高+效果达到 会后- 高效执行 如期跟进+有反馈落实 ＋ 二.　从会议步骤看，如何组织高效工作会议？ 高效会议 四步骤 第一步.明确的会议目的 第二步.充分的会前准备 第三步.合理的组织形式 第四步.高效的会议跟进 第一步.明确的会议目的 决策执行 *总经理例会 *定期例会，听取汇报，分配任务； *确认团队目标、分工； *资讯分享，政策宣传； *目标和现实有落差时，找出解决办法 *发现问题，讨论问题，产生决策 解决问题 创意提案 其它 *集思广益，头脑风暴 *融合意见，达成共识 *内部横向交流会 *动员会 *表彰先进，激励士气 无目的的会议纯粹是浪费时间 第二步.充分的会前准备 5Ｗ1Ｈ Why-明确会议目的（议题） What-会议任务 Who-确定出席对象、主持人、会议记录 When-召开时间、所需时间 Where-规模/地点议程 How-会议形式 与会者会议准备 1.会议组织人告知与会者扮演的角色（主持人/与会者/记录员等），相关资料发放，便于会议顺畅进行 2.与会者做相应的会议准备（提前思考/相应数据和事实等），促进会议现场高效 3.重要会议或关键项提前沟通，会议本身目的是快速取得共识。 没必要，无准备，就不开会 第三步.合理的组织形式 针对不同的会议目的选择不同的会议形式 会议分类 常规例会 阶段会议 专题会议 组织形式 市场周会 服务周会 片区月会 半年会 年会 10年庆典 专题研讨会（学习培训/学术/项目） 第四步.高效的会议跟进 关键1：做好会议纪要 *你心里想的100% *你嘴上说的80% *别人听到60% *别人听懂40% *别人行动20% 1.速度优先，具体简洁； 2.正确记载，便于正确追踪落实； 3.将会中决定的事项进行明确分工，确定完成时间、责任人，便于更好地执行； 4.纪要及时分发与会者，以邮件方式分发，确保会议记录的准确性和透明管理，避免沟通漏洞。 第四步.高效的会议跟进 关键2：会后做好跟进 *要完成什么事？ *事情完成得怎么样？ *什么样尚未完成？ *事情没有完成怎么办？ 序号 待完成事项内容 责任人 时限 资源需求 备注 1 2 3 例：《**会议跟进事项表》 - 10 - 示例：工作例会（周会、月会） 一、主要内容： 1、常规工作汇报、检查；2、市场问题的咨询与研讨；3、重要工作项目的强调与传达。 二、例会要开得生动、活泼，气氛轻松，形式多样；时间一小时为宜，议题不宜过多。 三、关于主持人，不要每次都是经理当主持人，鼓励其它人充当主持人； 四、经理要多倾听、少发言，最后发言，多启发、多鼓励大家发言； 五、发现有偏差、消极信息的出现，要及时纠正，避免扩延，能够在会上解决就解决，不能解决的会下解决； 六、如果是研讨，只有议题，弱化身份，经理不要轻易早下结论 - 11 - 示例：年中会、年会（议程表） 序号 项目 说明 1 主题阐述（领导致辞） 由省区负责人阐述本次会议的主题涵义、要求与标准，说明主题任务的重要性。 2 省区工作总结与工作计划 由省区负责人或授权人负责做工作总结与计划报告，总结、分析本省区工作完成情况及成果、经验教训。发布年度工作计划。 3 专题典型发言 为了深入理解和接受年度工作主题，要提前准备专题，并邀请合适的发言人发言，专题要支持主题，发言人要擅长该专题。 4 分地区工作总结和计划研讨 以地区为单位，由各负责人阐述工作总结及工作计划，参与讨论、修改。 5 分专题研讨 为了深刻理解会议主题，进行分专题研讨，可以采取研讨、对话、论坛、辩论、竞赛等多种形式进行。 6 专题培训 可能会安排部分专题、技能等方面的培训。 7 其他活动 可能会安排部分其他方面的活动内容。 8 会议总结 会议要进行总结，对本次会议的成果、发现及工作安排进行汇总，同时对会议主题再次强调和陈述。 - 12 - 示例：专题研究会 一、明确会议主题和形式： 1、确定会议目的和目标； 2、依据会议目标来设计主题，议题不要多；忌在会议中插入无关性的、发散的内容。 3、确定会议形式：专题发言、辩论、头脑风暴等，形式创新。 二、会前通知与启发： 1、提前通知，并下发必要的材料、提纲和日程表，便于参会者准备。 2、会前动员，重点沟通参会人。 三、发言人及内容的控制： 发言人选择很重要，要选择发言人擅长的题目，考察其素质和表达能力。 在召开之前，会议负责人一定要对发言提纲、PPT文件进行审定，要避免主题内容之间的矛盾和重叠，要删除无关议题。 - 13 - 四、发言顺序： 领导不要发言过多，要后面发言，充当观察员角色，关键时候发