开会前的准备(文秘工作人员必备)【精选】.doc

大学课件 大学教育 开会前的准备 为建立健全会议服务三级检查保障工作，确保全区性大型（重要）会议和区直机关各部、委、办、局的各项会议圆满顺利地进行，特制定机关后勤保障中心会务管理岗位职责。　　一、大型（重要）会议的会务服务　　大型（重要）会议期间，后勤保障中心会务组负责人全面负责会议的接待工作，召集各有关人员召开会前会，布置会前准备工作。区机关事务管理局对会务情况检查指导：　　一级检查 对服务人员的检查，包括：会议服务人员着装准备等。对照会议备忘录，落实服务细节等。　　二级检查 对会场布置的检查，包括：整体会场、音响设备、灯光系统、多媒体、主席台背景、会徽等项目落实情况。　　三级检查 机关事务管理局会同会议主办单位进行全面检查，协调会议服务环节、跟踪会议服务需求，落实会议服务细节，协助会务组完成会议接待任务。　　(一)全区性大型（重要）会议　　1、会议计划　　召开全区性大型（重要）会议，会议主办单位应提前三天报会务组安排。会议组织者应以同时以书面（紧急情况除外）或电话，通知机关事务管理局和会务组负责人。　　2、会前准备　　(1)确定会议名称、会标、欢迎牌、会议指示牌、会场座位安排示意图，会期、参加人员范围、开会时间和地点；　　(2)设置主席台桌椅、讲台，桌牌、签到册、签到笔，选票箱、会徽；　　(3)提供主席台和讲台麦克风、多媒体设备、电视；　　(4)会务组织者提供会议议程，或牵涉到需要插播音乐的有关领导讲话稿；　　(5)会内音乐：迎宾曲、国歌、投票及颁奖音乐、背景音乐等；　　(6)主席台前鲜花、讲台花篮、长青树、绿叶植物、来宾胸花等；　　(7)主席台茶水、湿纸巾，参会人员矿泉水或茶水；　　(8)调配会务专用车辆，联系交警大队协助交通安全；　　(9)保卫人员执勤；　　(10)会议组织者要求准备的其它事项。　　3、会议签到　　会议组织者应事先准备签到册。规模较大的会议实行个人签到，单位领导签到。会议结束时，组织者可对各单位的出勤情况检查或抽查。　　4、会议文件　　全区性正式会议的会议文件由会议主办单位准备。会务组协助通知文印室打印文件材料并组织装袋。会议结束后，会务组应及时将剩余的会议文件移交会务主办单位。　　5、会务纪律　　(1)会务服务人员应穿戴整齐，统一制服。　　(2)不迟到，不早退，有事离开应提前向会务组负责人请假；　　(3)规定时间内加水、倒茶。　　(4)会议期间应关闭通讯工具，保持会场安静，不做与会议主题不相关的事。　　6、大型会议设备要求　　多媒体音视频信号源图像清晰音质优美，并根据需求配备投票表决功能以及会议大屏幕显示。控制室控制所有影音设备、信号切换、灯光、屏幕升降、音量调节等等功能。工作人员通过电脑控制，实现复杂的管理，包括：话筒管理，资料产生和显示，表决方式，内部通讯，建立代表数据库，出席登记和音频处理。　　7、设备操作　　(1)发言话筒(包括主席机和代表机)，话筒有一个红色的指示环，当打开话筒时指示环亮起来。为了防止声反啸叫，当打开话筒后，扬声器停止发声。　　(2)大屏幕投影机是多功能会议中心的重要组成部分。会务人员必须掌握投影影碟、录像等视频信号，以及投影实物、图文以及计算机画面等专业技能。　　(3)每个座位前配备投票器，可以进行会议方式/问卷方式投票表决。配合计算机机及投票软件可以统计显示表决结果。　　(4)电话会议系统与摄影机、视频展示台等设备配合构成（视音频）多媒体会议系统。通过话筒耦合器、输入/输出MIC/音频信号，以播放背景音乐或会议扩声参与远地会议。　　(二)重要会议　　1、制定会务服务保障的准备时间进度表； 　　2、调配会务专用车辆，派车接机(车) ； 　　3、安排住宿：参加会议的(男、女)客房数、会务组用房； 　　4、预订餐宴：欢迎酒会、欢送晚宴、茶歇，早、中、晚餐等； 　　5、外围保卫由区政法委综治办负责协调公安、边防、当地派出所；　　6、饮食卫生和疾病防患由区卫生局指派医院、卫生防疫站负责；　　7、（可能）存在的问题，解决方案及要求；　　8、印制装订会务材料，代办会议水果(采购、清洁、摆放)；　　9、订制胸牌，订购胸花，联系专业摄影，组织快餐、点心； 　　10、会前准备 ：(1)会议名称；(2)会议主旨和目标；(3)会议时间；(4)会议地点；(5)会议议程；(6)出席人员（桌牌）；(7)会议茶水；　　11、内勤保卫、参观考察途经地的交通安全；　　12、 会议结束，派专车送客人前往机场、火车站；　　13、会议组织者要求准备的其它事项。　　(三)定期或不定期的常规会议　　1、会前应明确会议主题和出席或列席人员数量；　　2、不定期的重要会议，承办人应提出会议企划书；　　3、召开例会，通