会议服务流程-SOP.docVIP

靖江金悦国际酒店餐饮部作业标准 任务名称：会议服务流程 编码：FB—BM001 部门：餐饮部—宴会部 执行日期：2016.6 更新周期：一年 培训时间：60分钟 项 目 标 准 示 图 1.接单 1.1接到团队会议通知单要认真做好签收，使用中文正楷并注明签收日期和时间； 1.2将宴会EO单交主管保管，按日期、时间有序存放； 1.3熟知以下内容： 1.3.1会议名称 1.3.2会议性质 1.3.3与会人数 1.3.4会议时间 1.3.5会议休息时间表及会议议程表 1.3.6会议活动范围 1.3.7准备内容 1.3.8注意事项 1.3.9结账方式 2.会前准备 2.1根据会议要求 2.1.1摆好会议台型布置 2.1.2联系工程人员检查照明、话筒、音响、电子屏使用情况、空调等设备，根据会议要求增添其他的设备； 2.1.3注意调整室内温度，及时开启空调，注意通风； 2.2会场指示牌 2.2.1在一楼电梯口、三楼电梯口摆放指示牌； 2.2.2三楼过道电子屏显示与会内容及会议室的名称； 2.3主席台的布置 2.3.1根据接待单位要求进行主席台布置； 2.3.2座位间距均匀，主要领导人需避开台脚； 2.3.3根据要求摆放席卡，席卡成一条直线； 2.4签到台的布置 2.4.1确认签到台布置的位置； 2.4.2确认签到台的形状布置、人数； 2.4.3并有指示牌，签到笔，方便客人签到； 2.5休息安排 2.5.1如政府会议，需准备香榭厅作为领导休息室； 2.5.2安排服务员1名，准备茶水、烟缸； 2.6茶歇布置 2.6.1如设有茶歇，需根据会议人数、茶歇品种布置好茶歇台，准备好足够的餐具，硬盘，根据主办方的要求按时提供； 2.7会场卫生 2.7.1会场布置结束后，再次对会场检查进行清理； 2.8礼仪、服务员的安排 2.8.1提前进行会场服务分工； 2.8.2如需礼仪，提前彩排； 2.9会议室外过道工作台布置 2.9.1准备足够量的水瓶及添水壶； 2.9.2工作台上准备餐巾纸、烟缸、纸杯、茶叶等备用物资； 3、会场检查 3.1确认会议厅内布置及各种用具和设施符合团队通知单的要求； 3.1.1签到台根据要求完成布置； 3.1.2会议厅内台型布置符合团队接待通知单要求； 3.1.3会议桌布置按照会议布置程序及要求； 3.1.4讲台茶杯及矿泉水的摆放 3.2会议设备就位 3.2.1电子屏内容符合接待方要求 3.2.2调试话筒，音质适宜，并准备备用话筒 3.2.3与音控师对接会议流程及何时静态转播动态 3.2.4灯光开启情况 3.3感觉室内温度，调整空调 3.4礼仪人员及服务员到位情况 4、会中服务 4.1引领服务 4.1.1一楼电梯口、三楼电梯口各安排一名迎宾人员； 4.1.2主管、经理电梯口迎候； 4.1.3迎宾员需精神饱满、微笑有礼； 4.1.4会议厅大门开启，客人集中进入时注意分流指引客人进入会场； 4.1.5VIP接待，专梯出口处，休息室门口各安排一名迎宾员； 4.2会议服务 4.2.1安排专人负责主席台及演讲台的茶水； 4.2.2会议开始前15分钟将全场茶水斟满，以免打扰会议进行； 4.2.3会议期间每15分钟加一次茶水，如有客人自带水杯需主动将其加满； 4.2.4主管需在会场内关注会场动态及需求，关注发言者话筒情况，主动进行话筒传递； 4.2.5会场秩序防止其他非相关人员对会议干扰，特别是走道里酒店推车禁止通行，禁止大声喧哗； 4.2.6音控师需在会议厅内关注音响设备及话筒使用情况，如有紧急状况发生，第一时间进行解决； 4.2.7会议期间，主动为进出客人拉、关会议室的门，及时引领至卫生间； 4.3应急情况处理： 4.3.1火灾疏散：打电话至5119，向消防中心汇报情况，疏散客人，禁坐电梯，指引客人迅速从安全通道撤离； 4.3.2失窃：打电话至5119,向消防中心汇报情况，并协助安全布人员做好相关询问笔录； 4.4茶歇服务 4.4.1茶歇期间，服务员应站在茶歇台旁，及时为提供茶水服务及其他相关服务； 4.4.2在会议休息期间，会议服务员应该站于会议室门口处，注意观察客人的活动确保会场内设施、设备和与会人员随身携带物品的安全。 5、会后收尾 5.1宾客离场前，及时打开会议室各个通道的门； 5.2宾客离场后，服务员要及时检查会场有无客人遗留物品； 5.3检查设备用品有无损坏； 5.4根据收尾流程做好收尾。