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学术会议举办详细流程.doc
一、会议前期通知
定会议日期,请专家(包括嘉宾和授课专家)。
拟定会议通知红头文件,包括会议介绍,主办、协办单位,会议时间、低点,是否收注册费,学分等,会议联系人等。附会议议程,参会回执。
通知发放四种方式:邮件、微信H5动态网页(带报名功能)、信件、电话。
应有专人通知和统计参会人员,方便会场大小准备、用餐、学分等数量限制。
二、专家联系(专人负责)
联系专家,告知会议时间以及专家授课具体时间。索要专家课件和个人简历。课件用于印刷会议资料,简历用于宣传和主持人介绍。
专家接送:包括往返接送,会场与酒店接送。协商完毕后,告知专家接送事宜。
去酒店查看,是否有早餐等
专家如果提前1天到,会议负责人应去酒店接见。
三、会场前期准备
会议资料:包括讲课PPT,厂家宣传资料,笔记本,笔。会议资料袋、胸牌。
会场横幅,背景墙,展架,指引牌等
根据参会人数,是否准备学分票、餐票等。
会场拍照人员,合影地点(有车占用需提前预定位置)。
会议当天专家就餐地点预定,参会人员就餐(盒饭、自助、围桌)
四、会议前一天准备
会场布置完毕。可准备一些背景音乐。
茶歇食品、盆等,矿泉水,是否准备咖啡、茶等(备茶杯、开水)
调试投影、舞台灯光控制(留工作人员电话,以防现场故障)、PPT(激光笔)、话筒(至少3个,讲者1个,主持1个,提问1个,其中1个无线麦)等。
台签。上主席台的台签要准备2份,主席台1份,第一排1份。
签到表、笔等
人员分组:①签到、注册;②PPT、讲者主持台签更换;③茶歇
嘉宾是否准备讲稿
五、会议当天
报到组:报到、注册,发放资料等,根据报到人数,反馈就餐人数,订饭。
专家接待组:接待专家入场
现场控制组:提前拷贝讲者PPT,主委定好主席台就坐嘉宾,排好台签顺序。
开幕式结束后,集体合影。现场控制组需搬离主席台桌椅,留主持人桌椅,放讲者简介(或提前给主持人)、水等。讲台更换讲者台签。
准备茶歇
六、就餐
如果是盒饭,全部人员坐于原位,工作人发盒饭,避免混乱。
专家围餐需有人引导。
会议结束后刷学分,如果人多,建议全部坐于原位,工作人员一个个走过去刷。
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