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档案管理制度
第一章 总则
第一条 为了规范(集团)股份有限公司(以下简称公司)档案的分类、装订、归档、保管、查阅和销毁的管理,特制定本制度。
第二条 档案的范围
1、公司内部经营形成的各种资料。
2、外部政府机关、行业部门形成的与公司经营或行业有关的公文、通知、批复等资料。
3、下属全资、控股子公司(以下简称子公司)备案形成的与经营有关的资料。
第二章 档案的管理部门
第三条 档案的管理部门
档案管理由行政部及财务中心共同管理,其中行政部为主管部门。
第四条 档案管理部门的职责
1、行政部档案管理的职责
(1)负责统一组织编制、修订、完善公司的档案管理制度,规范管理流程、分类目录、管理表格,规范档案分类、移交、备份、备案、归档、立卷、保管、借阅、销毁等的管理。
(2)负责指导、培训、宣贯档案管理制度。
(3)负责组织、安排、检查督导档案管理制度的执行。
(4)负责整理、保管公司人事行政类和业务类档案。
(5)负责收集、整理、保管子公司备案的人事行政类和业务类档案。
(6)负责收集、整理各部门档案分类目录,汇总建立公司电子目录并写入OA档案系统。
2、财务中心档案管理的职责
(1)负责配合行政部编制、修订、完善公司档案管理制度中财务类档案的分类目录、分类管理流程。
(2)负责收集、整理、保管公司及子公司备案的财务类档案。
第三章 档案的分类管理
第五条 档案的分类原则
公司档案分类和分类编号由行政部统一集中管理。各部门不得擅自增、减、变更档案分类和分类编号。如有变更、调整、增加、删除需求,应由需求部门提出申请,经部门主管和行政部审批同意后再做调整。
第六条 档案的分类
档案分类可按内容、保存形式、密级性等多种方式分类。公司档案主要采取按实质内容进行分类。
1、按内容进行分类:具体各级的分类目录详见《档案分类管理流程》中具体规定。主要有:
(1)、章程、规章制度、通知通报发文:主要包括章程、规章、制度、内部通知通报发文、外部政府机构、行业部门的发文、通知、批文等。
(2)、会议资料。主要包括日常会议纪要和专题会议资料等。
(3)、股东会、董事会、监事会决议和成员资料。包括股东会、董事会、监事会决议、股东会、董事会、监事会成员资料等。
(4)、企业基本资料。包括企业简介、资质、证照登记、变更、注销、年审资料、品牌形象等。
(5)、经营目标、计划、总结:包括经营目标与总结、经营计划与总结等。
(6)、经济合同。包括对外形成收款的经济业务合同、对外形成付款的经济业务合同、关联企业间收付款合同等。
(7)、案件资料。
(8)、行政后勤档案/员工福利(餐娱、文体、图书等)。包括基建项目、后勤福利文件、资产清单等。
(9)、人力资源部资料。包括人力配置、人力开发、人力薪酬(成本)、劳资关系、员工信息管理等。
(10)、财务部门资料。包括财务人员管理资料、会计报表/报告、涉税资料、银行融资评级授信资料、银行资金帐户资料、重大财务事项资料、会计账簿、凭证、年度帐套备份光盘等。
(11)、战略投资部资料
(12)、工会文件
(13)、登记记录资料。包括印章使用登记表、收发文登记、档案管理登记资料、图书借阅登记表等。
(14)、签字印模。包括签字样本、印章印模等。
(15)、特殊业务资料。
2、按保存形式分类
(1)纸质形式
(2)电子档案形式:包括各种电子表格、电子文档、扫描方式等形式。
3、按必威体育官网网址性分类:分为绝密档案、机密档案、秘密档案、一般(无密级)档案。绝密、机密文件打印使用专用磁盘,绝密文件只能印1份,机密、秘密文件按审阅人数打印。文件机密级数,由发文单位的主管领导根据文件内容,对照密级分类标准进行确定。
(1)、绝密:处于最高必威体育官网网址等级,限指定人员知晓,一旦泄密会对集团公司安全、发展造成极其严重后果的资料,如导致公司财产损失伍万元以上;资金链断裂(七天内不能恢复链接);管理系统崩溃(三天内不能恢复运行)或组织架构动荡(高管三人以上投诉或两人以上离职的)等。绝密文件是集团公司的核心档案。包括但不限于:
A、总裁指定的绝密事项资料;
B外单位提供的绝密文件资料和相应的科研成果;
C公司的重大经营决策、战略投资计划;
D购买或开发的科研成果和专利等资料;
E资金运作计划、协议、等相关财务资料;
F重大项目的资料。
(2)、机密:必威体育官网网址等级次于绝密,集团相关领导、相关部门领导和相关人员所知的资料。是指非法泄露后会给集团公司安全、发展造成严重损害的资料,如导致公司财产壹万元以上伍万元以下;资金链链接不稳(七天内恢复链接的);管理系统遭受破坏(技术平台、作业工具等三天内恢复使用的)或组织架构出现危机(高管两人以上投诉或一人离职的)等,包括但不限于:
A
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