工程项目档案管理制度汇编.doc

PAGE PAGE 2 WORD文档下载可编辑 专业资料精心整理 文件编号：JJXMGL0000 签发：龚爱萍 工程项目档案管理制度 第一部分：咨询成果文件档案管理办法 档案归档范围 由本公司签订合同执行工程项目管理、工程造价咨询、工程招标代理、其他工程咨询项目的档案属本制度管理范畴。 档案查阅及外借 1、档案查阅及调档严格贯彻专人核批，档案管理员陪同查询的规定，原则上存放于档案室的档案在公司会议室查阅，若需复制则由档案管理员复印，并记录备案。 2、对于借出的档案原件，由档案归口管理部门负责人批准后方能借出，并需及时归还， 3、需在借出及归还时查验档案的完整性，若发现抽取原件或替换原件，则依公司规定处理。 归档流程 1、对于工程项目管理、工程造价咨询、工程招标代理依据各咨询服务成果的档案目录依次归档。 2、一份完整的档案以项目咨询合同为单位，可以根据各阶段成果文件完成情况分阶段成册归档。 3、对于一份工程造价咨询成果文件实施二阶段归档，即咨询成果文件在档案管理员处加盖注册造价工程师（或招标工程师章）时，需将“咨询/服务成果报告校审报送单”中的“二、审核依据资料”及时交档案管理员预归档，对于“顾客满意度调查表”等内部管理资料则在预归档（出具咨询报告）后一周内正式归档。 4、对于一次招标代理工作，则应当在发出中标通知书后及时归档。 5、对于工程项目管理成果文件则随项目竣工验收后，递交完整竣工归档资料。 档案装订 1、档案应严格按照公司规定的目录格式依册次装订，并对每一册编排页码。 2、过程中的档案采用档案盒，文本打孔方式装订。 3、对于最终的档案采用线装方式成册。 第二部分 咨询成果档案管理登记办法 1、为加强工程咨询成果档案管理，根据国家档案局《国家重点建设项目档案管理登记办法》和建津公司《工程咨询成果档案管理办法》的有关规定，结合工程咨询成果档案工作的实际，制定本办法。 2、本办法适用于由建津公司审核签发的工程咨询成果的档案管理登记工作。 3、工程咨询成果档案管理登记工作实行统一管理、分级负责的原则，建津公司总经理室负责工程咨询成果档案管理登记工作的统一部署和组织领导，各咨询部门负责本部门工程咨询成果档案管理工作的组织、监督和指导。 4、工程咨询成果档案管理登记工作采取由档案管理员登记，各咨询部门核实的方式进行。 5、工程咨询成果档案管理登记工作应做到登记全面、填报准确、上报及时。 6、公司办公室是负责工程咨询成果档案管理登记工作的管理部门，应配备必要的计算机、装订机等设备，在建津公司档案室统一规划和组织下，逐步建立和完善适合工程咨询成果档案管理登记工作需要的信息系统，以实现工程咨询成果档案管理登记手段的现代化。 第三部分：咨询成果建设项目档案专项验收办法 1、为加强对工程咨询成果档案专项验收工作的管理，规范验收组织工作，保证工程咨询成果档案工作质量，根据国家档案局、国家发展和改革委员会《重大建设项目档案验收办法》和建津公司《咨询成果档案管理办法》的有关规定，结合工程咨询成果档案工作的实际，制定本办法。 2、本办法适用于由建津公司档案室归入的工程咨询成果。 3、工程咨询成果档案是指在工程咨询过程中形成的、能够真实反映项目建设全过程、对项目运营和管理具有重要查考价值、并经过系统整理的各类不同载体形式的历史记录（详见后附目录）。 4、工程咨询成果档案专项验收是工程咨询成果整体质量验收的重要组成部分，未经建津公司验收小组组织专项验收或验收不合格的项目，将由公司总经理室制订相应的惩罚措施。 ? 5、凡经建津公司加盖公章的工程咨询成果的档案均需进行专项验收。 6、工程咨询成果档案专项验收组的组成：?? 6.1由建津公司总经理师组织各部门负责人进行验收。 6.2 工程咨询成果档案专项验收组成员一般不少于3人的单数。 7、原则上档案每年验收一次，对于上次管理部门组织的专项检查前，公司则组织针对专项检查的公司内部专项验收。 8、本办法由建津公司总经理室负责解释。 9、本办法自发布之日起施行。 上海建津建设工程咨询有限公司 2009年4月9日 附表：归档目录 附表1： 工程项目管理/造价咨询/招标代理归档总目录 合同编号： 档案编号： 合同编号 项目名称 委托单位 委托服务 内容 □ 项目建议书□ 可行性研究　□投资估算 □设计概算　□招标代理□ 造价控制 □ 结算审价 □ 竣工决