学生会活动组织流程.docVIP

学生会活动组织流程 制定本流程的目的在于使学生会的干部干事进一步了解学生会的工作模式，并以此根据组织活动，提高学生会的工作效率，缩短学生会每年换届出现的不适应期，同时方便学生会对干部进行考评。本流程并非完整版本，希望在今后的实践工作中，各届学生会干部对其进行修改及完善，以适应不同时代的不同需求。 以下如果没有特别指明，老师指苗老师，主席指学生会应届正主席。 活动策划期：（从接到活动通知开始算3天内，特殊情况除外） 负责活动的部门（以下称负责部门）在接到活动策划通知后（不论活动将成功举办与否）写好策划并与相应的副主席讨论，在三天内将讨论改好的策划最终版本及应附带的《各部门应配合工作内容及要求》等表格发给秘书处。（副主席所添加及修改的部分请用红色加粗字体）注：3天上交的是最终版并非原始版。秘书处在收集到策划的当天把策划传给主席审核，主席当天审核完策划并提出修改意见并将改后版本交与老师审批。（老师可能会对活动提出一些要求和建议，主席一并整理后直接反馈给负责部门）策划应包括的内容请见附件1。 宣传部在负责部门写策划的同时应与该部门及主席商定该活动的宣传规格，并提交《XX活动宣传方案》在策划上交期限内上交秘书处。（宣传部在学期初应定出一套套不同规格的宣传方案，在有活动时便于选择减少工作量） 活动准备期： 策划一经通过，负责部门将要按照策划上的内容执行前期准备工作。 资金方面：外联部在接到活动策划后根据策划里需要的物质拉赞助，所拉赞助尽量符合策划的数量及规格要求。若与商家提出条件有异，在请示过主席后可适当调整。在活动前若拉不到赞助，在主席及老师批示后可适当动用学生会储备资金和储备物资（非万不得以不动用，一旦动用，活动的规格必将适当下调）。部门活动需要与赞助单位签定合作公约或合同，具体写法请参照《合同范本》 工作人员方面：需要其他部门协助完成工作的，请向相应部门提供《各部门应配合工作内容及要求》。各部门可根据自己的实际情况与负责部门协商，以便双方工作都能顺利进行，并在收到通知的当天填写《配合工作人员表》并提交给负责活动的部门。在活动开始前活动负责人应召集所有工作人员开会，确定分组并对各组工作内容及责任进行详细讲解。部分活动需要主持人及演出人员的，负责部门应与相关机构和部门做好沟通和联系。 物料及设备方面：负责部门在策划书中详细列出活动所需的物料资源及特殊设备，在准备期间可能因特殊原因不能到齐，负责部门应对种种特殊情况进行分析并做出决策。（必要情况下请示老师或者主席）活动中如需要购买物品，50元以下由活动负责人裁定是否购买，50元以上需向主席或老师请示，凡购买物品都必须按要求开发票（见《标准发票填写方法》）。 地点及时间方面：负责部门在策划通过后应立即进行场地申请，如果场地时间出现冲突，应根据策划中的应变机制做出相应的调整。并及时向主席及老师反馈。 活动进行期： 资金方面：若活动需要颁发奖品及证书，在活动开始前1小时内由秘书处运送往活动现场，并在活动中指派专人进行保管。活动中如临时需要购买物品，50元以下由活动负责人裁定是否购买，50元以上需向主席或老师请示，凡购买物品都必须按要求开发票（见《标准发票填写方法》）。 工作人员方面：活动当天，活动负责人应对所有的工作人员进行再次的确认，对迟到、工作效率低下等影响整体活动的人员进行登记，以便活动结束后对工作人员进行考评。活动期间，活动负责人应对所有的工作组进行有效的管理以确保活动顺利进行。若活动中因工作人员失误造成了意外情况，负责人及工作组组长应以活动顺利进行为第一前提，活动结束后再对犯错的工作人员及事件进行调查了解。 物料及设备方面：负责部门在活动之前必须对活动中将会使用到的各种设备进行调试，若发现设备出错应及时反映修理，若设备出现较大故障或设备到位情况不齐，必须向主席或老师报告。活动需要场地布置的，在活动开始前一个小时必须完成场地布置，场地布置所剩的物料资源若有剩余应妥善收好，以节省为原则。 地点及时间方面：活动开始前几天负责部门必须对场地进行确认。负责部门应保证活动严格按照策划时间开始，若到预计的活动时间活动还无法开始，活动负责人应对参与活动的人员做适当的解释安抚人心，并尽快使活动开始。 新闻采集方面：学生会的各项活动IT部要进行录象拍摄，新闻部要对活动进行照相及做文字记录。适当情况下，两部门可对活动准备期的工作进行采访和拍摄，以留作学生会历史资料。 活动总结期： 活动结束后，活动负责人应对活动进行总结，并在3天内向秘书处提交《XX部门关于XX活动总结》。总结应包括以下几个方面： 工作人员方面：活动负责人在总结中应对自己在该活动中的表现，提出自己的优点并指出不足之处，分析其原因并提出解决方法。总结应对活动中表现优秀的小组和人员有所体现，除指出表现优秀的小组和人员，还要对其工作情况做出客观评价