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电子文件存档格式需求分析与战略研究[J]
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电子文件存档格式需求分析与战略研究
电子文件存档格式需求分析与战略研究
黄玉明
2012-11-28 11:04:41 来源:《档案学通讯》(京)2010年2期
【英文标题】Requirement Analysis and Strategic Research on Archive Format of Electronic Documents
【作者简介】黄玉明,安徽省档案局,合肥230001
【内容提要】 本文概括分析了国际国内电子文件格式主导权之争,研究提出了版式电子文件存档格式需求,阐明了我国档案界和IT产业共同面临的机遇与挑战。
This paper analyzes the competition for dominant power of electronic records file format at home and abroad, identifies format requirements for long-term preservation of fixed-layout electronic records, clarifies opportunities and challenges confronted by IT and archival communities of China.
【关 键 词】电子文件/长期保存/文件格式Electronic records/Long-term preservation/File format
一、从风险说开去
电子文件是被软硬件关押着的人质。业内对电子文件管理的研究,倾向于从
/doc/b3a57ae6aef8941ea76e05c7.html体制机制和管理层面解题,技术派们更多关注的是元数据。人们忽视了首要的问题:数据应当是什么“样子”才能符合存档的要求?我们今天存档的电子文件在遥远的将来能打得开吗?当我们再次打开的时候还会是我们创建时的模样吗?我们渴求正解,但在我们迈入“自由王国”之前,玄机重重:假如,保存的电子文件是一种不透明的私有的格式,毫无疑问,当我们再利用时,档案保管机构不得不求助于生成电子文件的软件开发商,买单是不可避免的,而更糟糕的可能性是,开发商淡出了市场,我们保存的电子文件会变成电子垃圾;假如,保存的电子文件中只有作为资源的数据,而没有关于数据的解释,或者对资源数据的解读依赖于一致性阅读软件之外的程序,那么,乱码和“跑版”就成了必然结果。中国档案学会组织的《电子文件管理机制研究》课题组调查发现,“过去三年间,已有22.5%的中央单位不同程度地出现过电子文件不可读现象。1990年北京亚运会的电子文件已经完全无法读取”。“电子文件流失现象严重,已经开始危及国家历史和民族记忆的延续”①。
二、谁在关注“存档”文件格式
风险无处不在,基于此,文件格式问题已引起国际档案界和相关组织日渐浓厚的研究兴趣。国际标准《开放档案信息系统参考模型》(ISO 14721)定义了电子档案长期保存的基本需求,以及信息的参考模型,依据该模型,档案信息包涵盖内容信息和保存描述信息,其中内容信息又包含数据对象和表征信息(由结构和语义两部分组成)②。另一项国际标准《信息与文献—文件管理》(ISO 15489)则指出,电子文件应当具备真实、完整、可靠、可用的基本特征。这两项标准对电子文件格式方面的原则要求概括起来就是“适合于长期保存、可读、可解析、可理解”。
/doc/b3a57ae6aef8941ea76e05c7.htmlISO/TC46和TC171致力于电子文件长期保存和有效性研究。TC171成果《基于电子文档信息的长久保存》(ISO 18492)在描述长期保存策略的目标时,认为电子文件应当具有易读取(Readable)、易理解(Intelligible)、可分类标识(Identifiable)、可检索(Retrievable)、可理解、(Understandable)、真实性(Authentic)等六个方面的属性③。TC46的技术报告《文件管理—电子文件的长期保存需求》(ISO/PDTR26102.3)研究的结论是:电子文件的格式应当透明
(Transparent)、自包含(Self contained)、设备无关(Device independent)、自描述(Self describing)、显示一致(
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