北京首华建设经营有限公司质量丶环境丶职业健康安全管理体系程序文件 沟通与信息交流控制程序.doc

北京首华建设经营有限公司质量丶环境丶职业健康安全管理体系程序文件 沟通与信息交流控制程序 SHH—TYCX—04 沟通与信息交流控制程序（第三版） 【第0次修改】 沟通与信息交流控制程序 13．目的 建立沟通与信息交流的渠道，规范整合管理体系的信息处理方法，以提高沟通与信息交流的有效性。 2．适用范围 适用于公司整合管理体系各部门、项目部及相关方之间沟通与信息交流活动的控制。 3．职责 3.1管理者代表是沟通与信息交流控制活动的主管领导。 3.2总工办是质量、环境、职业健康安全管理体系的沟通与信息交流控制活动的归口管理部门。负责与认证有关的外部联络并协同三个体系归口部门保持与体系外“相关方”的沟通。 3.3施工管理部是环境与职业健康安全管理体系与外界联络、信息交流控制活动的主管部门，负责规定与外界进行联络与交流方式并组织实施。 3.4项目综合部负责及时提供整合管理体系范围内机构设置变化的有关信息，负责员工代表有关制度的制定并组织实施。 3.5项目部经理是与工程项目相关的沟通与信息交流控制活动的主管领导，主持在施工程与顾客及相关方的沟通。 3.6整合管理体系内所有员工均有参与质量、环境、职业健康安全沟通与信息交流的责任。 4．工作程序 4.1公司内部沟通与信息交流的内容 4.1.1质量、环境、职业健康安全体系整合运行的情况； 4.1.2来自企业外部的市场、业主、供方、用户、相关方或行业主管部门、监督、监理、认证等单位的信息、来自体系外“相关方”的信息； 4.1.3与企业有关的国家法律、法规、标准的颁布、调整、修订等信息； 4.1.4与企业有关的新材料、新工艺、新设备、新技术等建筑科技发展信息； 4.1.5工程质量、环境因素、职业健康安全风险控制的信息； 4.1.6内审与管理评审信息； 4.1.7纠正措施与预防措施的制定和实施有效性及验证结果的信息； 4.1.8工程开、竣工及目标、指标完成情况的信息； 4.1.9各部门相互之间有关公司管理方面的信息； 4.1.10文件新增、失效、作废的信息。 4.2同相关方沟通与信息交流的内容 4.2.1施工噪音、污水排放对相关方可能造成的影响； 4.2.2施工现场生活设施的不完备可能对施工人员的影响； 4.2.3非本施工单位的原因，可能对工程质量进度、环境、职业健康安全引发的消极影响。 4.3沟通与信息交流的途径、方式 4.3.1可以利用召开会议、电话、面谈、书面报告、传递《信息交流单》、电子邮件和企业邮箱内部留言板、磁盘等方式，还可以利用照片资料、录音、录像等方式。 4.3.2利用公司内、外部网页、共享文件夹、公司内部刊物发布共享信息。 4.3.3在信息传递过程中应按《记录控制程序》的要求做好各类记录的管理。 4.3.4员工可直接向员工代表反映相关问题，员工代表直接向主管部门反映，必要时直接向管理者代表反映。 4.4沟通与信息交流应遵循的基本原则 4.4.1以经济、快捷、及时、充分利用现代传媒为基本原则； 4.4.2外部沟通与信息交流应遵循的基本原则 1）未经主管领导授权任何员工不应以企业代表的名义，随意与企业外部人员沟通和信息交流； 2）企业内部有关部门与相关方沟通与信息交流时，应以维护本企业合法权益和保守企业机密为前提，并坚持“以诚信为本”的原则； 3）员工与外部人员沟通与信息交流过程中，如发现对企业有用的重要信息应主动及时向主管领导报告，以便及时采用。 5．环境管理体系与外界联络和信息交流规定 5.1需要与外界进行信息交流的相关环境因素 5.1.1同相关方进行信息交流的环境因素，由项目部确定并与相关方进行沟通。与体系外“相关方”进行信息交流的环境因素，由环境管理体系归口部门确定。 5.1.2同工程专业分包方进行信息交流的相关环境因素见《工程专业分包管理办法》。 5.1.3与材料供方进行信息交流的相关环境因素包括材料运输及对建筑施工材料环保方面的要求。 5.2与外界进行信息交流的沟通方式 5.2.1与工程专业分包方可采用培训教育和签定协议书的方式进行信息沟通，见《工程专业分包管理办法》。 5.2.2与材料供方可采用通知的方式进行信息沟通，见《工程物资采购管理办法》、《施工现场材料管理办法》。 5.2.3与相关方可采用公告或电话联系等方式进行信息沟通。 6．相关文件 6.1《记录控制程序》 6.2《工程专业分包管理办法》 6.3《工程物资采购管理办法》 6.4《施工现场材料管理办法》 7．相关记录 7.1《信息交流单》（表1） 文件起草部门 部门负责人 文件评审部门 总工办 董辉 施工管理部、技术质量部、项目部等 信 息 交 流 单 编号：SHH－TYCX－04（表1）