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事业单位档案管理信息化的研究 　　摘 要 随着我国信息化技术的飞速发展，各行各业的管理工作逐渐趋于信息化。信息化管理具有方便、快捷、省时省力的优点，并且能够将信息和数据进行及时的收集的优化。将信息化技术应用于事业单位的档案管理中，能够节省管理人员的工作量，及时对数据进行分析和处理，为事业单位的档案管理提供巨大的便利。本文通过分析信息化技术在事业单位档案管理中的应用优势，为事业单位档案管理的信息化技术提出一些见解。 　　关键词 信息化管理；档案管理；应用策略 　　中图分类号G2 文献标识码 A 文章编号 1674-6708（2015）142-0063-02 　　0 引言 　　随着信息化技术在我国各行各业的管理中的深入应用，其在管理方面展现出来的优点也逐渐显现出来。随着网络技术的发展、计算机软件的更新和普及，我国事业单位的档案管理也逐渐向信息化迈进[1]。然而，在事业单位的信息化档案管理中，仍然存在一些问题，使得信息技术的应用仍然不够完善。因此在今后的发展中，依然要加强研究信息化管理技术在事业单位档案管理中的应用策略，从而使事业单位档案管理信息技术进一步完善和优化。 　　1 信息化管理技术的优势 　　相较于传统的管理技术而言，信息化管理技术通常具有以下几点优势。 　　1.1 储存方式的优势 　　传统的管理工作中通常是以纸张作为档案存储的媒介，由人工手抄为录入模式，对要储存的信息进行记载和收藏。然而纸张在常年的保管中容易变质、破损，笔迹也容易丢失，为信息资源的采集和存储带来许多困难，同时，纸张累积起来后，十分沉重，为保管工作带来巨大压力。然而档案管理的信息化技术，能够通过计算机和网络，将管理系统建立在计算机网络平台上，采取电子录入的方式，使得信息的录入和存储十分便捷，并且通着信息化技术对信息进行保存时，不易丢失，易于保管和携带，从本质上对档案管理工作进行了优化。除此之外，纸质的档案所占的空间极大，而电子档案所占的空间较小，对于空间和人力的要求都比较低，因此信息化技术逐渐深入到档案管理的工作中，是事业单位档案管理的发展趋势。 　　1.2 查阅方式的优势 　　传统的档案管理模式中，如何准确高效的找到所需的档案资料是一件十分困难的事，庞杂繁重的纸质档案十分不利于查找。然而建立一个信息化的档案管理系统，通过计算机网络对档案信息进行分类查找，能够迅速准确的查阅资料。同时传统的档案还存在纸质老化等问题，在查阅过程中对资料和信息极易造成模糊字迹、缺页等危害，而将信息化技术应用于事业单位的档案管理中，能够高效的利用档案资源，实现资源共享，使资料信息得到最大化的利用。传统的档案管理模式中，查阅信息资料的手续较为繁琐，时效性低，信息化技术的档案管理模式能够简化操作流程，节省时间和人力，提高事业单位档案工作的管理效率。 　　2 信息技术在事业单位管理工作中肩负的任务 　　随着计算机网络技术的发展和应用，我国事业单位档案工作中的硬件设施也逐渐完善，档案管理工作也日趋科学化、规范化和无纸化。然而，事业单位档案工作由于长期的纸质管理模式造成一些问题，亟需解决。在传统的档案管理模式中，纸质的档案存储模式中由于纸张的篇幅有限、录入繁琐，造成信息资料内容的存储受到限制，更新周期长，不易于整理，使资源共享受到限制，在信息技术的改革过程中也造成一些问题。 　　2.1 档案管理的信息化平台建设和更新速度慢 　　目前我国的事业单位在档案管理工作中已经逐渐建立了信息化的平台，然而由于实际工作中对档案管理的重视程度不够[2]，造成信息化系统不够完善，信息化管理平台的模块设置和优化速度较慢。使得一些新近的员工档案信息不能及时的更新，影响了事业单位人才信息的管理和优化。 　　2.2 档案管理信息化系统的应用不够深入 　　由于从纸质档案管理到无纸化信息技术管理的革新速度缓慢，使得信息化技术平台的使用率依然较低。事业单位在进行档案信息化管理过程，通过计算机网络的应用来降低管理成本和管理人员的工作量，提高档案信息的录入查询的效率。然而在目前的事业单位档案管理信息化建设过程中，档案管理信息化建设平台依然无法完全将纸质的档案信息完全录入到计算机网络中，导致档案管理信息化系统的应用依然不够深入，系统依然不够完善，影响了信息化系统的优势的发挥。 　　2.3 事业单位档案管理的信息化力度不够 　　虽然信息化技术在许多事业单位的档案管理工作中得到了应用，然而信息化力度依然不够。由于事业单位中档案管理的专业人才较为缺乏，在实施信息化管理的过程中，许多新技术和新模块依然无法同步使用。同时，缺少专业人才将纸质的信息及时地录入到信息平台中，使得许多纸质档案依然沿用，为事业单位档案管理的全面信息化带来了巨大的困难。因此，必须注重培养档案管理方面的专业人才，保障纸质的信息