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公司企业文件跟资料管理制度
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XX化妆品有限公司
程序文件
文件编号:LC128020000200
受 控 号:
修改日期:
题目(Subject):
文件和资料管理规程
生效日期:批准之日起
页 数:
编 制/日期
审 核/日期
批 准/日期
1. 目的
本规程对公司文件的分类、编写、更改、审核、批准、发放、作废、文件编号的申请、记录管理等进行了规定,确保公司所有文件都受控,各部门及各岗位都使用文件的有效版本,并在实际工作中有效实施。
2. 适用范围
本规程适用于公司各部门及所有文件和资料的管理。
3. 术语和定义
参见ISO9000:2000之规定。
4. 职责
4.1 各部门按职能负责行使文件和资料的归口管理工作,总经理办公室负责对各部门的文件管理进行指导和监督;各部门负责所起草文件和资料的统一标识、协调、发放、回收、销毁等控制工作;
4.2 各部门按其主管业务范围负责有关公司文件的编写/审核/批准,负责贯彻执行批准发布的文件;
4.3 各部门负责本部门记录表格的审核、批准和发放;
4.4 各部门负责对本部门持有文件进行有效管理并保证其有效实施;
4.5 各部门应密切关注文件的执行情况和反馈信息并及时组织修改;
4.6全员执行过程中发现文件存在问题时,应及时填写信息反馈表交其部门负责人审阅后,由其传送文件编制的责任部门。
5.工作程序
5.1文件的分类
5.1.1 一级文件:质量手册;
5.1.2 二级文件:程序文件;
5.1.3 三级文件:作业指导书;
5.1.4 记录表格
5.1.5 规范、标准
公司内部技术标准
包装材料检验标准(包括包装材料通用标准、包装物料产品标准等);
化工原、辅料检验标准;
成品质量标准/产品内控标准;
已备案的企业标准;
工艺技术文件;
引用国家、行业或其它标准,目前正作为公司产品的执行标准;
国家强制执行的有关标准;
公司外部参考标准(包括可收集到的国际、国内先进标准,同行企业标准等);
5.1.6 顾客提供的文件和资料(包括图样)
5.1.7 法律、法规(包括产品质量法、消费者权益保护法等)。
5.1.8 公司内部各项管理规范、制度
5.1.9 公司内部各部门之间、与公司外部之间的发出公文。
其中5.1.1-5.1.9所描述的文件为受控文件。
5.2文件的编写、审核和批准
5.2.1文件的编写
品质/技术部组织编写《质量手册管理规程》、《程序文件管理规程》、《作业指导书管理规程》、《表格管理规程》,对文件编写的格式、文件内容要求及表格格式等进行规定,并下发到各职能部门,同时组织各部门指定的文件编写人员学习以上文件。
各部门按照《质量手册管理规程》、《程序文件管理规程》、《作业指导书管理规程》、《记录表格管理规程》及本规程的相关规定进行文件编写工作和表格的设制,编写人员应熟悉ISO9001:2000标准要求和本文件所规定的内容,对所编写的文件的全面性、准确性、符合性、适用性和有效性负责;
对所规定的公司内部技术标准由品质/技术部组织编写《技术文件管理规程》(或分别制定《标准管理规程》、《工艺管理规程》、《配方管理规程》等技术文件),由品质/技术部按照本规程进行相应文件的编写工作。
各部门依据工作需要按照公司制定的模版,自行进行日常公文的起草、审核、批准和传递工作。
5.2.2 文件审核
《质量手册》由管理者代表审核;程序文件、管理规范由各责任部门经理审核;作业指导书由各部门业务负责人审核;公司内部技术标准由品质/技术部负责人审核;审核人对所审定的文件(包括所涉及的表格)进行签名确认,同时要签具审核日期;
审核人对文件的有效性、适用性、系统性负责;
当文件涉及多个部门执行时,由文件编写部门组织相关部门对文件内容进行会审,会审人员对审定通过的文件进行签名确认并签具会审日期;
5.2.3 文件批准
《质量手册》由总经理批准;程序文件、管理规范由总经理/管理者代表批准;作业指导书由各部门负责人批准;公司内部技术标准由管理者代表或指定人员批准;表格随文件的类别所规定的权限进行批准,如涉及程序文件、管理规范的表格则由总经理/管理者代表批准,以此类推。
批准人对文件所涉及的资源配置需要增加给予有效支持,对文件的可操作性及有效性负责。
公司所有质量体系文件必须按照的规定进行批准,然后到品质/技术部备案后才能下发实施;
所有文件经规定的权限批准时,批准人必须签署本
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