2018江苏开 放大学办公室事务管理第四次作业.docVIP

办公室事务管理（专）形考作业四#第 PAGE \* MERGEFORMAT 6页（共5页） 江苏开放大学 形成性考核作业 学 号 姓 名 课程代码 110072 课程名称办公室事务管理（专） 评阅教师 第 四 次任务 共 四 次任务 江苏开放大学 任务内容： 题号 一 二 三 总分 分数 得分 评卷人 一、情境分析题（每小题15分，共30分） 得分 评卷人 一、情境分析题（每小题15分，共30分） 1、背景说明：公司经理在星期一早上告诉文员小刘，星期四上午9：00到1l：00召开销售员会议，要求小刘通知有关人员。小刘刚到公司不久，不太清楚公司有多少销售员，她到几个业务部门转了转，大多数人外出了，也没有遇到销售员。接下来小刘忙于其他的事情，几乎把通知的事忘了。 一直到星期三下午，经理问她会议通知了没有，她才匆忙在公司的布告栏里写了如下的通知：“兹定于星期四上午在会议室召开销售员会议，会议重要，请务必出席。” 星期四上午8：30左右，有2个销售员到了会议室，但会议室里没有人招呼，以为会议不开了，坐了一会就走了。9：00左右有6个销售员来了，什么资料也没带，其中两个说，他们已经约好客户在10：00见面。到了10点，只剩下4位销售员，也谈不出什么东西，会议草草结束了，经理很不高兴。公司一共有12位销售员，事后去问另外4位，他们说，根本没有看到通知。经理对小刘非常不满。请问，小刘究竟错在哪些地方？正确的做法应该是怎样的？ 答：（1）应该搞清销售员的人数和姓名,准备这份名单 （2）打印好书面通知 （3）在三天内,当面发放通知或电话通知(电话中需要对方确认时间,地点,内容等)到名单上的每个人 （4）通知不能写在布告栏里,可能不被人注意 （5）通知上应写清会议的时间(开始到结束时间),地点 （6）应详细写清会议内容,应做好哪些准备 （7）应提前到会议室做好准备,做好签到工作 2、背景说明：某公司聘任文员邹某上班处理邮件时，正巧赶上接听电话，他一手操持电话，另一手示意送信者把信堆放在已有一些信件的办公桌上，并顺手拿过笔在“收件人”处签了字。打完电话，他急忙把所有的信封都剪开了，忙乱中一封信被剪掉了回信地址的一角，他并未在意。这时，他抽出所有的信纸，放在一边，而把所有的信封放在了另一边，并开始阅读邮件。当阅读到写有：“亲爱的红：……”的一封信时，他意识到拆错了信，匆匆将信装进一个信封，并用胶水粘了起来。在处理其他信件时，其中有一封急件，觉得应该由上司回信，他把几封信混在一起放在上司的办公桌上。这时，上司把写有美国地址的英文名片，让他打印一个寄往美国的信封，邹某按照以往写信的习惯，把收件人地址、姓名打印在信封的上面，把公司的地址打印在右下角。????? 你认为邹某处理邮件是否正确，为什么？请讲出理由并说明正确的做法。 答：（1）不应该直接把信堆到桌上，并一边打电话一边签字，而应该当面点清邮件总数，并填写“邮件收领单”，特别要写清楚机要邮件、经办人等项目；如有污损还应该当面指出，以分清责任； （2）不应随意打开所有的信，而应按照一定的标准进行分类，允许拆封的信件应按正确的方式拆封，并规整好信件和信封；私人和不便拆封的信件要转交给相应的个人和部门； （3）对于误拆的信件，不应看信的内容，应马上重新封口，信封上要写上“误拆”，并签上姓名，当面交给对方并道歉； （4）交给上司的信件不能混合，要按重要程度从上至下堆叠； （5）寄至国外的信件，信封的打印应该按国外习惯，寄信人姓名和地址印在信封左上角，收信人姓名地址印在中部靠左下部位。 得分 评卷人 二、操作题（每小题20分，共40分） 1、你是宏远公司的秘书钟苗，下面是行政经理张明需要你完成的几项工作任务。 便条 便条 钟苗： 公司准备对新聘的几位秘书进行培训，你主要负责讲解如何完成上司临时交办事项。以下几点是你重点要说明的：（1）此项工作的意义。（2）此项工作的特点。（3）上司临时交办事项的范围。 请在今天下班前写出书面材料交给我。 谢谢！ 行政经理张明 ? XXXX年XX月XX日 问题：如果你是钟苗，你将如何撰写这份建议？ 答：（1）此项工作的意义： ①可减轻上司工作负担，提高上司工作效率。 ②可解除上司后顾之忧，保证上司集中精力抓大事、重要的事。 （2）此项工作的特点： ①广泛性；②临时性；③具体性；④紧迫性。 （3）上司临时交办事项的范围： ①文书工作事项。如上司让秘书查阅文件、递送文件等。 ②会务工作事项。如上司让秘书通知开会、收集议题等。 ③信访工作事项。如上司让秘书代写回信、代为接谈、代上司看望