收发文管理制度(2012年).docVIP

江 西 睿 能 科 技 有 限 公 司 Smart Lighting(Jiangxi) Science Technology Co.,Ltd 编号 RN- 版本状态 A/0（讨论稿） 文件类别 程 序 文 件 页码 PAGE \* MERGEFORMAT 16/ NUMPAGES \* MERGEFORMAT 17 文件名称 睿能科技收发文管理制度 日期 DATE \@ yyyy-M-d 2012-5-14 PAGE PAGE 16 收 发 文 管 理 制 度 制作 审核 复核 批准 时间 为规范管理公司的收发文工作，确保文件能够及时上承下达，提高文件处理效率，特制订本制度。 收文处理程序 收文处理的程序：收文登记→拟办意见→领导阅批→文件承办→文件归档。 1、收文登记 凡从外部送达公司的文件，包括上级来文、各种传真、信函等文件资料，一律由前台文员负责签收，再根据文件内容进行登记（附件一），并填写《来文处理卡》（详见附件二）报行政部负责人阅批分流。 2、文件拟办意见 行政部负责人对前台文员报送的文件提出拟办意见。 3、文件阅批 收文经行政部负责人阅批后，前台文员应按拟办意见及时送呈公司相关领导或部门阅批，阅批的文件应在3日内签批并退回行政部，紧急文件应于当日批后退回。 4、文件承办 文件承办部门须遵照领导阅批意见办理，并按规定期限及时办理完毕。涉及两个以上部门承办的公文应由主办部门与相关部门协商办理。需报请上级领导批准的事项，由承办部门提出办理意见并代拟文稿，交行政部负责人签发上报。 5、文件归档 所有文件统一在行政部归档。 二、收文、传阅工作要求 1、对所有的文件、资料，由行政部委派专人负责登记和保管。要注重收文工作的时效性，做到规范化、制度化。 2、传递文件资料须遵循先领导后部门、先行政部后主办部门原则。 3、对需急办理的文件，前台文员应优先完成收文程序，第一时间呈报相关领导。对领导批示急办的文件，有关部门要优先办理，并将处理结果呈报相关领导。 4、文件在转交时要办理交接手续，移交人和接收人均要在各自的收文簿上签字登记，以分清责任。 5、各部门所承办的文件、资料要妥善保管，不得丢失，及时归档。 6、所有收文均须在行政部登记编号（编号原则详见附件三），个人不得保存文件正本。外出开会带回的文件，汇报或传达工作后应及时交行政部登记编号传阅，不得滞存。 7、要严格执行必威体育官网网址规定，所有的重要文件和资料不得随意放置，不得私自带到公共场所。? 三、发文处理程序 公司所发出的一切文件材料，统称发文。发文流程包括:拟稿、核稿、校对、签发、编号、印制、盖章、封发、归档等环节。 1、拟稿 公司日常事务性文件由行政部文员负责拟稿，各部门的发文由各自部门负责拟稿，其他有特殊性要求的文件由公司主管领导指定拟稿人。 2、核稿 “核稿”即公文起草成形交领导审批之前，由行政部办公室或文件承办部门负责人依据相关要求，对草稿的观点、文字、体式、内容等进行全面的审核。 3、校对 校对是文件制发过程中的一个重要环节，也是行政部的一项重要工作职责。要坚持三校制度。一校由起草者进行。二校由核稿人员进行，三校最好由部门负责人进行。校对时要以文件定稿为基准，进行认真仔细地校对，连标点符号也不能放过，把住文件制发的最后一关。 4、签发(详见附件四) 以公司名义发文时都必须由公司总经理签发，其他各职能部门对部门内发文可由部门负责人签发。文件经领导签发后，即成为最后定稿。 5、编号(详见附件六) 文稿经公司领导签发后，要进行编号登记，防止发文混乱。编号应按公文格式规定的方法编排，一般包括发文代字、发文年号和该年度发文序号三部分组成。 6、印制 即对经签发后的文稿进行印制，在印制过程中，必须做到： 1）必须以经签发后的定稿为依据，忠于原稿，不得随意改动，确需改动的要报经签发人批准。 2）注意排版艺术，版面的安排要美观大方、赏心悦目。 3）注意必威体育官网网址，文印人员不得让别人随便翻阅文稿。对印制的底板、清祥、废页也要管理好，防止泄密。 7、盖章 即在印制好的公文上加盖印章，这是公文生效取信的凭证。用印要做到端正、清晰、位置恰当。 8、封发 发放文件时，必须建立《发文登记簿》（详见附件五），严格履行收文人签字手续，要求收文单位填写《文件签收表》（详见附件六），保证文件发放不出差错。 9、归档。 这是发文处理工作最后一道工序，即将制成的文件连同草稿、发文审批卡、传阅卡一起收集起来，按档案管理的要求，整理归档。 收文流程图 发文流程图 附件一 收 文 登 记 表 文件名称 发件单位 收文文件号 份数 归档编号 收文日期 附件二 来 文 处 理 卡 来 文 单 位 收文号 已 发 份数 收文时间 文件号 行政部拟 办意 见 分管领导意见 常务副总意见 总经理意