青岛市企业职档案管理培训班 青岛市档案局.ppt

第二部分职工档案信息数据库的建设 1、用企业软件建立数据库的方式 注意几方面问题： 职工档案是案卷级管理 请参考“职工档案数据库表结构.doc”添加一些案卷级特殊字段 添加的字段的中、英文名称以及字段的大小要与“职工档案数据库表结构.doc”所要求的完全一致，不能有丝毫差异 请参考“职工档案数据库表结构.doc”选择一些文件级字段 卷内文件录入时，题名项要加上人名。如“杨小丽履历表”，而不要只写成“履历表” 2、不用企业软件建立数据库的方式 　请各单位到档案信息网的经科档案栏目中的企业年检模块中下载“职工档案案卷级数据库结构.xls”和“职工档案文件级数据库结构.xls”两个文件。 装订： 拆除档案材料上的大头针、曲别针、订书钉等金属品 以件为单位，右下齐 16开和A4型纸混合的可左下齐 装订要求： 每个职工的档案材料，必须装订成卷，做到案卷整齐、平整、装订牢固，具体方法：（一）目录置于卷首，材料排列顺序与目录相符。（二）理齐档案材料。材料条件好的应做到四边整齐，条件较差的，以左边和下边两边为齐。 装订要求： （三）打孔。在材料左侧1.5厘米处竖直等间距打三个孔，孔距8.3厘米，用鞋带装订。（四）使用国家统一规定的标准职工档案卷皮。档案卷皮须书写档案人的姓名。（五）装盒。将装订好的案卷装入职工档案盒中，填写姓名、档案号和籍贯。（六）职工档案整理装订成卷后，必须进行认真细致的检查。 （七）后续档案材料的整理。后续职工档案材料，每半年整理一次，将材料内容填写到相应的目录中，并将经手人员姓名和日期填写在备注栏内，将材料装订到案卷中。 十、编目 1、页号编写 在有书写内容的每页归档文件正面的右下角、背面的左下角起依次标注页号 注： 托裱若干小幅面材料的1张托裱纸按1页进行编号 2、类件号编写 在归档文件首页右上方空白位置加盖“类件号”章 “一”到“十” （汉字小写） 件号为同一类材料内的顺序号，按时间顺序或主次关系确定（汉字小写） 阿拉伯数字 3、卷（袋）内目录 ·置于每个职工档案材料卷（袋）首 ·用耐久材料书写或计算机打印 ·各项目应填写应完整、准确 注：每类之后，须留出适量的空格，供补充档案材料时使用 按照类别排列顺序，如：“一类第一件” 一类第一件 归档文件形成单位或个人，即文件的署名者 填写归档文件的标题，应完整、准确；对没有题名或不能反映文件内容的，应另行编写，用“[ ]”括起 采用8位阿拉伯数字表示，如1999年6月2日应标识为，可分两行书写 该件材料总页数 要求： 每卷档案必须有详细的档案材料目录。目录是查阅档案内容的索引，要认真进行编写。具体要求： 1、按照类别排列顺序及档案材料目录格式逐份逐项地进行填写； 2、根据材料题目填写“题名”。无题目的材料应拟定题目．题目过长，可适当简化．拟定题目或简化题目，必须确切反映材料的主要内容或性质特点。凡原材料题目不符合实际内容的，须另行拟定题目或在目录上加以注明； ３、“日期”一般采用材料落款标明的最后时间。复制的档案材料，采用原材料形成时间。 4、书面目录要工整、正确、清楚、美观，不得使用贺珠笔、铅笔，红色及纯蓝墨水书写目录。填写目录后，要检查核对，做到准确无误； 5、书写目录时，每类目录之后，须留出适量的空格，供补充档案材料时使用。 该部分应注明每年整理档案的整理人、检查人及整理时间。 该部分填写初次整理档案的时间及人员姓名 4、检索工具 要求 企业职工档案管理机构应建立职工档案检索工具或管理台账，逐步利用现代化手段进行职工档案的存贮、分类、检索、统计，建立职工档案目录数据库和职工档案信息数据库。 建议: 利用软件管理，便于管理和查询 十一、装具 档案卷皮 档案袋 1、卷皮 规格： 长27.4厘米，宽20.5厘米；左边设三个装订线眼，眼距（从眼中心算起）8.3厘米；线眼中心距左侧边沿1.5厘米，上下线眼中心距上下边沿均为5.4厘米 材料： 一般可采用300克的单面白板纸加包布面，或只用布包边角，也可以用纸裱糊，但不宜过厚，以减轻档案重量 颜色： 应采用浅色，如浅黄、乳黄色等，不能用大红、大绿、或黑、蓝、紫等深色。卷面上的字，一律用正红色 项目： “企业职工档案”、“姓名”，书写姓名不得用同音字或不规范的汉字 字体与距离： “企业职工档案”用楷体（72磅），字与卷面上边沿距离为7厘米 “姓名”用大一号宋体，与卷面下边沿相距5.5厘米 2 、档案袋 规格： 长30厘米，宽23厘米，厚（折叠部分）2.5厘米 材料质量：