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XXXXX科技有限公司 员工出差管理办法 文件编号：XXXXXXX 拟制/日期： 2017 年 7 月 1 日 审核/日期： 生效日期：2017 年 8 月 1 日 员工出差管理办法文件编号： 员工出差管理办法 文件编号： PAGE PAGE 1/8 目录 TOC \o 1-1 \h \z \u HYPERLINK \l _bookmark0 一、目的 2 HYPERLINK \l _bookmark1 二、适用范围 2 HYPERLINK \l _bookmark2 三、权责 2 HYPERLINK \l _bookmark3 四、出差流程 2 HYPERLINK \l _bookmark4 五、差旅费管理规定 3 HYPERLINK \l _bookmark5 六、差旅费借款与报销规定 7 HYPERLINK \l _bookmark6 七、附则： 8 一、目的 为了规范公司员工差旅管理标准，本着合理、节约的原则，根据公司差旅费开支的管理制度，制定本制度。 二、适用范围 本制度适用于公司各部门因公出差的员工。 三、权责 出差申请人：根据出差安排在考勤系统上填写《出差申请单》，在携程网上预订机/车票及酒店等并及时跟进主管审批。 出差人员上级主管：根据公司业务需要在第一时间审批员工的出差申请及票务申请。 综合管理部：根据携程网提供月结清单核对公司相关费用并做根据费用实际发生部门做费用分摊，安排付款等。 财务部：根据公司费用标准对员工借支和发生的差旅费进行审核及管控，并做好及时反馈及处理。 四、出差流程 出差申请：出差人员根据工作安排在考勤系统上填写《出差申请单》，出差申请单须经部门负责人及相关领导审批同意。 票务/酒店预订申请：出差申请经权限领导审批后，员工根据出差时间、出差地点选择最经济、最适合的出行方式（火车、高铁、飞机等）及酒店，然后通过手机 APP 或网站登录携程网做订票申请及住宿安排。 票务/酒店预订审批：员工在网上将预订申请提交后，系统会自动发送审批信息至一级审批人，审批人可通过手机短信方式、手机 APP 客户端、邮件等三种任选一种方式审批。其中，酒店预订只能通过邮件方式审批。一级审批人审批通过后系统将自动发送审批信息至二级审批人。过程中 任意一级审批人审批不通过，申请人均需向审批主管了解原因并重新提交符合要求的申请。 出票：全部审批流完成后，携程网会在第一时间出票并发送票务信息给到预订人（预订时请勾选“给乘机人发信息”）。 差旅费借支及报销：同意出差的人员如需借款，需填写《借款申请单》交审批主管签批后到财务部门进行借款，出差回来后应在 7 日内向财务部报销清帐，未经过审批通过的差旅所发生的相关费用公司不予报销差旅费。同时，针对借支的款项财务部实行“前帐不清、后帐不借”的原则。 出差及订票流程图见附件一。 五、差旅费管理规定 差旅费的构成 交通费：指乘坐飞机、轮船、火车、长途汽车等交通工具的费用。 住宿费：指在外地住宿于酒店、宾馆的单纯住宿费用（不包括在旅店发生的通讯费、餐费和其他另行收费的其他费用，如有此类费用发生须在发票中单独列示或提供宾馆收费清单）； 出差补助：指在出差期间的市内交通费、伙食补助、通讯费等（不包括在此期间的业务招待等费用）。 交通费管理规定及报销标准 在选择出行方式时，如有多种方式（汽车、高铁、火车、动车、轮船、飞机）可选择的情况下，宜选择最经济的出行方式，高铁 （动车）能到达的地方，出行方式首选高铁（动车），次选飞机， 车票金额达 1600 元以上的，可直接选择飞机。 为了尽可能低降低差旅成本，差旅人员选择机票出行的，应在确定行程后第一时间预订机票，以争取最优惠的折扣。除临时行程 外，应避免当天或提前一天出票的情况。另外，在选择航班时， 应本着节约精神，在差旅时间允许的范围内，选取当期票价最低的航班，不可因个人喜好（如航空公司、航班、最佳出行时段等） 原因选择高票航班。若选择非当期最低票价航班，携程会对订票人做如图一提醒，要求订票人说明未选最低票价航班原因，或重新选择最低票价航班；当订票人执意选非当期最低票价航班时， 授权主管会收到如图二短信提示，授权主管有权根据实际情况决定是否退回重审。 图一 图二 订票时如果能够确定回程日期，可提前预定返程票务； 机票预订后，无特殊原因一律不得改签或退票。因特殊原因不能按时出行，需说明原因并经上级主管同意后方可重新预订；因私造成的改签或退票费用，由出差申请人全部承担。 出差人如借出差之便，中途非因公绕道旅行（探亲、访友、旅游等）期间的路费只报销出发地至目的地之间的直线路费。绕道部分不予报销，由个人自理。 多人出差必须同行时，可随同其中级别最高者乘坐交通工具。但舱位、铺位应按相应级别对待。 交通费按实际发生数在规定的职别标准以内报销。