我国电子邮件归档问题的研究.doc

我国电子邮件归档问题的研究 　　摘要：将公务电子邮件归档已经成为一种国际趋势，这是由其业务价值和法律凭证价值所决定的。虽然国家档案局在2005年就已经发布和实施了《公务电子邮件归档与管理规则》，但国内政府部门和企业对公务电子邮件归档一直以来并不重视，究其原因，主要是由于缺乏归档原动力和配套的电子邮件归档法规制度所造成的。在借鉴美国电子邮件文件管理经验基础之上，作者提出了改善电子邮件管理的解决对策。 　　关键词：电子文件电子邮件归档 　　政府和工业领域内所使用的电子邮件正在以前所未有的比例增长。据保守估计，加拿大政府雇员每年要处理超过30亿封的电子邮件，而且这个数量还在平稳地增长①。美国几乎所有的联邦政府部门都在使用电子邮件处理公务。电子邮件在业务中得到广泛应用，如政策制定、任务分配、提供进度报告，确认合同等。这些电子邮件消息和附件以通知的形式、协议的形式或者业务记录的形式出现，经常包含着决策、业务行动需要的数据或者作为法人单位需要留存的信息。 　　不恰当的电子邮件管理和使用会招致很多风险，这些风险主要包括：关键性的文件找起来比较费时费力；一旦需要电子邮件来作证，机构很难证明电子邮件的真实性和可靠性；未受保护的消息被泄露给了非意向接受者②。 　　为了了解目前国内电子邮件归档管理实际情况，笔者开展了文献调研和实践调研工作，意在找出目前我国电子邮件归档管理中存在问题，并思索完善之策。 　　一、我国电子邮件归档管理的实践现状和理论研究成果 　　（一）电子邮件归档管理的实践现状 　　根据中国人民大学信息资源管理学院“电子文件管理机制研究”课题组于2007年6～12月间对我国153家中央直属机关、省级档案机构、企事业单位的电子文件状况进行的系统调查，42.2%的电子文件没有以任何方式留存；74.4%机构没有采用任何措施存留数据库、电子邮件、多媒体文件、网页文件等类型的电子文件，电子文件处于严重的流失状态③。 　　这些虽然是2007年的调查数据，但因为没有收集和归档电子邮件的政府机构数量比较多，而问题的解决需要一个过程，政府机构电子邮件的集中归档管理仍然是一个严峻问题。 　　为了了解企业电子邮件管理的真实情况，笔者调研了一家中型私企和一家大型国企。 　　作为一家私营企业，公司出于对电子邮件安全的考虑，公司合同之类的重要业务信息并不通过电子邮件。电子邮件只是公司员工查看通知和与客户交流的平台，电子邮件的内容主要是企业内部的通知，也有一些买卖信息和客户的账户信息，公司领导对于电子邮件的管理并不是很重视。电子邮件存在公司的服务器上，基本上不删除，没有专门的电子邮件归档系统，也没有相应的电子邮件管理制度。 　　在另一家大型国企，电子邮件主要用于公司内部业务交流，是OA系统的一部分，公司员工用自己的账号登陆内部邮箱查看相关信息。公司虽然制定了电子邮件系统管理规定，但只是就邮箱账号的申请和正确使用、密码变更、用户信息变更以及滥用所承担法律责任等相关问题，做出了简要规定，而对于电子邮件鉴定、归档、存储等问题则基本没有涉及。 　　（二）电子邮件归档管理的理论研究成果 　　笔者以“电子邮件+归档”作为组合检索条件，从 CNKI（中国学术期刊和博硕士论文数据库）中共检索出直接相关文献35篇，经过系统整理和归纳分析，发现针对国内电子邮件归档管理实践中存在问题进行系统研究的成果较少。 　　国内学者对电子邮件归档管理这个问题的研究成果主要集中在国外电子邮件归档管理法规制度和具体做法的介绍和分析，以及实现电子邮件归档的相关技术和系统功能需求。具体包括三方面内容： 　　一是从微观方面介绍欧美国家电子邮件文件归档管理的具体做法。代表作有武汉大学图书情报学院刘家真教授于1998年在《浙江档案》上发表的《电子邮件文件管理综述》；剧伟伟的《美国史密森尼学会档案馆电子邮件管理实践的启示》（2009，11）一文。 　　二是介绍和评析国外电子邮件归档管理政策法规和制度。代表作有刘家真的《美国国家档案文件管理局的电子文件管理规范及反馈评价综述》（1998，6）；肖妍的《议电子邮件管理政策的制定》（2005，1）；李文生、李超、杨吉江的《面向政务信息资源管理的电子邮件元数据标准研究》（2009，12）；刘越男、周杰、李竞谊、唐泽阳、蔡弘旸、王子腾的《国外典型电子邮件管理政策比较研究》（2013，2）。此外，杨安莲、于丽娟、张宁、张正强等学者在相关论文中介绍了欧美国家电子文件管理软件的通用标准。 　　三是探讨电子邮件归档技术的实现。代表作有赵晓侠的《电子邮件存档技术》（2006，3）；赵爱国的硕士论文《电子邮件的归档管理》（2009，4），给出了以“业务”为中心的电子邮件归档管理的参考模型以及利用开源软件来实现电子邮件管理系统的方法。 　　二、我国电