客户考察参观及接待流程-丰慧.doc

为规范客户来司考察接待工作，充分展示良好的企业形象，提升客户接待水平和客户对公司的认知度，确保接待工作的有礼、有节、有效，特制定本流程。 一、申请/审批流程 1、流程 确认客户考察意向 → 提交客户接待申请 → 部门经理核准 → 行政办公室按接待流程标准审核 → 市场营销部分管领导审批 → 书面批复送至申请部门接待专干 → 接待实施 2、说明与要求 客户来公司考察前2天以上，申请人（营销代表）必须填写《客户考察申请表》，填表内容须真实、仔细、完整（详见表1）。 《客户考察申请表》由部门经理核准后发送至公司行政办公室，由办公室和分管领导按管理权限审批后实施。 接待的具体实施由办公室统一安排。原则上，对未预先申请或填写《客户考察申请表》的情况行政办公室可不予以安排。 二、接待流程 确认客户级别及需求 → 办理票务 → 预定宾馆 → 安排接待人员及车辆 → 事先再次确认 → 布置接待环境 → 机场（车站）接客户 → 安排住宿休息 → 公司功能区介绍 →致欢迎词→ 公司介绍（宣传片+产品介绍）→ 参观车间 → 领导会见 → 合影留念 →赠送礼品 →商务洽谈 → 餐饮娱乐安排 → 旅游安排 → 预定返程票务 → 宾馆结账 → 送客户至机场（车站） 部门提交客户考察申请表开始行政办公室审核部门经理审核 部门提交客户 考察申请表 开始 行政办公室审核 部门经理审核 致欢迎辞/观看公司宣传片/产品性能讲解考察接待确认客户考察到达时间确认考察客户级别、人数等需求审核意见回复分管领导审核 致欢迎辞/观看公司宣传片/产品性能讲解 考察接待 确认客户考察到达时间 确认考察客户级别、人数等需求 审核意见 回复 分管 领导审核 办理票务（如需要）宾馆预定（如需要） 办理票务 （如需要） 宾馆预定 （如需要） 申请接待车辆 申请接待车辆 （如需要） 欢迎牌/会议 欢迎牌/会议室相关工作准备（含水果） （含水果等） 接站/接机（如需要） 接站/接机 （如需要） 陪同车间参观 /产品演示 陪同车间参观 /产品演示 领导参与商务洽谈合影留念/礼品赠送 领导参与 商务洽谈 合影留念 /礼品赠送 宴请客户 娱乐/旅游活动 客户返程 车辆安排 送站/机（如需要）客户考察 送站/机 （如需要） 客户考察 o费用核算 考察效果评估及结果分析 结束 结束 三、各接待环节说明与要求 1、确认客户级别及需求 接待专干在接到《客户考察申请表》后，就表中的一些关键信息与申请人沟通，包括客户单位名称、来访人数、姓名、职务、影响能力、身份证号码、来访时间安排、考察目的、重点考察内容、住宿要求、其他行程安排以及陪同人员等等，然后根据客户重要程度按公司接待标准安排相应的接待。 责任人员：接待专干、营销经理、相关领导u 办理票务 接待专干根据与申请人的沟通结果，办理飞机或火车预定事宜。飞机票以折扣票为主，时间不宜过早或过晚。 责任人员：接待专干、申请人（营销经理） 3、预定宾馆 接待专干根据客户的重要程度依照公司标准预定住宿宾馆（详见表2） （由我司制作50个温馨台卡，内容：上海丰慧欢迎您、祝您身体健康！存放各协议酒店 ，由酒店服务员代为摆放在我司预定房内，退房即收回保管以备下次再用） 对于特殊要求的客户应事先了解，妥善合理安排。 责任人员：接待专干 安排接待人员及车辆 接待专干开具《车辆使用申请单》，仔细填写相关内容，交至车队以安排车辆。 接待专干同时协调好客户考察当日所需的接待人员—产品推介员、相关领导等。 根据不同级别安排不同的车辆进行接送，具体情况请见表2 责任人员：接待专干、车队 事先再次确认 客户出发前一天，与申请人或客户再次确认，包括出发时间、飞机航班或火车班次、客户姓名，联系方式和人数等信息。 与车队确认接客户的司机安排是否落实。 与产品推介员、设备演示员、相关领导确认。 与预定的宾馆再次确认客人入住房间。 责任人员：接待专干、申请人（营销经理或分管经理）、车队 6、布置接待环境 接待室的环境应明亮、安静、幽雅。应配置沙发、茶几、衣架等，还应适当点缀一些花卉盆景、字画，还可放置几份报刊杂志和有关本单位的宣传资料供客人翻阅。在公司门厅边上打上欢迎词。 责任人员：接待专干 7、机场（车站）接客户 根据接待专干事先确认的信息，按预计时间通知车队司机接客户，接客户司机与接待人员要求服装仪表整洁，礼貌热情，还需事先准备迎宾牌，写上“欢迎XX单位XXX先生（女士）”以及本单位的名称；若有需要，可准备鲜花等。 按照身份对等的原则安排接待人员，对较重要的客人，安排身份相当、专业对口的人士出面迎送；也可根据特殊需要或关系程度，安排比客人身份高的人士破格接待；对于一般客人，可派遣有礼貌、言谈流利的人员接待即可。 接待人员在机场、车站出口处手举迎宾牌，遇到客户应主动上前握手表