广西壮族自治区实物 档 案整理规则.docVIP

广西壮族自治区实物档案整理规则（试行） ?1? 范围 本规则规定了归档实物档案的整理原则和方法。 本规则适用于广西各级机关、团体、企事业单位和其他社会组织的实物档案整理。 2? 定义 本规则采用下列定义 2.1?归档实物 立档单位在其职能活动中直接形成、获得、接受、赠送或者征集的以实物为载体的，并具有长远保存利用价值的历史记录。 2.2?归档实物整理 将归档实物以件为单位进行鉴定、分类、排列、编号、著录、上架，使之有序化的过程。 2.3?件 归档实物的整理单位。一般以每件实物为一件。 3? 收集 3.1? 收集范围 3.1.1?本单位获得的具有保存价值的各种证书、奖状、锦旗、奖杯、奖章、奖牌、匾等。 3.1.2?本单位举办或承办重大活动形成的具有保存价值的凭证性实物,包括活动标志、证件、证书、奖章、纪念品、纪念邮票、组织机构印章等。 3.1.3?本单位在国内外活动中获赠的具有保存价值的纪念杯、纪念章、纪念册、纪念票证、题词、字画、票证、礼品、工艺品、牌匾等。 3.1.4?本单位已宣布停止使用的印信（包括旧印章、印模、徽标）。 3.1.5?其它有重要保存利用价值的实物。 3.2?收集要求 ?3.2.1? 归档实物应在形成或获得实物一个月内向本单位档案部门移交，任何单位或个人不得随意将归档实物损坏、私存或转送他人。 3.2.2?收集的实物没有明确标明主题和时间的，移交单位或个人应在移交时对实物的主题和时间进行说明。 3.2.3?归档的实物应保持整洁、无破损。 3.2.4?归档的实物应当拍照归档，所拍照片纳入本单位照片档案管理，两者之间要建立准确、可靠的标识关系。 3.2.5?本单位对外交往中赠送给对方的重要实物，也应拍照归档。 3.2.6?归档实物的移交和征集应符合有关规定和要求。 3.3?收集时间 对具有归档保存价值的实物，单位或个人应及时整理，交档案室归档，一般不应跨年度。 4? 整理 4.1?整理原则 实物档案的整理应遵循保持实物档案的有机联系、便于保管和利用的原则。 4.2?整理要求 4.2.1?归档实物应齐全完整。凡是本单位在公务活动中形成、获得、接受、赠送或者征集的各种实物档案均应收集齐全、完整无损，整理归档。 4.2.2?每件归档实物均应转拍照片进行相应归档。 4.3? 整理方法 4.3.1?鉴定 4.3.1.1 ?根据本单位的归档范围，对每一件实物进行鉴定，判断其是否应当归档。 4.3.1.2?对存有真伪疑义的实物应采取必要措施进行鉴定。 4.3.1.3?归档实物的保管期限一般划为永久保存。其它无永久保存价值的实物由立档单位造册保管若干年后自行处理。 4.3.2?分类 归档实物应在其全宗—实物类别内，按照年度或类别——年度进行分类。归档实物数量较少（每年少于30件）的立档单位可不进行分类。同一全宗只能选择一种分类方案并保持分类方案的稳定。 4.3.2.1?按年度分类 将归档实物按形成或获得年度分类。采用公元纪年标识，如“2006”。 4.3.2.2?按类别分类 将归档实物按问题进行分类。归档实物按问题一般分为荣誉类、纪念品（礼品）类、印信类。 荣誉类包括：证书、奖状、锦旗、奖杯、奖章、奖牌、匾等； 纪念品（礼品）类包括：纪念杯、纪念章、纪念册、纪念票证、字画、题词、雕塑、产品、样品、花瓶等； 印信类包括：本单位已宣布停止使用的旧印章、印模、徽标。 4.3.3?排列 根据分类方案，每件归档实物在最低一级类目内按时间先后顺序排列。格式主要有如下几种： 格式①：全宗号—实物—件号。 格式②：全宗号—实物—年度—件号。 格式③：全宗号—实物—类别—年度—件号。 实物档案较少的单位（每年少于30件）可选择格式①或②；实物档案较多的单位可选择格式③。 4.3.4?编号 根据排列方式，编制由全宗号、实物档案代号、年度、类别、件号等各选项组成的序列号，即编制归档章。并在实物上粘贴项目完整的归档章（见图1）。平面实物将归档章粘贴在实物正面右下方，立体实物将归档章粘贴在实物底座。归档章项目包括全宗号、实物档案代号、年度、类别、件号、参见号。 ? 图1:归档章 (全宗号) SW (年?度) (类?别) ? (件?号) (参?见?号) ? ? 长×宽=55×16mm ?4.3.4.1?全宗号：档案馆给立档单位编制的代号。如无全宗号，则用“000”代替。 4.3.4.2?实物档案代号：用第一个汉语拼音字母标识，即“SW”。 4.3.4.3 ?年度：见4.3.2.1 4.3.4.4 ?类别：见4.3.2.2 4.3.4.5? 件号:归档实物的排列顺序号。 在分类方案的最低一级类目内，按归档实物排列顺序从“1”开始标注。 4.3.4.6参见号：指与本件实物有密切联系的其它载体档案的主要档号。 4.3.5?著录 每件实物都应按分类方案，在相关的管