常见的2.2-费用报销系统培训讲义.ppt

中国石化费用报销系统 报销用户操作培训 2018年10月 目录 为落实党组的要求，根据“试点先行、效果导向”、“总体规划、分步实施”等原则，财务部、信息部认真分析面临的挑战及应对措施，确定在财务共享服务统一框架下，总体设计，分步实施，先行建立中国石化费用报销管理系统，待财务共享服务中心成立后，适时将费用报销业务纳入共享服务范围。 项目背景 项目背景 建设目标及内容 通过统一的系统支持企业现有业务，包括行为申请、事后报销、员工借还款管理、凭证生成、付款集成等功能； 提供员工自助查询、财务部门统计分析、领导综合查询等功能； 将内控要求固化到系统中并统一部分关键业务流程； 与总部统一建设的ERP、会计集中核算、HR、TMS、MDM、邮件、门户等系统进行集成。 建立集中部署、统一管理的中国石化费用报销管理系统；实现总部及下属企业报销业务处理的程序化、自动化、集成化、影像化。 建设目标及内容 为建设“世界一流能源化工公司”，从强化集团财务管控，不断提升核心竞争能力出发，按照“总体规划、分步实施、试点先行、效果导向、优化流程、持续改进”的原则，在财务共享服务统一框架下，规范费用报销业务流程，贯彻内控管理及相关制度，提升集团管控能力，加强日资金计划管理，提高财务运行效率； 在中国石化费用报销系统建设已取得的成果基础上增加对公支付管理功能，通过与TMS、ERP、集中核算等系统的紧密集成，实现对公付款申请、业务审批、资金审批、支付凭证生成的全流程线上处理，从而减少手工业务处理量，提升总部资金计划统筹管理能力，提高企业业务连续性，加快业务处理效率，规范全集团付款业务操作流程。 建设目标及内容：建设内容 通过扩充中石化费用报销功能，增加支付审批模块。 5 增加费用报销的支付申请单集成功能 对纳入费用报销系统审批的业务，根据审批通过的报销单，可以创建支付申请单； 对于预付款、被动扣款等非挂账付款业务，直接在费用报销系统手工创建支付申请单； 对于股份SAP企业非关联交易集成类业务，直接通过新增的SAP与ERS接口，从SAP系统抽取未清项信息，自动生成支付申请单。 实现对公支付业务在线支付审批 自动集成待支付清单到TMS系统形成资金计划（对审批后的记录，形成资金计划待导出清单，通过增加ERS与TMS系统接口，导出到TMS系统，形成资金计划的编制依据） TMS系统资金计划完成审批后： 集团单位：在TMS系统形成付款申请单，支付成功后，自动集成付款凭证到集团集中核算； 股份SAP单位：将审批信息回传到ERS,并生成Y3付款凭证到SAP系统，后续通过银企/财企或线下完成款项支付。 对公支付流程示例-股份ERP企业 注： 1、关联交易业务的资金计划上报直接通过交易平台与TMS集成；关联交易业务的付款凭证生成方式不变。 2、利用ERS与股份ERP现有的凭证生成链路，实现股份ERP企业票据池业务凭证的自动集成。 对公支付流程示例-集团ERP企业 注： 1、关联交易业务的资金计划上报直接通过交易平台与TMS集成。 2、集团ERP企业不通过ERS生成付款凭证，付款凭证生成方式不变；付款凭证号会通过TMS回传到ERS。 对公支付流程示例-集团AIC企业 注： 1、未清项的抽取仅涉及ERP企业。 2、关联交易业务的资金计划上报直接通过交易平台与TMS集成。 3、集团AIC企业不通过ERS生成付款凭证，付款凭证生成方式不变；付款凭证号会通过TMS回传到ERS 。 目录 根据费用的性质和用途分类，费用报销单主要涉及十种类型：境内差旅申请单和报销单、境外差旅申请单和报销单、业务招待申请单和报销单、主办会议申请单和报销单、其他费用申请单和报销单。 其他费用报销单用于处理出差、主办会议及业务招待费三项业务以外的费用。 根据总部规定和各企业的管理要求，需在系统中配置事前申请单与报销单的映射关系。用于确定不同的报销单类型是否需要事前申请。 四种主要映射类型关系： ０:１：报销单不需要由事前申请单关联形成 １:１：一个报销单只能由一个申请单关联形成，且该申请单只能被关联一次。 １:Ｎ：多个报销单只能由一个申请单关联形成，但该申请单可多次被关联。 Ｎ:１：一个报销单对应多张申请单，这些申请单只能被关联一次。 报销单据类型及映射关系 事前申请功能介绍 费用报销系统业务流程—申请人扫描单据 报销 申请 领导审批 资金结算 资料管理 会计核算 扫描单据 填写打印 报销申请 扫描原始单据 基于扫描件审批 财务审核 凭证制作 银企直联转账支付 档案保管 电子调阅 线下传递单据到财务部门 部门领导 审批 基于扫描 件审批 业务申请人 业务审批人 财务人员初审 财务人员过账、资金计划、支付 原始票据审核 财务 初审 费用报销系统业务流程—财务初审扫描单据 报销