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为何要清理桌子 缩短找东西的时间 容易分心 无法看出事情的优先顺序 方法:只做分类工作,基本上分为以下四类 待丢弃 待处理 待归档 待送出 (后三类放在一个三层的文件架上) 策略8:清理你的桌子 待处理 处理中 已处理 策略8:清理你的桌子 办公桌的布置 桌面上只放电话、台灯、电脑键盘和鼠标 不要放家人的照片或饰品 不要使用桌垫 不要在办公室内挂布布告栏 使用两个垃圾桶(长方形、A4纸箱)。 策略9:以「编号有哪些信誉好的足球投注网站」法整理档案 你怎样整理档案(档案、文件、电子文档等)? 为何整理不好 传统的分类整理是错误的方法 资料不应分类的原因 某些资料信息可归为多类,放错了不易查找。 有些资料无法归于任何一类 有时候,会放错类别。 忘记文件属于哪一类 分类花费时间 若采用大分类仍然无法解决问题,最好采用“编号有哪些信誉好的足球投注网站”法。 策略9:以「编号有哪些信誉好的足球投注网站」法整理档案 注意事项 完全不要分类 相关文件可用相同的编号(如:某专项计划书,量少) 柜内可放杂志整理盒(塑胶、两侧空) 文件亦可放入“透明文件夹”或“档案夹”内。 现在开始采用,以前的档案先不要管,等有时间了再整理。 方法 准备档案柜或A3纸箱(可以文件夹形式) 在文件的右上角贴上编号,依次垂直放入档案柜里 以Word或Excel文件建档(两栏:编号、标题) 存档文件的整理 策略9:以「编号有哪些信誉好的足球投注网站」法整理档案 影印(即:复印) 10张名片,复印到一张A4纸上 原稿(名片)丢弃,保留影印本。 打30个空,放入30孔的活页夹(A4大小) 输入电脑 以Word或Excel文件输入 使用查找功能 优点 几乎不会用到反面 减少名片簿3~6倍 名片的整理 电子文档的整理 策略9:以「编号有哪些信誉好的足球投注网站」法整理档案 方法 日期编号法劳保用品管理办法 顺序编号法 005、劳保用品管理办法 以Word或Excel文件建档(两栏:编号、标题) 上述方法为何有效? 简单、经济 速度快、能找到、容易找,以此提高时间利用率。 日期+“、”+文件名法示意 「编号有哪些信誉好的足球投注网站」法示意图 Excel文件建档示意 编号 名称 编号 名称 1 001、制度体系构架.doc 101 2 002、管理制度编写规范.doc 102 3 003、工作流程编写规范.doc 103 4 104 5 105 6 106 7 107 8 108 9 109 10 110 11 111 12 112 策略10:充分做好事前准备 事前准备 让你计划顺利执行的先决条件 出门前检查 放假前,应考虑周延 如何避免“忘了带”、“忘了事先准备” 环境变换前,考虑清楚 想到的,就立刻做。 想出“免记忆”的方法 策略11:避免推延 立即处理的好处 避免不重要的事情,变成紧急事情。 避免“遗忘” 不必记忆事情的“来龙去脉” 节省记录的时间 不必因心中有事,而“始终牵挂”着。 如果你要 把一件容易的事变得困难 只要一直拖延下去 就可以了 大多数人 将两天可以完成的事情 拖到两星期 甚至一个月才完成 策略12:遵守规定 对于自己无法改变的事情,不必浪费时间。 如:公司的规章制度、上司的指示、交通罚单、账单交费等 两个选择:Ringht、Win Right:浪费时间,且失去信任、金钱、升迁、面子 你有两个选择 你可以选择证明自己是对的 或你可以选择得胜 但两者经常无法共存 策略13:学会放弃 坚持是一种良好的品行,但有些事,过度坚持会导致更大的浪费。 懂得放弃,知难而退,重新寻找目标。 策略14:敢于说“不” 别人窜岗打扰你的时候,不要碍于情面,不好意思。 拒绝的技巧 委婉的表达 找接口 找秘书 …… 本章回顾 管理时间就是管理自己,管理时间就是管理目标。 管理时间的最基本方法是:列单、组织(排序)、删除,后计划,执行。 执行的效率,PDCA循环。 怎样喂养“猴子”? 提高企业时间利用率的4种方法。 管理好自己的几个注意事项。 管理自己的14个策略。 生活十四点 脑筋活一点,行动快一点。 效率高一点,废话少一点。 嘴巴甜一点,微笑多一点。 为人低调点,脾气小一点。 学习努力点,时间抓紧点。 做事理智点,错误少犯点。 遇事冷静点,凡事想开点。 使用记事簿 记事簿是时间管理最重要的工具之一 好脑子不如一个烂本子 记事与安排 最适当的形式 穿孔(16)活页纸、5吋或7吋长。 32开的便笺 自己发展适合你自己的记事簿 使用记事簿,让你专心做一件事。 所有资料都记在记事簿上 随身携带,便于查阅、记录 使用管理看板 利用看板的好处 帮助记忆的范围广 看板一般都放在显眼的地方,随时都可以看到。 利用看板的作用 警示 提醒 公示 不仅仅提醒自己,也提醒相关的人(指令人、考核人、责任人) 使命感
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