采购与招标档案归档指南 - 中国地质大学档案馆 - 中国地质大学（武汉）.docxVIP

采购与招标档案归档指南 一、归档范围 达到学校统一采购限额以上的采购项目的采购招标过程资料，包括采购申报材料，采购公告，采购文件，开标、评审、定标材料，中标单位的投标（响应）文件，评审现场录音或录像光盘等。 二、归档文件质量要求 1.归档的文件一般应为原件； 2.文件的内容必须真实、准确，与实际相符合； 3.文件应字迹清楚，图样清晰，图表整洁，签字盖章手续完备； 4.文件应采用耐久性强的书写材料，如碳素墨水、蓝黑墨水，不得使用易褪色的书写材料，如：红色墨水、纯蓝墨水、圆珠笔、复写纸、铅笔等； 5.光盘、磁盘等非纸质档案，要说明内容，包括时间、地点、人物、事件等，同时必须保证载体的有效性； 6.文件材料一般一式一份，同一项目文件尽量不要出现重复性材料，重要的和利用频繁的文件可视具体情况增加归档数量。 三、整理流程和要求 1.组卷及排列 根据采购招标工作特点，必须保持一个项目的成套性，同一项目材料应集中整理组卷，同一项目档案按不超过50mm的厚度组成一本（件）或若干本（件），并根据“XXX招标投标档案—XXX投标文件—XXXX文件（零散材料）—现场录音录像光盘”顺序进行排列。 2.编写页码 ①以本（件）为单位编制页码。每本（件）一个流水页号，即每本材料都是从1开始编制页码，若干本不可连续编号。 ②页号编写：单面材料，页码书写在材料的右下角；双面材料，正面书写在的右下角，反面书写在左下角。折叠后的图纸一律写在右下角。页码统一从目录后第一页开始编写，无目录的从封皮后第一页有字的页面开始编写。（注：有图有字的一面算一页，无图无字的无需编页码；页码必须使用打号机或黑色签字笔编写，不能用圆珠笔、铅笔、红笔等，不得随意涂黑画×，不得有破损。）中标单位的投标文件要求其编写页码。 3.编写文件目录 若每本（件）材料包含多项内容，需编制文件目录（材料的顺序必须和目录顺序一致），格式如下： 目录（后面的数字代表页码） 1.XXXXXXXXX·············································1 2.XXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXX···························5 3.XXXXXXXXXX············································21 4. XXXXXXXXXXXXXXX···································28 ......... 4.修整 归档文件材料装订前，应对不符合要求的文件材料进行修整。归档文件已破损的，应予以修复；字迹模糊或易退变的，应予以复制。归档文件应按照保管要求去除易锈蚀、易氧化的金属或塑料装订用品。对于幅面过大的文件，应在不影响其日后使用的前提下进行折叠。 5.装订 以本为单位装订成册，每本厚度不超过50mm 。装订应牢固、安全、简便，做到文件不损页、不倒页、不压字，装订后文件平整，有利于归档文件的保护和管理。装订应尽量减少对归档文件本身的影响，原装订方式符合要求的，应维持不变。装订封面格式见附件1（装订封面是在原有封面基础上加档号章）。 6.著录 根据档案馆提供的《著录模板》进行文件录入。（著录表格式见附件2） 7.编写档号 在装订好的文件材料的封面右上角填写档号（格式如下）： 档号 序号 2016-XZ17 1 8.检查验收档案 完成以上工作流程以后，部门档案员通知档案馆工作人员上门检查验收，验收不合格的档案，部门档案员需进行整改。 9.上传数据并提交归档申请 经档案馆工作人员检查验收合格后，部门档案员方可登录档案馆档案管理系统，上传数据并提交归档申请。 10.打印移交目录、卷内目录和备考表 归档申请经档案馆审批通过后，部门档案员可通过档案管理系统自动生成并打印《移交目录》，一式两份(格式见附件3)。同时打印卷内目录和备考表。 四、归档时间 每年归档两次，4月底前归档前一年下半年的档案，10月份归档当年上半年的档案。 五、归档手续 档案移交时必须填写移交目录，一式两份，经档案馆验收核对，合格后双方签字，各持一份备查。 附件： 1．封面格式 2．著录表格式 3．移交目录格式 附件1：封面格式 档 号 序 号 中国地质大学（武汉） 招标投标档案 项目名称： 招标编号： 军标编号：