《××集团OA办公系统运行管理办法》.doc

××集团OA办公系统运行管理办法 第一章 总则 第一条 为确保××集团OA办公系统（以下简称“OA系统”）安全、有效、规范运行，充分发挥OA系统的作用，提高工作效率，特制定本管理办法。 第二条 OA系统运行是指在××集团范围内，使用致远协同办公软件处理日常办公业务，实现本单位移动办公、资源共享、高效协同的事务处理机制。 第三条 OA系统运行应坚持优化业务办公流程、提高办公效率和降低管理成本原则，利用OA系统处理办公业务应符合公司流程管理及其它业务管理的有关规定。 第四条 OA系统内容主要包括内网门户、流程表单、文档管理、公共信息、会议管理、公文管理、致信桌面端、移动协同等功能，旨在实现流程在线审批、移动办公、信息共享和交流，规范管理流程，提高办公效率和降低管理成本。 第五条 本办法适用于××集团、项目公司经批准使用的各部门以及各部门人员。 第六条 系统的应用分两个阶段： 第一阶段自2015年×月×日至2015年×月×日为试用期，集团公司和项目公司OA系统通过集中培训后试用，问题反馈，使用提升，试用期周期为一个月。 第二阶段自2016年×月×日起，系统投入正式运行，将进入优化提升、运行管理阶段，各部门所有梳理到OA系统中的流程表单均需在线上运行。目前尚不适合通过OA系统流转的流程表单，仍按纸质单据流程审批。 第二章 管理机构 第七条 集团人力行政部负责OA系统的管理、规划、实施、培训、日常维护、总体检查考核工作，对系统实行统一部署，分级管理。其主要职责: ???? （一）办理系统使用单位的新用户注册、变更、密码修改等相关手续； ???? （二）制定系统运行的具体工作规范和管理制度； （三）负责OA系统流程的修改及修订工作。 ???? （四）征询各使用单位的意见和建议，协调解决各使用单位在使用系统中出现的新情况、新问题； ??????（五）定期培训各使用单位系信息管理员和使用人员； （六）做好其他相关工作。 第八条 项目公司总经办负责项目公司OA系统的督导、问题集中反馈、本单位检查考核工作，其主要职责: （一）办理项目公司OA系统的注册、名称变更、密码修改等相关审核工作； （二）集中反馈项目公司使用过程中存在的问题和跟进； （三）征询各部门的意见和建议，协调解决各使用单位在使用过程中出现的新情况、新问题； ?（五）定期培训各使用部门系统管理人员和使用人员； 第九条 各使用部门负责人主导OA系统建设工作，同时确定一名信息管理人员负责日常管理。各信息管理员的职责是： （一）负责本部门OA系统的日常管理； （二）指导和监督该系统在本部门的运行； （三）负责与集团人力行政部、项目公司总经办的工作衔接。 第三章 使用规范 第十条 公司员工应熟练掌握OA系统的操作方法，在使用OA 系统处理办公业务时，应遵守以下规定 ： 1、通过OA 系统发布的信息、发起的协同，OA使用人员视同知晓，应及时登录系统获取办公信息，处理相关业务。 2、公司员工应保证OA系统处理办公业务的响应时间。网上协同处理流程涉及到的相关人员处理时间原则上不超过１个工作日。如有出差、请假、培训等特殊原因不在公司时，须通过手机端移动审批处理；如有长期请假、出差、休假等，须通过代理人设置功能委托相关人员代为办理。 第十一条 OA系统公共信息管理实行审核发布制度，不得在OA系统上发布与公司工作无关的通知公告或调查；不得在文档中心上传与工作无关的文件。 第十二条 员工身份认证。系统通过用户名和密码进行身份管理和认证。用户名是每个员工的手机长号，个人的密码是安全的保证，账号密码必须设6位以上字符（最好包含字母、数字、符号等）。OA系统提供了用户自我更换密码的功能，用户应自己定期更换密码，不得泄露给他人，防止他人非法使用。由于密码泄漏造成的损失由本人负责。 第十三条 各使用人员要保证通过OA系统发布、流转的信息和文件的内容完整准确，并对所发布的内容负责。第十四条 为保证OA系统运行的高效性，已配备电脑的员工在工作时间内应保持开机登录OA系统，未配置电脑的员工须每天在手机上登录协同办公移动端，以保证及时动态接收、知晓、处置和办理相关文件、通知和会议。 第十五条 如有重要文件需要领导审批，如果分管领导有事没有使用OA系统，相关人员可通过发送手机短信提醒领导进行移动审批。第十六条 因个人原因未登录和使用OA系统，不能及时处理相关工作，造成的责任由自己负责。 第十七条 个人信息的完善：在OA系统的个人设置里面，必须对自己的个人信息进行添加和完善，包括个人真实头像、联系方式等，个人信息发生变化时应及时修改，以便同事之间联系时查找方便。 第十八条 OA系统流程模板涵盖集团及项目公司范围内的办公流程，涉及的相关部门应按照系统模板使用说明实行网上流程签批，流程归属部门应督促系统流程模