会议运营管理(精品·公开课件).ppt

会议运营管理Operation and Management of Meeting 主讲人 王冀川 ◆本课程安排说明 ◆课程目标 ◆考核要求 ◆学习要求 ◆需要说明的其它问题 第一讲 会议概述 教 学 设 计 Part I 学习新内容 Ⅰ.导入新课 当今世界，各种名目的会议每时每刻都在进行，大到国与国之间、小到家庭成员之间，其目的是为了开展政治、经济、科技、教育、文化等方面的合作与交流，或是为了人与人之间协调关系、交流思想、联络感情、解决矛盾。会议已经成为人类社会活动中不可缺少的一种交流方式。那么，什么是会议？它有哪些特点和作用？会议活动的基本要素有哪些？会议的分类与工作原则是什么？下面我们就以上的问题进行学习和讨论。 Ⅱ.案例分析与讨论 问题一：会议的涵义、特点和作用 【案例1】 迷茫的李秘书 小李大学刚毕业，就应聘到一家公司做行政秘书。有一次，公司准备召开“管理培训会议”，会议组织安排工作自然就落在小李身上。小李一时傻了眼，虽然是从名牌大学中文系毕业，但是她对会议策划组织方面的知识，对于会议的重要性、多样性以及复杂性却不甚了解，无从下手。于是，小李到办公室，虚心向一位经验丰富的老秘书求教，老秘书听后耐心地告诉小李：秘书工作主要是“三办”。即办文、办会、办事，所以，根据会议不同的要求、目的，搞好会务工作是秘书的一项经常而又重要的工作。一般来说，遇到公司要开会，秘书主要要搞清楚开什么会,确定怎么开会和选择开会时间和地点,还要考虑参会人员名单等等。会议对于公司更好地开展工作起着相当大的作用。会议具有多样性，不同的会议目的，就会有不同的会议组织工作，即使是摆放桌子，如果是不同的会议，要求也不一样。像小型日常办公会议，就可以摆放成椭圆形或“回”字形；如果是一些茶话会、宴会等一般可摆放成“星点形”。一些大型会议还要做好会前的策划准备工作，会中服务工作和会议的善后工作，环节较多，也比较复杂，所以就要求秘书尽量策划周密、服务到位……小李听后茅塞顿开，积极地去筹备会议了。 ★思考题 1.根据自己的理解,说说什么是会议? 2.召开会议的目的有哪些? 【案例3】 卓有成效的会议 万铭公司是一家新兴的高科技企业，经过几年的努力，已在华东地区、华中地区成立了多家分公司。当初公司刚刚组建时，公司总经理就曾希望能打造一支优秀的管理团队，让集体的智慧发挥作用，避免出现个人决策的随意性及失误。为此，万铭公司几乎每个星期都要召开一次跨区域的网络会议。在会议上，总部各部门的经理、总监都要跟各分公司的经理、总监进行沟通和交流。在会议上，大家一起讨论某件事情做还是不做、怎么做、先做什么、再做什么，经过多次讨论之后才形成一个集体的决议。有时公司也召开会议，征求员工的意见，员工把意见提出来，通过讨论形成决议。因为是员工自己认同的，这也就会鼓舞员工更好地做好事情。这种决策集合了上上下下全体员工的智慧，而不是公司单个领导坐在办公室里，拍拍脑袋决定的。凭借其独特的管理方法，公司团对越来越具活力，公司发展也越来越红火。 【案例4】 宏宇公司总经理对本月工作有三项决定，他可以通过两种方法告知其部下（20人）；一是请秘书通过电话或发邮件方式转达二是开一个20分钟的小会，宣布决定和回答部下提问。如果采用第一种方法，他的秘书至少需要20分钟的时间来将决定通知下去，如果部下有疑问，那需要更多的时间质疑和解答，而且通过转达，难免信息失真。但是如果开个20 分钟的小会就完全可以解决问题了。 ★思考题 根据上述两个案例，分析召开会议的作用 Ⅲ.归纳与总结 （1）应知部分 ▲ 会议的涵义 会议是指3个以上的人组成的群体为研究问题、交流思想、获取知识、表达观点、贯彻指示、分析对策、安排任务等明确会议的目的，在特定的时间和地点，遵循一定的会议规则，围绕会议议题和主题，展开讨论，最终使与会者达成共识，得出结论的活动。 会议有广义和狭义之分：狭义的会议是指至少有三人参加的集体性商议活动，即传统的会议；广义的会议还包括两人或双方之间的会见与会谈以及各种仪式。 形成会议的主要条件是：有明确的指导思想、预期目标、具体议题；有明确的时间、地点；有主持人和参加人员。 （2）应会部分 能够根据工作的实际情况和已有的条件，判断是否需要召开会议以及召开什么样的会议 Ⅳ.课堂训练 (1).背景材料 2003年春夏之交，“非典”肆虐，锦江公司董事长对此事非常重视，让秘书通知公司经理、党总支书记、副书记、各部门负责人以及公司“防非典”委员会成员于下午14：00在公司总部2楼会议室召开“防非典”工作会议。会议目的就是为