快消品营销驻外办事处建设的六步登楼法则.doc

“办事处”是大多数快消品公司驻外销售机构的基本模式（具体可参见笔者“大众快消品驻外营销机构的四种经典模式”一文）。办事处负责人（经理/主任）管理能力的强弱，直接决定了一个驻外办事处运作的效率。本文以笔者为广东T饮料企业制定的《办事处建设规则》为例，来阐述办事处建设的六步法则。 　　第一步，确定办事处组织架构。 　　组织架构是一个组织管理流程和管理体系建立、运行的前提。办事处组织架构一般依企业现状、产品定位、渠道结构、通路模式等因素由企业总部来总体规划，各驻外机构参照执行。对于一个完整的办事处来说，办事处负责人和销售内勤是必备的两个关键岗位。 　　[案例] 　　T公司是一家健康滋补饮料生产企业，公司产品于于2005年3月借助央视广告启动了全国市场。T品牌产品主要的销售渠道为商超、中小型餐饮店、及流通便利店。按照T公司总部的组织架构、人员分工、管理流程，笔者为其制定如下的办事处组织架构（红框内的部分为总部组织架构）： 　　由于T企业产品目前主要操作商超、中小型餐饮和流通便利三大渠道，因此在办事处设置商超、餐饮、流通三个直接业务主管，和市场、促销两个非直接业务主管，同时对于有兼管外埠市场的办事处，也可根据需求配备适当的外埠主管。按照上述组织架构图，所有主管和内勤均直接向办事处主任汇报工作，同时各主管部门之间平行沟通，业务部门与非业务部门间既相互服务，又相互监督，从而使办事处内部分工明确，流程清晰。 　　办事处组织架构确定后，进入各职能岗位人员招募阶段。大部分公司对新组建的办事机构只从总部招募派出办事处负责人，办事处内部人员要通过办事处主任招募到位。办事处主任在组建团队时，要本着循序渐进、分批进人；先到位骨干人员，后到位基层人员的原则，来确保每批次进来的人都对公司文化及产品有深入的领会，并能在最短时间内融入公司，形成旧人带动新人的良性循环。 　　第二步，制定办事处内部各岗位描述。 　　岗位描述是企业在某一发展阶段就某一岗位职能的具体定位，是企业内各职能岗位间进行横向、纵向沟通的基础。工作计划和绩效考核围绕岗位描述的要求展开。在岗位描述中，要求对岗位职责的定量和定性指标明确具体。 　　[案例] 　　按照确定的组织架构图和实际工作开展的需求，我们为T企业驻外办事处制定了如下的各岗位描述。 　　T公司办事处各岗位职责描述 　　一、办事处主任工作职责： 　　1．办事处辖区市场业务和管理范畴的总负责人，承担办事处辖区市场任务指标，对销售总监负责； 　　2．负责办事处业务团队的建设，管理，考核，详细制定并描述每个人的岗位职责（注：此项工作实际应由办事处主任完成）； 　　3．负责分解办事处辖区市场各项任务指标，制定达成措施，并进行过程管理； 　　4．按时间进度详细制定办事处各部门及主管的业绩指标，同时敦促各部门主管详细制定下属的阶段性业绩指标； 　　5．制定办事处各岗位人员的绩效考核办法，于每月初和月底组织绩效考核，并将考核结果反馈，帮助被考核人员持续提升绩效； 　　6．制定办事处会议和报表制度，监控执行过程，分析报表内容，发现问题并提出整改措施； 　　7．拜访经销商，重点城市经销商拜访频率不低于（1次/2周），非重点城市经销商拜访频率不低于（1次/月），视情况确定是否协同拜访； 　　8．定期检查门店陈列及促销活动的开展，开展协同拜访，协同商超经理拜访门店次数不低于6次/月，其中拜访各超市系统总店次数不低于1次/月，协同餐饮主管及流通主管拜访门店次数均不低于4次/月； 　　9．代表公司开展辖区市场的危机公关，重要或紧急信息于第一时间上报总部对口部门； 　　10．与公司总部各职能部门保持良好沟通，定期向公司提交各类作业报表，开展月度述职； 　　11．按要求完成领导交办的临时性工作。 　　关键绩效指标：业务层面，达成办事处销售任务，经销商服务与管理,终端拜访； 　　管理层面，团队建设,办事处管理，辖区市场的管理 　　二、销售内勤工作职责： 　　1．办事处资料管理，信息管理，物料管理，内务管理负责人，辅助办事处主任做行政管理，对办事处主任负责； 　　2．与公司总部客服部，销管部，人事部，市场部，财务部等相关职能部门保持良好沟通，确保办事处信息沟通和资源争取的通畅； 　　3．与总部人事部对接，负责办事处所有人员的上岗，离职，交接手续办理； 　　4．负责办事处所有人员的考勤记录，每月底最后一天经办事处主任审定后报送总部销管部； 　　5．负责办事处市场费用，差旅费用核销票据的收集，整理，初审，交办事处主任审核后,按规定时间将相关票据寄达总部，与对口部门对接，直至核销费用到达当事人； 　　6．负责公司下发政策，文件等在办事处对口责任人中的传达； 　　7．负责办事处所有市场/销售申请、报告，到总部对