《时间管理教材》.ppt

* 1.事先規劃好你的時 間與步驟,以達到 事半功倍之效。 每天空出一段時間來規劃事情。 拿一個小時來訂計劃,可以有二到三倍的效果出現。 你可以在上班之前比較安靜的環境(家里或辦公室)訂計劃,或是當作上班的第一件事,或是在下班前訂第二天的計劃。 將時間加以分段,最好是以十五分鍾為一段。並要求自己把原本要花比較多時間的工作,在一段段時間里加速完成。 學習絕對專心,同時做兩三件事,像電視機選台器一樣。 「做正確的事」要比「按正確 的方法把事情做對」來得重要。 2.分析工作的優先順序,按照 輕重緩急作處置。 依據優先順序 要掌控時間,就必須先能掌控自己。 設定個人目標,以便根據目標,分析工作的優先順序,按照輕重緩急做處置。 經常評估所設定的優先順序。 根據緊急性與重要性決定: 重要而且緊急:馬上辦。 重要而不緊急:好好規劃。 不重要但很緊急: 1.馬上辦,但只要花一點時間; 2.請人代辦; 3.集中處理。 不重要也不緊急:有空再辦。 要將你的百分之百的時間,用於關鍵問題的處理。 盲忙，忙 忙忙，忙 3.找出自己最有效率的時段 以安排工作內容。 早上八點至十點:精力顛峰,適合做規劃。 早上十點至十二點:註意力及短暫記憶力最強,適合腦力激蕩會議、訓練。 下午一點至二點:昏昏欲睡,比較適合進行互動溝通的工作。 下午二點至四點:開始清醒,長期記憶力最強,適合閱讀、思考。 下午四點至五點:適合技術性工作、處理沖突問題。 在效率最高的時段,你可以集中精力於:棘手或困難的問題、創造性思考、復雜的工作、討論或訂定工作計劃。 在效率中等的時段,你可以專心做:與他人交換意見、處理回信、規劃行程表 。 在效率最差的時段,你可以處理:例行性事務、電話聯絡事情、接待訪客、基本行政工作。 我們無法管理時間,我們只能管理自已與時鍾的關系,這需要組織與架構。 4.組織你的辦公桌及辦公室, 提升工作效率。 你可以這樣清理你的辦公桌: 挪出一段時間專門來整理你的辦公桌。 可以將這個時間再分成幾個小段,每小段專心清理一個抽掘或桌面。 與作毫無關連的書籍雜物等,都應該立即清掉。 一年半年內不會再用到的東西,考慮把它扔掉。想一想,扔掉這個東西最壞的結果是什麼?如果沒什麼大不了,就別猶豫了。 運用5S技巧－－整理、整頓、清掃、清潔、養成習慣。 把你的辦公桌與辦公室當作一個工作站: 辦公桌如果面對窗戶或走道,往往容易分心,最好的方位是既可以掌控全場,也不會有人常常走過你面前,還可以有空間擺放其他辦公用具。 每天要用到的東西,放的位置愈造近座位;不是每天要用的,可以集中到較遠的角落去。 將出、入、檢討之用的文件分別以不同的抽屜檔案或藍子收集,一收到文件就加以分類,有效縮短文件傳遞的時間。 不管理好你的文件,你就會被它們淹死。由你桌上的光景即可看出是你還是它們的了。 5.進行充分的授權,將工作分 配給部屬、助理。 找出哪些工作可以授權他人去做。 將工作交給能處理得最好的人。 信任對方,尊重對方。 清楚說明你對工作的要求、方式與時間限制。 授權不是推卸責任,你一樣要負起追蹤的責任。 下属不是花瓶,你應該和他們相互信賴,建立團隊工作紀律,發展出合作關系。 每天固定時間與他們討論工作內容,讓他們熟知你的目標、優先順序及渴望,清楚知道你要什麼。 鼓勵他們分擔更多的責任,並允許他們發展自已的行事風格,可以做決定,而不是當你的影子。 給予充分的支持、認同與尊重。 成功的主管奉行兩個原則:在擁有必要資訊與判斷基礎的最底層下達決定;直接向你負責的人應該提出答案,而不是問題。 6.活用記事本管理時間 找一本口袋大小的記事本帶在身邊： 記事本里最好有常用電話號碼、待辦私人事務、待辦公務、日期約會欄及雜記欄。 列出待辦事項，可以分為每天、每週或未來數週。 把預定做的事登錄到預定的時程里，確定的事項用鋼筆或原子筆書寫，可能有變數的就先用鉛筆書寫。 隨時記錄一些新想到的做法。 達成的項目就割掉，但不要劃得亂七八糟，以免日後要察看會看不懂。 　　　像所有其他的計劃一樣，有效的時間安排最好是在紙上作業。 7.運用有效的方法取得資訊。 如何在短時間內得到最多的資訊？ 在精神最充沛的時候，閱讀最重要的資料。 不斷的學習如何加快閱讀的速度。 與對同一領域有興趣的人分擔資訊收集的責任。 養成隨身攜帶閱讀資料的習慣。 養成在等待的時候閱讀的習慣。 要求部屬在文件上做摘要。 鎖定你真正需要的資訊，避免因資訊氾濫而無所適從。 閱讀前先了解自己的目的。 有選擇性的閱讀，如果沒有很多時間，可以只選擇一份綜合性的報紙。 先讀標題。 讀一讀就停下來思考，並將所讀的內容濃縮成大要。 想保留某一段資料，可以在文章的