《第一节企业文件管理》.ppt

目 录 一、 企业文件概述 （一） 文件的定义 （一） 文件的定义 4、文件的特性 （1）形成的职能性 文件是企业在管理、技术开发及产品生产过程中以职能为基础按部门、专业特征形成的，企业各个部门和有关人员都是在特定的职责范围内形成相应内容的文件。 （2）内容的变化性 文件的形成是一个动态的过程。在文件的编制与使用中，其内容是不断完善的，特别是产品设计与开发文件，在产品定型前处于频繁的变化中，甚至在产品定型后也会加需要通过规定的程序和手续进行修改。 （3）效用的执行性 文件作为工作成果的表现形式和指导工作的依据，要求认真地贯彻执行，现代企业的科学管理要求一切工作程度化，一切程序文件化。 （二）文件的类型 （二） 文件的类型 2、文件的文种 （二）文件的类型 3、文件的类型 （二） 文件的类型 （6） 按文件行文关系划分 上行文、下行文、平行文 （7）按文件办理时限划分 平行、急件、特急件 （8）按文件阅读范围和涉密程度划分 秘密文件、机密文件、绝密文件 （9）按文件内容性质划分 规范性文件、指导性文件 （三）文件的基本要求 企业文件三个要求： 1、系统性要求 企业建立质量体系时，应形成与之适应、完整系统的体系文件，这类文件是企业质量体系的各环节、各部门开展质量管理活动的工作规律和真实记载。 2、准确性要求 企业文件是企业组织生产经营、科技研究活动及其管理工作的工具和纽带。它的准确与否，不仅直接影响到各项工作的质量和效率，还要影响到企业决策的正确程度，从而影响到企业的生存与发展。文件的准确性至关重要。为此，在文件的批准、发布和更改时，实施相应的控制，以确保其文件的准确性。 （三） 文件的基本要求 （四）文件的编制要求 （五）文件的处理 二、企业文件工作 （一）企业文件工作内容 概 述 在现代企业中，文件工作是档案工作的基础性、准备性工作。它们既相互区别，又紧密联系，二者具有一定的连续性和一致性。 企业文件工作是遵循企业活动的客观规律，做好企业文件的形成、运转、积累、整理和归档工作，充分发挥文件在企业决策和管理中的作用的一项工作。它渗透在企业各项活动及其管理工作之中，贯穿在企业文件从产生到归档的全部过程之中，主要包括以下几方面内容： （一）企业文件工作内容 1、 企业文件的形成和运转 企业文件的形成，是指伴随企业各项活动的进行，遵循一定的程序、原则和方法，编制和拟定企业文件的工作。它是企业文件从无形到有形的产生过程，通常由企业各职能部门的工作人员根据自身开展工作的客观需要，在其所从事的各项活动的不同阶段逐步形成的。例如：文书文件的拟办，表格文件的填制、科技文件的填写、技术图纸的绘制、音像文件的制作、机读文件的录入等。 2、 企业文件的积累 企业文件的积累，是指对企业文件的日常管理和集中保存，它贯穿于从文件形成到归档前的全过程。这项工作通常由个职能部门的有关人员来完成。主要包括：对新编制或收发文件的集中管理，对传递文件的登记与传递过程管理，对需更改文件的更改程序和签署过程的控制与监督等。开展积累工作的目的，是伴随企业活动的告一段落，及时将已经形成的企业文件集中起来，在职能部门妥善保管，避免丢失和遗漏，以便为企业文件的系统整理奠定基础。 （一）企业文件工作内容 3、企业文件的整理 企业文件的整理，是指将已经形成和积累的各类文件，按照一定的原则和方法加以鉴别，对认为有必要归档保存的零散文件，即属于归档范围的文件进行集中、整理，并组成案卷。这项工作既是企业文件积累工作的继续，又是企业文件归档的前期准备，因此，企业文件的整理是文件工作的关键环节。 4、企业文件的归档 企业文件的归档，是指按照企业归档制度的要求，由企业各职能部门在一定时间内，将已经办理完毕或告一段落的，具有保存价值并经过系统整理、组成案卷的企业文件向档案部门办理移交的一项工作。这项工作是企业文件工作和档案工作的结点，也是档案工作的基础。 （二）企业文件工作的基本性质 　　　　 　　　纵观现代企业,其类型繁多、规模不同，企业文件的种类和数量也因企业而异，但是，企业文件的工作性质大体相同，主现表现以下三个方面： 1、企业文件工作是企业管理的基础工作 企业文件是伴随企业活动而产生的，它真实地记载和反映了企业生产经营活动及其管理工作的全貌，蕴含了各项活动中的必威体育精装版动态和数据信息。