公司办公室实务.ppt

计划方法和总结方法 １、要有科学的、明确的工作计划： 　　工作目标、内容步骤、方法、标准、完成时间。 ２、分清重缓急，决定工作次序，有条不紊地去进行。 四、受意方法 受意：是指文员接受和领会上司意图。一种：直接受意。另一种：间接受意 。文员在受意过程中应注意的事项： 　　用心倾听、 　　认真记录、　 　　弄清意图、 　　及时实施 五、传达方法 传达：是指文员将上司或上级机关的文件精神、指示、情况等传递给下级机关或员工、群众。 一种是正式传达：即由文员在正式场合上宣读文件或口授上司指示。另一种的非正式传达：有意识的吹风、传达原意、传达原件。注意传达技巧、注意必威体育官网网址、重要指示重点对待 六、进言方法 进言:是指文员主动对上司提出意见、建议、批评或规劝。 进言的意义和作用： ⑴、参谋作用 ⑵、补缺作用 ⑶、增进关系作用 进言的方法和要求： ⑴、适事 ⑵、适时 ⑶、适地 ⑷、适度 ? 七、变通和挡驾方法 　变通：灵活从事 　挡驾：电话挡驾 　　　　来访挡驾 　　　　会议、活动挡驾 第三章 电话、电子通讯 电话是现代社会中不可缺少的通信工具 打电话的方法: 43 接电话的方法: 因特网服务 第四章 邮件收发 邮件的处理，是文秘人员的重要工作,文秘人员要做好这项工作必须懂得一些基本的规则和方法。 1．邮件的收取 企事业单位邮件的送达有四种情况： （1）传达室或收发室收到邮件，再送到文秘人员办公室。 （2）邮件送到单位所租的信箱，由文秘人员开启，取出邮件带回办公室 （3）由专人送达，需要签收的邮件，如特快专递。 （4）如果公司使用电子邮件系统，文秘人员到达办公室的第一件事是检查电脑里的电子邮箱和其他设备，如传真机和电传打字机，查看晚上是否有信件传送过来。 2．邮件的分拣 3．邮件的拆封 有些邮件需要文秘人员拆封后交给上司或有关部门处理，到底哪些邮件可以由文秘人员拆封，哪些不允许，应事先与上司达成协议或规定。一般来说，机要邮件和私人邮件文秘人员不应拆封，除非上司特别授权。写明上司亲启的信件应直接交给上司处理，如果文秘人员无意拆开了，在信封上要写上“误拆”，并签上自己的名字，封上信口，把信件交给上司的时候向他（她）道歉。 4．邮件的处理 69 5．上司不在时邮件的处理 第五章 接待实务 1．接待的基本礼节 79 行为举止方面的礼貌 仪表方面的礼貌 接待平时来访者的实务: 82 初见来访者 传达有关人员 向有关人员引见 接待计划中来宾： 内宾接待 102 外宾接待 103 第六章 信访实务 接待来访注意事项 110 第七章 会议及会谈实务 1．会议的计划与准备 121 2．会议资料的准备 3．会议后的实务 第八章 日程安排 1．日程安排计划表的种类 165 2．日程安排计划表的制作和填写 3．日程安排计划管理 第九章 差旅事宜 差旅工作过程的主要任务 第十章 照料上司身边琐事 照料身边琐事的准备 198 各种照料身边事务的工作 照料身边琐事的做法 第十一章 交际与礼仪 1. 举止规范 205 2．喜庆实务和宴会礼仪 210 3．丧事实务和吊唁礼仪 4. 交际业务应注意的问题 消息要正确、适当的时机、遵循传统 第十二章 办公室用语 1、口头语的特征 2、敬语的种类 3、说话的方法 报告方法 说明方法 说服方法 拒绝方法 听话方法 第十三章 印信、值班工作 1．印章的使用 246 2．介绍信的使用 3．值班工作的任务 4．值班工作的制度与要求 第十四章 文书与档案实务 1.公文的格式 255 2．收文处理 3．发文处理 4．立卷归档要求 5．文书立卷标准 6．立卷类目的编制 7．年终组卷 8．案卷归档 9．档案的保管和利用 练习题 1、文员根据单位需要向内向外发文，发文的一系列处理过程？ 拟稿（承办人）——核稿（承办人的上级） ——签发（单位的领导人）——编号（秘书）——繕印（打印人）——校对——用印（盖印）——登记——分发 实务测试 275 办公室实务 课程的有关说明 本课程的教学目的是，通过教学的实施使学生掌握办公室实务操作方面的基本知识，具备办公室业务的基本技能和与之相关的交际能力，有一定的文字使用运用能力。 本课程教学内容分为十四章，包括办公室实务概述、文员实务、电话电子通讯、邮件收发、接待实务、信访实务、会议及会谈实务、日程安排、差旅事宜、照料上司身边琐事、交际与礼仪、办公室用语、印信值班工作、文书与档案实务等。 本课程是一门实