项目的组织协调与沟通知识讲稿.ppt

项目的组织协调与沟通 项目协调 项目沟通 项目管理中几种重要的沟通 项目沟通中的问题及原因 项目沟通方式 项目协调 项目协调管理的范围 项目协调范围 系统内部的协调 系统外部的协调 人际关系的协调 组织关系的协调 需求关系的协调 与近外层关系的协调 与远外层关系的协调 项目沟通 有关沟通和项目沟通的主要概念 沟通就是相互理解 沟通就是提出和回应问题与要求 沟通交换的是信息和思想 沟通是一种有意识的行为 沟通是项目协调的手段 项目沟通是开展项目管理的重要途径 项目沟通 项目沟通的意义 使总目标明确，让项目参加者对项目的 总目标达成共识 建立和保持较好的团队精神 消除障碍、化解矛盾、减少摩擦、提高 组织效率 保持透明度，保证齐心协力 项目沟通 项目沟通的困难 ——并不在于沟通工具、沟通技术方面， 而主要体现在心理上 （1）项目参加者关系复杂，沟通面大，需 要建立复杂的沟通网络 （2）新技术、新工艺的使用，专业化、社 会化的分工，项目管理综合性和专业化分 工的矛盾增加了沟通难度 项目沟通 （3）项目相关利益主体不同的利益、动机 、兴趣和期望等造成行为的不一致 （4）项目组织的临时性容易产生组织摩擦 （5）反对变革的态度 （6）人们的社会心理、文化、习惯、专业 及语言方面的差异对沟通产生影响 （7）项目实施过程中既定方针政策的稳定 性难以保持 项目管理中几种重要的沟通 项目经理与业主的沟通 （1）理解总目标，理解业主的意图 （2）让业主参与项目实施过程 让业主理解项目及过程，使其成为专家 了解业主对项目关注的焦点，决策时充 分考虑业主的期望、习惯和价值观 尊重业主，随时向业主报告情况，提供 充分的项目信息 项目管理中几种重要的沟通 加强计划性和预见性 （3）业主应将项目策划和决策过程向项目 经理解释和说明，并提供详细的资料 （4）项目经理应正确对待业主所属企业的 其他部门或合资各方对项目的指导 项目管理中几种重要的沟通 项目管理者与承包商的沟通 （1）让各承包商理解总目标、阶段目标以 及各自的目标、职责、项目的实施方案 （2）指导和培训各参加者和基层管理人员 适应项目工作 （3）不随意对承包商动用处罚权，或经常 以处罚相威胁，强调管理服务意识 （4）在招标、商签合同、工程施工中让承 项目管理中几种重要的沟通 包商掌握信息、了解情况，以便正确决策 （5）鼓励承包商将项目实施状况、遇到的 困难、意见向项目管理者汇报，通过意见 的交换减少争执、谋求一致 项目管理中几种重要的沟通 项目经理部内部的沟通 项目经理与内部职能人员之间存在沟通 障碍 建立完备的项目管理系统和工作流程， 明确划分工作职责、规定沟通方式、渠道、 时间，可提高项目经理部内部的沟通效率 项目经理应主要从心理学、行为科学角 度激励组织成员的积极性 项目管理中几种重要的沟通 （1）发扬民主的工作作风 （2）建立平等、互助、信任的工作关系 （3）公开、公平、公正地处理事务 对以项目为经营对象的企业，应形成比 较稳定的项目管理队伍，可有效减少摩擦 受双重领导的职能人员应保持双重忠诚 建立公平、公正的工作业绩考评方法、 标准，定期、客观地对成员开展业绩考评 项目管理中几种重要的沟通 项目经理与职能部门的沟通 项目经理与职能经理之间存在着内在的 矛盾性，这一界面的协调是项目成功关键 项目经理必须发展与职能经理的良好工 作关系，这是其工作顺利进行的保证 项目经理和职能经理应保持高密度的相 互交流，并在他们之间形成一个清楚的、 快捷的信息沟通渠道 项目管理中几种重要的沟通 项目经理与职能经理的基本矛盾主要来 源于权力和地位的斗争，职能经理因承受 项目经理的压力和被动性而缺乏承担责任 的积极性，甚至产生抵制的心理 职能管理是企业管理机构的一部分，作 为常设机构能寻求强大高层的支持 以项目计划为主要信息沟通工具，项目 计划应尽力取得职能部门资源支持的承诺 项目沟通中的问题及原因 常见的沟通问题 项目组织或项目经理部内部出现混乱 非事务性主题频繁干扰项目的重大议题 信息传递不及时、不准确、不够全面 应有的争执不公开讨论 项目经理部中存在或散布不该有的气氛 项目实施中的不一致和不同步 项目得不到职能部门的支持 项目沟通中的问题及原因 原因分析 （1）缺乏对项目目标、责任、组织规则和 实施过程的统一认识和理解 （2）多业主状况导致非程序干预 （3）缺乏对项目组织成员工作的明确的结 构划分和定义，人们不清楚其职责范围 （4）信息沟通系统设计功能不全 （5）项目经理的领导风格和项目组织的运 项目沟通中的问题及原因 行风气不正 （6）项目协调会议主题不明，项目经理权 威性不强，或缺乏正确引导 （7）滥用分权和计划的灵活性原则 （8）组织运行规则的缺陷 （9）项目经理缺乏管理技能、经验和威信 （1