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浅谈办公室工作存在普遍性问题及改进措施 　　摘要：办公室是一个单位领导班子的参谋和助手，它协助领导决策，执行领导决定，上传下达，沟通左右，协调各方，工作千头万绪，任务纷繁复杂。那么，怎样才能有条不紊地做好办公室的份内工作？在此，我想结合实际工作，针对我们在日常工作中存在的普遍性问题进行分析及下一步应该采取的措施，谈谈我的一些认识和看法。 　　关键词：办公室工作 问题 措施 办法 　　1 存在的普遍性问题以及简要分析 　　日常工作中存在的普遍性问题，使得办公室工作往往步履蹒跚、困难重重，不能及时给领导和职能科室提供较好的服务，给工作带来了不同程度的影响。主要表现在以下几个方面： 　　1.1 职责不明确 　　办公室及其成员职责不明确，没有从真正意义上建立起办公室及其成员的岗位职责，虽然不少项目岗位职责均已上墙，但实际上大家都是相互照抄，交给广告公司制作安装，对岗位职责上规定的义务并没有认真去研究，心里其实根本不清楚，或者说没有完全弄清楚办公室该做那些工作，自己应该去做哪些工作。这就形成了工作目标和职责不清，相互间推诿，工作较为盲目，日常工作被遗漏等现象时有发生。如办公用品领用，车辆使用安排以及相关费用卡控等，都存在该管的不管，不该管的管等职责不清、部分工作处于相对真空状态。 　　1.2 标准不明确 　　对系统工作没有一个明确的标准，做到什么程度算完成了任务没有统一的标准，形不成工作的闭合，往往是有头没尾或虎头蛇尾，不进行反馈和效果验证。问起来这个工作已经做了，但结果怎样，达到了什么效果却模棱两可，致使一些工作始终处于正在进行时，甚至延误了下一工作环节的正常运转。反映出我们的工作缺乏计划性，在检查监督和验证结果存在一定的不足。如在公文处理方面未能及时的给班子成员审阅、个别班子成员未审阅问题；领导签发后相关部门执行结果问题；重要事项督办结果反馈滞后问题；办公用品按计划采购发放问题等，均存在执行没有标准，有头没尾现象。 　　1.3 方法不得当 　　一些同志在工作中方法欠缺或不当，没有对手头工作进行冷静认真的梳理，对大事、小事、急事、琐事、突发事等理不出头绪，不知道应该先做哪件事、后做哪件事，往往是所有的事一起做，一会这个、一会那个，结果是弄的焦头烂额，每件事都在做，没有一件事能够做好。使得一天到晚工务缠身，心情郁闷，工作压力很大，于是动不动火冒三丈，怨天尤人。这种情况主要是没有对自己所承担的工作进行流程化梳理造成的。比如在台式电脑购置中，首先我们应该看看在上年度末我们上报的下年度《固定资产的购置计划》，购置计划中是否列有该项，如有该项，我们再根据公司不定期公布的购置单价标准向上级提报申请，经分公司和公司相关部门和主管领导审核同意后，方可购置。假如我们不查看购置计划或不参考单价标准，随意填写申请，那么会处处碰壁，既耽误自己和别人的时间，又显得自己工作稀里糊涂、心中无数，工作始终较为被动。 　　1.4 执行力不强 　　执行力是我们工作效率和个人能力的基本体现，直接反映着我们对办法制度的落实情况和对工作的责任与激情。在日常工作中，执行力较差往往表现为工作拖拉，不按时完成份内工作；找各种理由，为自己炮制不想干或不愿干工作的借口；掩耳盗铃，将一些份内工作视而不见；稀里糊涂，对份内工作敷衍了事等情况，这些现象主要是责任心不强、主观能动性差的个人和单位一些不良因素影响等原因造成的。一些漠视管理办法、规章制度、工作中不善于思维、工作不分主次，虽忙忙碌碌但执行效果甚微，缺乏监督检查等现象，也是造成执行力差的主要因素。 　　1.5 业务素质低 　　在日常工作中，我们经常会出现某项工作无从下手；某些问题会违反原则又不知道该怎么办；某件事解决后但又引起其他新的问题；某种费用卡控了半天到最后仍然超出了原计划；对一线员工提出的问题难以清楚解答；某个报表虽然拌拌磕磕的上报了，但对报表的数据来源却一知半解……凡此种种力不从心的问题暴露出我们的业务素质不能满足为现场服务的需要，我们对业务知识和文件办法的学习没有跟上，我们对本职工作的责任心和学习力还有待于认真与耐心的提高。 　　2 应该采取的措施和办法 　　今年来，由于受到国铁投资放缓，公路及其它建筑施工领域竞争激烈带来的影响，公司占领市场及经营运转陷入前所未有的困境，这就对办公室工作同样提出了挑战。那么怎样才能解决克服上述这些普遍性问题和困难，使我们尽快适应工作需要，提高服务质量，下面我来谈谈我们应该采取的相关措施和办法。 　　2.1 要明确职责要求 　　办公室要根据上级岗位职责要求，结合本单位实际，认真梳理、逐项划分，切实的制定出本部门和其成员的岗位职责，使每项工作都能落实到人头，人人心中有数，知道哪些工作属于办公室范围，哪些工作属于自己应该去做的，任务明确，遇事不推诿扯皮。同时