工程档案管理办法(试行新.doc

****工程档案管理办法 （试行） 第一条 为规范公司工程档案管理工作，根据《建设工程文件归档整理规范》（GB-T50328-2001）在工程建设过程中形成的各种形式的信息记录，包括工程准备阶段文件、监理文件、施工文件、竣工图和竣工验收文件在工程建设活动中直接形成的具有归档保存价值的文字、图表、声像等各种形式的历史记录市城市建设档案馆 2.直属单位负责本单位工程项目从工程准备阶段到竣工验收备案过程中工程建设文件的收集、整理、立卷、编目、装订、档案预验收及档案移交。 第四条 工程档案的收集 （一）工程准备阶段形成的前期文件，工程完工、竣工验收阶段形成的文件，以及设备、工艺和涉外文件，由公司各经办部门和直属单位负责收集、整理；勘察、设计单位负责勘察设计文件的收集、积累，并按规定向公司工程部提交有关设计基础资料和设计文件。 （二）工程施工阶段形成的文件，由各承包单位负责收集提供其承包项目的全部文件；项目监理文件由监理单位收集提供。 （三）公司各经办部门和直属单位督促项目监理单位监督、检查项目建设中文件的收集、积累和完整、准确情况，以及完工、竣工验收中文件资料审查情况，并经审核、签认后向建设单位提交监理业务范围内的有关专项报告、验证材料及监理文件。 第五条 工程档案的整理 建设项目所形成的全部项目文件在归档前应根据国家有关规定，由文件形成单位（建设、勘察、设计、施工及监理等）进行整理，公司各经办部门或直属单位立卷后移交公司工程部归档。 （一）公司各部门、直属单位形成或收到的有关建设项目的前期文件、设备文件、竣工试运行（生产）及验收文件，应根据文件的性质、内容，分别按年度、项目的单位工程整理。 （二）勘察、设计单位形成的基础材料和项目设计（施工图除外），应按项目或专业整理。 （三）施工技术文件应按单位工程的专业、阶段整理；检查验收记录、质量评定及监理文件按单位工程整理。 （四）设备、技术、工艺文件应由承办单位整理；现场使用的安装、调试形成的非标准图、竣工图、设计变更、试运行及维护中形成的文件、工程事故处理文件由施工单位整理。 第六条 工程档案的立卷 组卷要遵循项目文件的形成规律和成套性特点，保持卷内文件的有机联系；便于档案的保管和利用。 1.工程准备阶段文件按建设程序组卷。 2.监理文件按单位工程、分部工程组卷。 3.施工文件按单位工程、分部工程组卷。 4.竣工图按专业组卷。 5.竣工验收文件按单位工程组卷。 竣工验收文件目录详见附件2。 第七条 工程档案的编目 （一）编写案卷页号：卷内文件有书写内容的页面均应编写页号；页号编写位置：单面书写文件在右下角；双面书写文件，正面在右下角，背面在左下角；图纸的页号编写在标题栏外右上方；成套图样或印刷成册文件，将其作为一份填写卷内目录，不必重新编写页号，可在备注中注明总页数。各卷之间不连续编页号。卷内目录、卷内备考表不编写页号。 （二）卷内目录：由序号、文件编号、责任者、文件材料题名、日期、页号和备注等组成。卷内目录排列在文件材料的首页前。 1.序号：用阿拉伯数字从1起依次标注卷内文件的顺序，一个文件（或部件）一个号。 2.文件编号：填写文件文号或图样的图号，或设备、项目代号。 3.责任者：填写文件形成部门或主要责任者。 4.文件材料题名：填写文件材料标题全称，或拟写文件题名。 5.日期：填写文件材料形成日期。 6.页号：填写每份文件材料首尾页上标的页号。 （三）案卷封面和脊背 1.案卷封面采用案卷外封面和案卷内封面形式，内容主要有：案卷题名、立卷单位、起止日期、保管期限、密级、档案号等。 2.案卷题名，应简明、准确揭示卷内文件的内容。主要包括项目名称或代字、代号及其结构、部件、阶段的代号和名称等；项目名称与批准的原立项、设计（包括代号）应相符；归档外文资料的题名及主要内容应译成中文。 3.立卷单位：填写文件组卷部门或项目负责单位。 4.起止日期：填写卷内文件材料形成的起止日期。 5.保管期限：依据要求填写组卷时划定的保管期限。 6.密级：依据必威体育官网网址规定填写卷内文件的最高密级。 7.档号：由公司按项目档案分类编号方案，填写档案的项目代号、分类号和案卷流水号。 8.案卷脊背：填写保管期限、档号和案卷题名。题名从右竖写，遇数字横写。保管期限填写用色标区分：红色代表永久，黄色代表长期，绿色代表短期。 9.案卷封面及脊背的档案号暂用铅笔填写，移交后由接收单位统一填写。案卷内封面排列在卷内目录之前。 （四）卷内备考表 1.卷内备考表要标明卷内文件的件数、页数，不同载体文件的数量（如：文字材料100页，照片10张，附图1张）以及组卷和案卷使用过程中需要说明的问题。 2.立卷人由责任立卷人签名。立卷日期应填写完成立卷的日期。检查人由案卷质量审核者签名及填写审核的日期。 3.互见号：应填写反映同一内容而形式而