一、文件归档 五、填写目录二、档案分类 六、档案装盒三、课件.ppt

会计类档案分类示意： 一级 二级 三级 会计档案 会计报表 帐簿 凭证 2003 2004 2005 2006 2007 三、档案组件 1、文字文件： 一般一份文件为一件 必要时也可按问题特征组件 将归档的文件组成档案基本保管单位 一件的排列顺序： 发文与定稿为一件，发文在前； 正件与附件为一件，正件在前； 原件与复制件为一件，复制件在前； 转发件与被转发件为一件，转发件在前； 收文与传阅单为一件，传阅单在前； 无定稿的发文与签发单为一件，发文在前； 件与件之间的排列顺序： 在最底一级类目内，按时间顺序排列 文件材料较多时，也可结合问题、 阶段、名称、地域等特征排列 2、图样文件： 一套为一件或数件 一套图样文件数量多时，可按结构、 专业、工序、性质、名称等特征分别 组件 数件： 件与件之间的排列顺序： 同一类归档文件中，最低一级类目内的文件 按文字材料在前，图样材料在后的顺序排列 其中： 文字材料按时间顺序或结合问题、 阶段等特征排列 图样文件按专业排列，同专业内按 图样目录或图号顺序排列 主要包括： (1)全宗号 (4)保管期限号 (2)类目号 (5)件号 (3)年度号 (6)间隔号 四、编写档号 1、编写方法 (1)全宗号— 由青岛市档案馆统一确定，在档案未进馆 之前该号暂空 (2)类目号-- 一级类目： 采用类目中两个有代表性 文字的大写声母作为代号 管理类________________ “GL” 产品类_________________“CP” 科学技术研究类_________“KY” 基本建设类_____________“JJ” 设备仪器类_____________“SB” 会计类_________________“KJ” 一级类目名称与代号 二级及二级以下类目： 采用阿拉伯数字“1-9”或“01-99”表示 亦可采用型号或项目代号表示相应级类目 (3)年度号-- 用阿拉伯数字编写年度号 如： 二00七年用“2007”表示 永久：30年以上 —“1” 长期：10-30年（含） —“2” 短期：10年（含）以下—“3” (4)保管期限号-- 提 示 确定归档文件材料保管期限参考依据： A、《档案业务建设指南》—— 《青岛市企业文件归档范围与保管期限》 B、《档案工作文件选编》—— 财会字[1998]32号《会计档案管理办法》 国档发 [1988]4号《基本建设项目档案资料 管理暂行规定》 C、国家档案局《企业档案工作规范》 —— 《企业文件材料归档范围与保管期限参照表》 (5)件号-- 管理类档案-- 同一年度内按三个不同保管期限分别 编写件号；档案数量较少的单位， 同一年度可编写一个起止件号。 科技类档案-- 分别按其最低一级类目编写件号。 会计档案—— 分别按二级或三级类目编写件号 会计报告 采用大流水形式编写件号。即按会计 报告形成的年度顺序自“1”始编写件号 会计账簿、凭证 分别按三级类目（年度）编写件号。 即一个年度一个起止件号 一册为一件 （6）间隔号 同为拼音字母或阿拉伯数字编写 的类目号中间用间隔号“.”隔离; 类目号与件号中间用间隔号“-”隔离; 拼音字母与阿拉伯数字编写的类目号 中间不用间隔号. 2、档号示意： (1) GL2007