第三节_会中服务及会后工作.pptVIP

【导入新课】 经过充分的准备，会议召开了，是不是秘书的工作就大功告成了？ 会议中秘书人员还有哪些工作要做？ 会议后还有哪些收尾工作？ 会场的科学管理 （2）签到 参加会议人员在进入会场时一定要签到。会议签到是为了准确地统计到会人数，更好地安排会议工作。 签到方法主要有以下几种： A．小型会议由会议秘书人员、会议工作人员代为签到。 B．大中型会议一般采用证卡签到。 C．富有纪念意义的会议可采取簿式签到的方法。 D．座次签到方法。 E．电子计算机签到。 会场的科学管理 （3）引导就座 [小窍门] 与会者的座位一定要事先安排好，可以以部门为单位集中就坐，也可以划分会区。 大多数会议的人员并不熟悉会场，因此，会议工作人员要引导座位。为减轻会议工作人员的负担，可以采用印刷“座次表”，还可以设座位标志，摆放名签。 会场的科学管理 （4）分发文件 一般在签到时发放会议文件。 （5）维持会场秩序 禁止无关人员入会，保证会议安全、机密、无干扰。 （5）维持会场秩序 案例一 会议要必威体育官网网址 某高科技公司对新研制的产品开会鉴定。会议期间，发现竞争对手某公司的职员悄悄进了会场。公司秘书立即向经理汇报了情况，建议停会休息，并及时要求该人员离场。因处理及时，保证了公司利益未受损失。 点评分析： 市场经济下，谁掌握了高技术，谁就可能赢得竞争。而对公司技术的必威体育官网网址也显得十分重要。 一些对手的渗透可谓不择手段。会议的必威体育官网网址工作不可小视。 会场的科学管理 （6）内外联系，传递信息 开会时一般不接寻找与会者的电话，接传紧急电话时要注意安全必威体育官网网址。 （7）处理临时交办事项 会议时出现一些临时变动，应根据领导的指示，妥善解决。 （8）做好会议记录 会议记录的形式可以多样：速记、录音、录像。 会场的科学管理 （9）收集会议资料 一些会议要求收集要讨论的信息，及时反馈给会议的主持者。 （10）编写会议简报 会议简报是会议交流性和指导性文件，要及时编写分发。 （11）其他服务工作 会场的茶水供应，摄影留念安排、做好会议记录、组织参观活动和娱乐活动等。 案例分析 某亏损企业管理层召开总结会。会议期间有人提议，应该增加会议经费，联系一个风景区“考察”一下，再给每人发一份“够档次”的纪念品。你认为这个提议是否合乎经费管理原则？ 会议后的善后落实工作 案例二 会后要落实 有一副对联：“今天会，明天会，天天开会；你也讲，他也讲，大家都讲”横批：“无人落实”。这副对联批评的是会议开了以后不能落实的情况。这种情况确实普遍存在。例如，某县教育部门曾召开校长会，要求学校严格按照文件规定收费，但开学后却发现一些学校并没有执行会议提出的要求，仍然乱收费。 点评：会议决议在工作中落实，会议才能取得实效，否则会议就开得毫无意义。保证会议要求的落实，需要检查督办。这是秘书在会议后的一项工作。 会议后的善后落实工作 会议后的善后落实工作 一要加强催办人员的责任心，健全责任制，责任到人。一人负责一项或几项催办工作，及时了解催办工作，解决出现的问题。 二是健全登记制度，建立催办登记薄，定期记载催办事项的进展情况。 三要建立反映汇报制度，采用口头、书面、专题等各种形式，定期或不定期地向领导反映催办事项落实的情况。 检查催办的具体办法多种多样，常用的有发催办通知单，打电话催办，直接派人检查催办。催办通知单上一般要写明催办的内容、催办日期、受催单位、联系人、联系电话等，并按顺序编号。通知单样式： 【课堂小结】 会议前的准备工作很重要，它是开好会议的前提基础。会议中秘书人员的工作同样很重要，因为会议中会有一些突发事件发生，会有一些临时事件要办理，需要秘书人员有高度的责任心，有职业的细心和应变能力。 我们要认识到：秘书工作都是一些小事，实际上秘书工作无小事，有时候一个细节问题就会影响会议的议程或者效果。 作业 简答题 1．会议中秘书应做好哪些组织服务工作？ 2．会议后秘书的善后落实工作有哪些？ 会 议 纪 要 一、会议纪要的概念、特点和种类 1．会议纪要的概念 会议纪要是记载和传达会议情况及议定事项的公文。 会议纪要与会议记录不同。会议记录是原始材料。会议纪要则是正式公文，是经过整理加工的会议上达成的一致共识，是会议内容的要点。 2．会议纪要的特点 （1）纪要性。是对会议中重大的、值得重视的事项、议题、意见的记载。 （2）指导性。是正式公文，主要是向与会单位或下属机关传达贯彻会议精神，具有一定的指导作用。 （3）知照性。除具有指导性以外，还可以发送有关单位，用以沟通情况，知照事项，或向上级机关汇报会议精神。 3．会议纪要的种类 （1）工作性会议