采购业务内部控制.ppt

采购业务内部控制 内控之（一） 第一部分 存货内部控制制度的基本内容 职务分离制度 存货采购的请购单制度 订货控制制度 货物验收控制制度 入帐付款控制制度 会计稽核与对帐制度 职务分离制度 1、在请购单中，对需要采购的存货品种、数量由生产部门或销售部门、保管部门根据需要量以及现有库存共同确定，然后交采购部门进行公开询价 2、采购合同应由生产或销售部门、采购部门、财务部门、法律部门会同供货单位共同签订 职务分离制度 3、存货的采购人员不能同时负责存货的验收保管 4、存货的采购人员、保管人员、使用人员不能同时负责会计记录 5、采购人员应与负责付款审批人员相分离 6、审核付款人员应与付款人员相分离 7、记录应付帐款人员应与付款人员相分离 存货采购的请购单制度 采购部门估算出资金需要量，拟订付款时间说明表或安排表后交财务部门 财务部门根据计划、预算范围以及现有资金状况进行综合审查 请购单由使用部门、保管部门、采购部门和财务部门共同签署执行意见后交采购部门留档备案，办理订货手续 订货控制制度 核心是对询价、签订合同和订货单的控制 询价单、报价单、质量标准、可享受折扣、付款条件、交货时间以及供应商的信誉 货物验收控制制度 货物到达后必须由采购部门、使用部门和会计部门相分离的保管部门进行验收保管 验收包括数量和质量两方面 仓管部门核对采购计划、订货单和发货单，及时填制验收单分别转递采购部门和会计部门 控制中心是品质数量，明确相关人员责任 入帐付款控制制度 采购计划、请购单、订货单、验收单、结算凭据一并构成付款入帐依据，缺一不可 发生商业折扣直接在购货价格中体现，无需单独反映 发生现金折扣为了防止暗箱操作宜采用总价法进行核算，尽量回避净价法 会计稽核与对帐制度 必须及时、定期与客户对帐，防止债务虚设以及业务人员的舞弊行为 第二部分 采购作业程序及控制要点 询价 比价、议价 订购 收件、分发、核对 整理付款 索赔 询 价 选择询价对象与地区 整理报价资料 选择开发对象 品名、规格、质量要求、数量、付款办法、付款条件、交货期、地点等等 有无其他有利的替代品 是否需要样品检验或试用 比价、议价 调查市场行情 核对资金预算 选择议价对象，比较采购条件 厂商的供应能力是否能保证按期交货、质量确认 生产商或经销商的可靠程度 经成本测算后设定议价目标 价格上涨或下跌的影响因素 订 购 对合同中特殊条款的审查、控制、监督以及跟踪，如预付定金、非常规结算方式、额外附带条件、折扣等 采购总计划与分计划、采购批次和批量 交货期与质量标准的变化 收件、分发、核对 按分配原则指派具体经办人 确定收件分发核对的具体方式 核对品名 核对规格 核对数量 核对请购日期、交付采购日期、需用日期、实际交付日期、验收日期 整理付款 核对采购计划、请购单、订货单、验收单 核对发票抬头与实际内容 核对发票价格与请购、订购价格 核对预付款、暂借款等 核对结算方式和付款条件 核对资金计划与实际付款期限 索 赔 核对检验报告 填制索赔记录 确定具体经办人向保险公司、运输公司、供货商履行索赔程序 办理退货或更换手续 确定内外责任归属 存货请购的归口管理 1、常备材料：生产部门 2、预备材料：物料管理部门 3、非常备材料： （1）生产用料：生产部门 （2）其他用料：具体使用部门或物料管理部门 企业仓库管理制度55 物资验收入库制度 物资储存保管制度 物资领用发放制度 物资出库管理制度 物资借入归还制度 物资借出收回制度 外协加工管理制度 请购单（必须包括的内容） 请购部门及请购单号码 需用日期 预算或计划编号 预算控制价格或以往价格 品种数量技术含量要求 分批采购还是集中到货 常备物资还是特殊材料 准购单（必须包括的内容） 请购日期及编号 请购栏 准购栏 材料名称 上次采购日期 材料编号 上次采购单价 材料标准 供应商地址电话 规格数量 约定交货期 用途及存货仓库 归口分额度审批 订购单 材料编号及品种规格 单位数量单价金额 交货期限交货地址 结算方式 交易条款 连带注意事项 验收单（必须包括的内容） 订购单编号 计划或预算编号 订购货物名称数量单价 存放区域或仓位 实收数量 合格与不合格数量及处理意见 检验、验收、仓管签字 进口货物跟踪 物料名称编号及说明 请购单