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企业档案管理的基本知识与方法 中国人民大学 宫晓东 E-mail : zuishig@ 目录 企业档案管理的基本概念 企业档案管理的基本要求 企业档案管理的工作体系 企业档案管理的主要工作方法 企业档案意识的提升 企业档案管理的基本概念 企业档案工作：企业履行档案管理职责的行为和活动。 企业档案：企业在研发、生产（建设）、经营和管理活动中形成的有保存价值的各种形式的记录。（各种档案释义） 文件：是人类以文字符号的形式记录和传达某种意图或活动情况的具有特定体式的信息材料。 资料：是机构因为参考的目的，临时搜集保存起来的信息材料。 全宗：是一个立档单位所形成的全部档案的集合。 归档：将符合归档范围的文件材料按照要求整理移交，转化为档案的过程。归档工作的主体是文件形成部门或形成者。 保管单元：档案留存的最小管理单元（件、卷、盒、张、盘等） 档案分类：按照档案所反映的内容特性，将档案划分成具有一定平行关系和从属管理的不同等级的系统，以便于管理和检索。 档案号：档案保管单元唯一的身份标识，一般由分类号、特征号和顺序号组合而成。 企业档案管理的基本要求 企业档案工作原则：集中统一领导，分级管理；维护档案的准确、完整、系统和安全；实现档案资源的有效利用。 “三纳入”的要求：企业档案工作是企业各项业务和活动的有机组成,应纳入企业领导工作议事日程，纳入企业规章制度及工作流程，纳入企业部门和有关人员的经济责任制或岗位责任制。 “四参加”的要求：企业档案部门或档案人员应参加产品鉴定、科研课题成果审定、项目验收、设备开箱验收等活动，负责检查应归档文件的完整、系统。 “四同时”的要求：企业下达项目计划任务应同时提出项目文件的归档要求；检查项目计划进度应同时检查项目文件积累情况；验收、鉴定项目成果应同时验收、鉴定项目文件归档情况，项目总结应同时作好项目文件归档交接。 “八防措施”：档案保管应做到防火、防盗、防光、防有害气体、防尘、防高温、防潮、防有害生物 。 有关基本建设档案管理的国家规定： 建设部制定《建设工程文件归档整理规范》 GB/T50328－2001 《科技档案案卷构成的一般要求》 　GB/T11822－2000 《重大建设项目档案验收办法》 　（档发[2006]2号） 《国家重大建设项目文件归档要求与档案整理规范》DA/T 28—2002 《企业档案工作规范》DA/T42—2009 房地产企业档案规章制度组合示意 企业档案管理的主要工作方法 一、企业文件清理 （一）含义 清理企业文件数据，就是将企业各项工作、各个部门、各个岗位产生、处理、发出的所有信息（包括文件、图纸、程序、报表、单据），以及其他载体或数字格式的文档等，进行系统化，从而使企业各类信息类有所依，运行线路清晰，相关责任明确。 清理企业文件数据，必须要对企业的机构设置、岗位设置、主要工作流程进行了解，并在此基础上对数据状况进行分类和分析，目的是寻找出主体数据和主要信息流动线路，为精化企业档案管理提供依据。 （二）企业基础数据清理的工作程序及数据汇总表 （三）数据互动规律描述 当一种必要的数据产生并发出后,它必然会对接收者产生作用或意义。所有接收该数据信息的部门或岗位,会由于其既定的职责对该数据信息进行处理,并在处理过程中产生其他相关的数据。由此可见，企业的各项工作，其实就是围绕着各种类型的数据所开展的一系列活动。我们跟踪某一具体数据的形成、传递、处理、归档等运动过程，就可以发现该数据的运动特征，以及由这种运动所产生的影响的规律性。这就是所谓的数据互动规律。 （四）数据清理工具的设计与使用 目前手工进行数据清理的工具主要有以下四种:1、数据状况问卷；2、数据运动状况示意图；3、数据汇总表。 二、档案管理业务要点 3、文件归档制度 1、归档范围（参见文件清理表） 2、归档时间 一般情况下，管理类文件材料的归档时间为次年第一季度，以下文件按办理完毕或活动结束时间归档： 股东大会、董事会、监事会、职代会、党代会等会议文件材料 产权变动过程中形成的文件材料 法律诉讼文件材料 机要文件 工程、生产技术类文件材料的归档时间应按照专业活动特点具体划分。 3、归档份数 管理类文件原则上归档份数为一份。工程、生产技术类文件的归档份数按照国家行业标准和现场约定决定归档份数。 4、归档要求 归档实行承办人负责制。 归档文件应为原件，因故无原件者应进行签章说明。 文件材料归档后不得进行修改。 归档文件的载体和字迹材料应符合耐久性要求。 5、归档手续 归档手续以合法性和合规性为原则。 文件承办人和档案人员在归档材料移交审核后填写《文件移交登记表》一式两份，签字确认。移交登记表一份由档案人员归档，一份由文件移交人员