会展管理 复习参考资料课件.ppt

六、论坛（学术报告会） 有领导参加的论坛、报告会 论坛（学术报告会） 讲台 主席台 讲台 嘉宾1 嘉宾2 嘉宾3 嘉宾4 * 八、排序技巧 主席台排序： 前排高于后排，中央高于两侧； 内外有别：左高右低（中国传统习俗、政 府 公务礼仪） 右高左低（国际惯例、商务礼仪） * 排序技巧 面门为上 居中为上 以右为上 前排为上 以远为上 另：客人先坐先起，顺时针方向等 * 排序技巧 面门为上 居中为上 以右为上 前排为上 以远为上 另：客人先坐先起，顺时针方向等 * 第五节 、 会议现场管理工作 一、接客送客 二、报到与签到 三、贵宾接待 四、会议接待礼仪 五、会议开幕 六、准备会议文件 七、会议讨论与表决 八、做好会议记录 九、制作会议简报 十、会议各阶段的宣传工作 * 一、接客送客 1、接客 即会议接待人员在机场、码头、车站迎接与会者。接客是跨地区会议、全国性会议和国际性会议接待工作的第一道环节。 做好迎接工作要注意以下几点： ? 确定迎接规格 ? 组织欢迎队伍 ? 竖立接待标志 * ? 掌握抵达情况 ? 热情介绍 ? 主动握手 ? 安排献花 ? 陪同乘车 ? 注意安全保卫，准备新闻采访 * 二、会议的构成要素 主办者 会议的主办者是会议的具体组织者，其任务主要是根据会议的目标和规则制定具体的会议方案并加以实施，为会议提供必要的场所、设施和服务，确保会议正常进行。（发起者、承办者 、东道主）发起者指最早倡议并组织会议的单位和个人， 承办者即具体落实会议组织任务的机构或个人。东道主即会议举行地的主人，可以指国家、地区、组织或个人。 * 与会者 与会者即参加会议的对象，通常又称为会议成员（人员）。与会者是会议的主体，因而是会议成功与否的重要因素。与会的人数越多，会议的规模越大。包括正式成员、列席成员、特邀成员、旁听成员四种。 会议议题 会议的议题是根据会议目标确定并提交会议讨论或解决的具体问题，是会议的必备要素。举行会议首先要明确为什么而“议”和“议”什么。 * 会议的结果 会议的结果即会议结束时实现目标的程度。会议的结果是会议的目标、议题、会议的组织形态以及与会者之间的关系和力量对比等因素综合作用的产物。会议的结果通常以文件的形式记载下来，可以归档保存，也可以公布、传达。 会议的时间 会议的时间即会议的起讫时间和时间跨度。会议在时间上有长短、缓急、定期与不定期之分。 * 会议的地点 会议的地点是指举行会议的场所。会议的群体性特征决定了会议信息传递的当面性和实时性，因此，传统的会议形式都是把与会者召集起来进行面对面的信息传递和沟通。 会议的方式 会议的方式即用以达到会议效果的手段，包括会场布置、气氛渲染、活动的样式和传递方式等等。会议的方式对于实现会议的目的、提高会议的效率有直接的影响。 * PCO 会议 中心 政府 机构 旅行社 餐饮 公司 交通 公司 翻译 公司 宾馆 会议 主办方 * 第三节、 PCO对会议的5W3H策划管理 * 一、Why:会议目标的策划 1、会议的必要性 会议的目标是会议组织者的期望，确定会议目标就是要解决为什么开会这一最基本的问题。只有目标清晰、任务明确，会议才能发挥应有的功能。找出开会的主客观因素。 * 二、What:会议议题的策划 1、策划要求： 会议议题要服务于会议目标 会议议题要高效 会议议题要准确 2、议题的形式： 书面形式 ? 议案 ? 议程表 ? 提纲 口头形式 * 三、Who:会议组成人员的确定 1、会议工作人员的确定： 会议秘书机构工作人员的确定 会议宣传公关机构工作人员的确定 会议文书机构工作人员的确定 会议保卫机构工作人员的确定 会议后勤机构工作人员的确定 * 2、会议的与会人员的确定： 会议的与会人员应当依据会议的目的、性质、议题以及议事规则来确定。 确定会议与会人员必须注意的问题： ? 合法性（选举确定、领导确定、规则、商议) ? 必要性（和议题有关的人、专业人士) ? 明确性（人数的多少等等） ? 代表性（正式成员、列席、特邀、旁听成员） * 四、When:会议时间策划 会议时间的策划涉及到两个方面问题：一是会议召开的时间；二是会期的长短。 策划会议时间应当把握的几条原则： ? 时机原则 ? 需要原则 ? 成本