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行政事务工作流程图 一、印章管理 1、流程图 填写印章使用申请表 填写印章使用申请表 由申请人、部门负责人签字 总经理签字 行政部加盖印章 2、说明 eq \o\ac(○,1)使用公章到行政部填写《印章使用申请表》； eq \o\ac(○,2)《印章使用申请表》要有经手人、部门负责人签字； eq \o\ac(○,3)报总经理批准后，方可为其加盖； eq \o\ac(○,4)如遇总经理不在，由总经理委托受托人签字有效； eq \o\ac(○,5)如果工作需要使用财务章，须到财务部门按上述程序办理； eq \o\ac(○,6)因工作需要将印章携带外出的，由总经理特批，批准程序如上。 具体参照行政部事务管理规程第一节。 3、使用表格 印章使用登记表 二、档案、公文管理 （一）档案管理 1、归档流程 双方办理交接手续 双方办理交接手续 各部门将形成的档案移交行政部 分类、鉴定保管期限 编制案卷目录、装盒 组卷、填写卷内文件目录、编页码、编写案卷标题、填写登记表 在规定时间下发移交档案的通知 双方办理交接手续 统一编制档号、装订 日常零散的文件材料 登记、入库、排架 技术部、项目研发部按规定整理本部门形成材料，组成案卷 插入内容关联的案卷 单独立卷 双方办理交接手续 检查案卷质量 档案室接收移交档案 2、说明 1）档案分类：合同（包括销售和采购合同）、投标书、招标书、相关图纸、通知、文件 2）归档 eq \o\ac(○,1)各部门将所需存档的档案整理成册； eq \o\ac(○,2)本部门存档及移交行政部存档； eq \o\ac(○,3)相关人员在《存档登记表》登记。 eq \o\ac(○,4)技术档案归档：由工程部、项目研发部自行建档并报行政部备案。 eq \o\ac(○,5)具体参照行政部事务管理规程第二节第十、十一条。 3、使用表格 存档登记表 （二）公文管理 1、行文流程 行政部存档 行政部存档 行政部负责印发 行政部加盖公章 行政部打印 总经理签批 行政部核稿 填写发文审批单 部门起草文稿 接收单位签收文回执 2、说明 1）拟稿：由各部门进行拟稿，文稿必须内容清晰、层次分明、观点明确、文字简练、标点符号正确、书写工整，用钢笔书写，严禁用铅笔或油笔； 2）汇稿：文件拟草后，如须汇签的文件，必须先履行汇签手续，汇签人在文稿的汇签处，签署自己的意见； 3）核搞：文件由行政部负责人核搞，内容包括文件质量、内容是否符合规定； 4）签批：报总经理签批后，行政部打印、定稿、核对、盖章和印发。 5）对不同内容的发文建立发文登记簿，含发文的时间、文件名称、收文单位、发出时间和收文回执； 6）具体参照行政部事务管理规程第二节十二、十三条。 3、使用表格 1）发文登记表 2）哈尔滨日达兴科技实业股份有限公司发文审批单 （三）、收文管理 1、流程图 邮件、信函等 邮件、信函等 上级来文或同级单位来文 文件分类 接收到文件 存档 行政部登记 承办单位在收文处理单上签字 分送各承办部门 登记 行政部收文处理单 2、说明 1）收文的范围：上级来文、函件、邮件、传真、信件等； 2）收文的处理：行政部文秘在接到上级来文、信、函、邮件、传真后，要对文件进行分类登记，对有密件开口和国外信函，邮票被撕应拒绝签收，登记的内容包括：来文单位、文件内容、收到时间。 3）具体参照行政部事务管理规程第二节十四条。 3、使用表格 1）哈尔滨日达兴科技实业股份有限公司收文处理单； 2）收文登记表 （四）、受控文件管理 1、流程图 管理体系文件 管理体系文件 外来文件 其它管理性文件 技术性文件 手册和程序文件 编制 编制 编制 标识 批准 批准 批准 批准 发放 发放 发放 使 用 使 用 必要的定期评审 定期核查 更 改 作 废 换 版 N N N Y Y Y 发放 发放 2、说明 具体参照行政部事务管理规程第二节十五、十六条 3、使用表格 1）受控文件目录 2）文件发放、回收记录 （五）文件/档案查询、借阅管理 1、流程图 查询/借阅人提出申请 查询/借阅人提出申请 查找文件 部门负责人签字 总经理批准 申请人签字 行政部 行政部登记 2、说明 1）查询文件/档案先由申请人提出申请，并经部门负责人签字同意； 2）由总经理批准行政部方可