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陕西鸿安丰源建设工程有限公司 HAZD-XZ2017/WJ-12002
会议管理制度
第一条 总则
加强企业管理,规范公司各级会议的组织管理,明确工作的方向,更好地完
成公司的统一目标,强化工作灵活性和规范工作行为,建立、健全有序的工作秩
序,提高工作效率,协调各部门之间的工作,保证企业决策并贯彻执行,结合本
公司实际情况,特制定本制度。
第二条 适用范围
适用于公司各部门、各项目办公室及各分支机构的各种类型的会议。
第三条 责任划分
公司的重要会议、例会等由行政人资部负责计划、组织布置和管理,制定会
议召开时间、标准,向各部门提出执行公司例会的要求,并督促检查考核各部门
组织的会议。
第四条 会议分类
工作例会分为:周工作例会 (部门、管理处)、月度工作例会、专题会议、
Kick-off会议、公司半年度会议、公司年终总结表彰会议、公司经营活动分析会
议、领导办公会议。
第五条 会议管理
1、会议召开应本着精简有序、高效、注重效果的原则进行,避免冗长低效,
会议发言要简明扼要、讲究会议效率。
2、会议结束后,由行政人资部负责安排、协调、组织各部门相关人员参加
及时清理会议室,使会议室保持整洁。
3、所有参会人员需提前至少3分钟到会,不得迟到和早退 (包括会间休息
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时间)。
4、会议期间,需将手机调至静音、振动状态,不得在会场内接、打电话,
交头接耳,严守会议纪律,不能对发言者吹毛求疵,不要随便打断他人发言,要
认真听取别人发言,并做好记录,保守会议秘密,在会议决议未正式公布以前,
不得私自泄漏会议内容,以免影响决议实施。
5、会议不批假,除特殊情况除外,须在会议前 1天向部门负责人书面请假
并报备行政人资部,口头请假无效 (有公事在外除外);如有特殊原因不能准时
参加会议,须在会议前 1小时内向会议召集人亲自请假方可,经组织会议部门
负责人批准方可有效。会议不准中途离席,如遇特殊突发事项,经会议组织者同
意后方可离开。
6、与会人员无故迟到、早退者罚款20元;开会期间手机铃声响起者,罚款
20元;无故缺席会议,部门负责人以下人员罚款50元,部门负责人以上人员罚
款200元,由会议召集人通知财务部门下达罚款通知单,违纪者24小时内到财
务部或各项目公司财务部交罚金,违者双倍从当事人工资中扣除。违反必威体育官网网址规定
的按公司奖惩办法有关规定执行。由行政人资部进行统计并实名实行扣款。
7、与会人员按公司规定及时提交周工作报告、月工作报告、年度工作报告
及相关考核工作报告,纳入公司对各部门负责人及各级员工的绩效考核中,如一
次未按时提报按照旷工半日核算扣罚,多次累计。
8、各类会议均需要做出会议纪要。
第六条 会前准备
1、公司会议室由行政人资部归口管理。
2、公司会议会务工作主要由行政人资部承办,其他部门主办的会议由各部
门自行完成会务工作。
3、会议准备包括议题议程、主持人、记录人、安排与会人员座次、将要下
发的文件、有准备的发言、对会议进程的预测和对策。
4、会议场所提前布置,保持整洁,所需仪器设备提前到位并调试正常,各
会议室是专门用于员工召开会议、研讨工作的空间,未经允许,不得挪作他用。
5、为避免会议冲突,各部门如需使用会议室,使用部门需提前1个工作日
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至行政人资部门填报 《会议室使用申请登记表》并备案;临时召开紧急会议需要
使用会议室时,须及时向行政人资部门提出申请。
6、各部门提出 “会议室使用申请”时,需明确使用时间、参加人员等必要
内容,如有需要行政人资部门协办的事项请提前说明,行政人资部门可根
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