秘书学会议会谈工作.pptVIP

五、会中突发事件的类型：人员、健康与安全、行为问题 六、处理会中突发事件的程序： 1、对会议中出现的突发事件及时向领导报告。 2、启动会议应急方案的各项措施。 3、调动会议有关人员及时进行补救和处理。 4、必要时向公共应急机构请求支援。 5、处理好突发事件的善后工作。 第三节 会后落实 一、会议总结的目的： 1、检查会议目标的实现 2、各小组的分工情况 3、自我总结与集体总结相结合，不断改进。 4、奖惩相关人员，妥善解决遗留问题 二、会议总结的内容： 会议名称，时间，地点，规模，与会代表人数，主要议题，参加会议的上级领导人，会议的主持者，领导报告或讲话的要点，对会议的基本评价和贯彻要求，会议的决议情况及今后工作任务布置。 三、会议总结的要求： 1、以科学的绩效考评标准为指导。 2、逐项检查 3、总结教训，探索规律 4、突出重点，有所侧重。 5、一分为二，激励为主。 6、总结出简单易行的办会程序和制度。 四、会议总结工作程序： 征询意见，拟就工作稿，向领导报告会议结论，总结定稿，印发，归档，组织全体工作人员总结。 五、撰写新闻稿件的注意事项： 1、及时 2、准确反映会议精神 3发布前定要审核。 六、影响会议成效的原因： 1、会议的必要性 2、前期工作的准备质量 3、会议责任分工 七、会议评估的标准： 1、目标 2、会议时间 3、与会人员参与会议的状态与收获 4、会议服务评估 5、会议实际费用支出、会议成本评估 6、再度召开同样的会议时，继续推进写维持的事项。 八、设计会议评估表格需考虑的因素： 1、表格的长度 2、填写的难易程度 3、所问的问题 4、问卷的方式 5、分析数据方式 * Background created by m62 Visualcommunications, visit for more information * Content Layouts 4.会后整理及大会决议事项的落实 （1）整理现场，欢送代表离会。 （2）整理会议文件，搞好立卷归档。 （3）落实大会决定协议，督办落实情况。 第五节 会见与会谈 一、会见与会谈准备 1、收集对方的相关资料 ① 对方求见的目的 ② 对方的求见对象 ③ 对方相关社会背景，如习俗、禁忌、礼仪等特征 ④ 对方参加会见的人数、姓名、职务等 ⑤ 主要求见人的详细资料 2、通知主方参加会见和会谈的人员 ① 通知主方接见人 ② 通知主方陪同人员 ③ 通知主谈人 ④ 通知其他会谈人员 3、了解会见与会谈的地点和时间 （1）会见的地点和时间 会见地点一般安排在主人的办公室、会客 室或小型会议室，也可在客人的住所进行。 会见的时间根据会见的性质来定。 （2）会谈的地点和时间 会谈地点一般安排在客人所住宾馆会议室。 会谈的时间安排应先征求对方的意见。 4、通知对方 会见与会谈的名单、地点、时间一旦确定，应及时通知对方。 了解客人抵达方式，以便告知主方的接送方式及接送人员。 如果是重要的会见和会谈，事先应由秘书或其他工作人员进行预备性磋商，确定会见、会谈的具体日程。 5、场所的布置及座位安排 （1）场所的布置 会见场所应准备足够的桌椅、沙发、茶几和饮料等物品。所有摆放的家俱，应保证干净、清洁、大方。 会 谈桌上有时需放置双方标志旗帜(如果是涉外谈判，应摆放两国国旗)，现场可放置双方主要人员座位卡，以便与会者对号入座。 ? （2）会见与会谈的座次安排 ① 会见的座次安排 会见时应遵循“主左客右”的原则，即客人坐在主人的右边。涉外会见还应有译员。如图所示： ②会谈的座次安排 双方会谈一般将谈判桌排成长方形，双方各坐一边，主方位于背门一侧如图(一)，或进门后的左侧如图(二)，双方主谈人位于各方长排中央，其他人员按右高左低排列。 图一 桌上应放置中文座位卡，涉外会谈，要同时放置对方语种的座位卡。如图所示。 多边会谈的座位可摆成圆形或方形。 图二 课堂讨论 一天下午，天地公司要与外地某企业举行会谈，会上欲就双方技术合作事项达成协议。初萌作为该公司的秘书事前做了大量准备工作。但就在这天临近中午时，初萌发现有关质量监督管理方面的资料没有准备。她急忙通过各种方式查找这类资料。资料终于找到了，可会谈也开始了，初萌只好提心吊胆地等待会谈结果。会谈开始后，双方就事先准备好的协议草案展开了充分的讨论。最后，外地某企业代表提出了质量监督管理方面的