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* EXCEL培训 之 基本操作篇 EXCEL是什么？ EXCEL可以做什么？ EXCEL包含哪些内容？ 菜单 在Excel中，工具栏菜单属于较少被关注的部分，因为菜单在OFFICE程序安装时就已经由系统自动默认生成的，一般情况下不会更改。 菜单上的大部分功能我们可以通过其他方式来使用，比如：鼠标右键菜单、键盘快捷键等， 菜单栏我们可以通过键盘操作来调用：首先按“ALT”键+菜单栏上对应的英文字母，然后在下拉菜单中按“↑”“↓”，或者选择相应的英文字母启用菜单上的各项功能。 但也有部分功能是菜单上特有的，不能通过其他更快的方式达到同样的目的；而且由于没有快捷按钮，不方便添加到工具栏上，只能老老实实按菜单操作.气愤！我按！我按！我按！? 工具栏 Excel在安装时会默认选择显示两条工具栏：常规和格式工具栏。不过我们可以发扬DIY精神，自己动手来打造合意的工具栏。 点击“菜单”栏上的“工具”→“自定义”→“命令”，显示如图1： 图1 用鼠标左键按住“自动筛选”不放，一直拖动到要放置按钮的工具栏上才松手，这样我们就把“自动筛选”工具按钮加入到工具栏中去了。同样，我们可以添加“插入行”、“删除行”、“撤消合并单元格”等，完成以后格式如图2： 这几个按钮是我们在进行数据处理时经常要用到的， 至于添加“撤消合并单元格”主要是为了抗议有人喜欢“合并单元格”而特别加上去的。顺便在此特别申明，在数据处理中，不到万不得已，绝对不要严厉禁止使用“合并单元格”！ Z 同样，如果某个工具图标我们基本上用不到，也可以用这种方法将它移除；只不过换成用鼠标左键按住工具栏上的图标不放，直接拖到自定义的对话框中即可！ 图2 因为工作关系，我接触过很多部门提交上来的EXCEL报表，整体评价只有一个字——惨！ 姑且不论数据是否正确、内容是否完善，光是看看表格的外观，就让人味同嚼腊，眉头大皱。 当然，也有部分同事的表格做得非常漂亮，不过这样的同事实在是比大熊猫还要稀少和珍贵！ 格式 一个工作表的版面设置如同一个人的着装，是时尚大方、风情万种还是破衣百衲、衣不蔽体，就任凭各位尽情发挥了。 在编制一个新的Excel工作表之前，请先花少少时间思考或者浏览一下表格的格式，如果是简单表格，可以由上至下编制；如果是格式复杂的表格，建议从最复杂的那一栏开始编制。(这只是个人经验，没有任何理论依据的)? 下面我以工资表为例，给大家示范一下工作表的格式设置， 为了美观起见，我们先将工作表表头居中。首先，先选定要居中的范围如（A1：I1），然后按右键，选择“设置单元格格式” →“对齐”→“水平对齐”→“跨列居中”，或者点击菜单上 “格式” →“单元格”→“对齐”→“水平对齐”→“跨列居中”。如图3： 图3 有人说：那么麻烦干么，我用合并居中一下子就搞定了！ 呵呵，别着急，我这么大费手脚肯定是有道理的。 图4 接着，选定“1行”，再点击工具栏上的“格式刷”，在“2行”上刷一下，就会变成如图4。怎么样？是不是很爽啊？而且每一个单元格都可用，在复制和粘贴时也不会出错了，比起“合并居中”来说简直就是天壤之别嘛！ 不信？那我们再来看看“合并单元格”是什么德性吧。当我们选择其中一列复制，然后，“选择性粘贴”?“数值”，后果如：图5。 什么？你还要合并单元格？！我倒！N 图5 大多数情况下，一个工作表长度都会超过一页，在打印时如果要保持文件头的一致性，就需要对表头表尾进行相应的设置，这样才可以让我们的工作表和我们的工作一样优秀。 图6 首先，点击菜单栏上的“视图”→“页眉和页脚”→“工作表”，点击“顶端标题行”，如图6： 选择“1：4”行，点击红色按钮，选确定，这样就把从第一行到第四行设置为表头标题行，不管后面有多少页，表头标题行都是一样的。 （我们还可以点击菜单上的“文件”?“页面设置 ”调出以上对话框） 下面我们再来谈谈页眉和页脚的设置方法；用同样的方法或点“预览”按钮进入图6的画面，选择“页眉/页脚”→“自定义页脚”，输入下面的图7内容后，按确定，就可以发现，在每一页的下面，都添加了相同的页脚，如图8 图7 图8 最后，将工作表的页边距进行适当调整，如果不是特殊需要，请将左边距和右边距设置相同数值（推荐：0.9），上边距和下边距设置相同（推荐：1.0），页眉和页脚设置相同（推荐：0.8），再选择水平居中；预览一下，简直就是帅呆了嘛！（鲜花呢？掌声呢？）% 如果一个工作表超过一屏，我们在查看下面或者右边的数据时由于看不到表头或者左边对应的栏目，是不是很不方便啊。别担