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EXCEL和WORD补充内容 戴政国 2010年秋 一、数据的有效性 在录入电子表格数据时，如果需要提示录入数据的有效性范围，或者在录入数据超界时需要及时提示，可以使用条件格式功能。 补充实验一： 1、先录入一个学生成绩表，如下图所示。 2、数学、语文、外语分数有效范围为0~100分，而计算机为0~150分。这样可以先对数学、语文、外语成绩设置数据有效区域是0~100，而计算机成绩的数据有效区域为0~150 方法： （1）选定数学、语文、外语的数据区域。 （2）执行：数据/有效性 弹出对话框。 在设置标签里设置：整数介于0~100 在输入信息签里设置：成绩在0~100之间 在出错警告签里设置： A、样式组合列表框里选“警告” B、标题里录入“数据出界” C、在出错信息里录入“成绩有效范围为0~100” 整个设置顺序如下图所示： 结果： （1）把指标框放在数学、语文、外语区域里，马上显示出提示文字：成绩在0~100之间。这是“输入信息”标签中录入的内容。 （2）只要录入的成绩在0~100之间，不会出错，如果超界了会马上弹出“出错警告”，如下图所示： 3、选定计算机成绩这一列的数据后，再执行命令： 数据/有效性 设置计算机成绩的有效范围介于0~150之间，在“录入信息”标签中录入“有效范围为0~150”，在“出错警告”标签中录入“录入数据超过有效范围，请重新录入！” 最后的设置情况如下图所示。 二、条件格式 在成绩表中，如果要用红色显示不及格的学生成绩，或者用紫色显示优秀成绩，可以用条件格式。 方法： 1、选择数据区域 2、格式/条件格式，弹出对话框。 在对话框中设置格式。格式主要有字体、字形和字体颜色。 最后的结果为： 成绩小于60分单元格将为红色显示。 三、公式审核 方法： 1、执行菜单命令： 工具/公式审核/显示“公式审核”工具栏 2、追踪引用单元格和移去引用单元格追踪箭头线： 方法：A、先选定公式统计单元，然后选定[公式审核]工具栏上的[追踪引用单元格]，可以看到表格数据区里引用标志，如下图所示。 B、在选定公式统计单元格时（例如选定E3单元），可以选定[移动引用单元格追踪箭头]可取消蓝色箭头线。 3、追踪从属单元格和移去从属单元格追踪箭头线： 方法：A、选定某个从属单元格，选择[追踪从属单元格]，可看到从数据区到统计公式所在单元格的蓝色箭头线，如下图所示。 B、在不取消选定从属单元格的情况下，直接选定[移去从属单元格追踪箭头]按钮可取消从属单元格的蓝色箭头线。 4、取消所有追踪箭头线 单击选择[取消所有追踪箭头线]按钮可以移去“追踪引用单元格箭头线”和“追踪从属单元格箭头线”。相当于同时执行了[移去引用单元格追踪箭头]按钮和[移去从属单元格追踪箭头]按钮。 5、圈释无效数据 以“数据有效性设置的条件”为准，不满足条件的数据项将被圈释。例如圈释成绩小于60分的单元格。 方法：A、选定成绩的数据区。 B、执行：数据/有效性，弹出对话框，设置条件为：整数大于等于60分。 C、这样选定[圈释无效数据]按钮，可以看到成绩数据里不满足有效性数据单元格会被圈释。 圈释无效数据与条件格式的功能相近，都是显示出特殊数据。数据不满足[有效性]条件时将被圈释，而数据满足[条件格式]条件时将以条件格式显示。演示例子: 四、IF函数的应用 IF（条件，值1，值2）。 如果条件为真，IF函数的值为[值1]，否则为[值2]。 例如，使用成绩表中的平均分对学生进行分类。陈虹的等级计算公式为： =IF(G2=90,“优秀”,IF(G2=80,“良好”,IF(G2=70,“中等”,IF(G2=60,“及格”,“不及格”)))) 例子演示: 五、%数据的使用 在成绩表中，平时成绩占20%，实验占30%，笔试占50%，那么要计算总成绩。 公式： ＝平均成绩*20%+实验成绩*30%+笔试成绩*50% 具体例子如下图所示：实例演示 六、学号000001怎么录入？ 这是字符串，不是数值。所以在录入时要按字符串的方式录入。 方法 一：在录入前先加一个半角字符单引号。例如’000001。这样就可以录入字符串了。半角字符单号是控制字符，表示左对齐。在EXCEL中，所有字符串都左对齐，所有数值都右对齐。 方法二：把把要录入000001类学号的区域选定，然后执行“格式/单元格”命令，弹出对话框，选择“数字”标签，再选定“文本”选项，请看下图，[确定]以后就可以直接录入000001了。 实例演示 七、EXCEL中常用格式工具 操作方法： 1、选定文字区域 2、选择对应的工具按钮。 八、WORD背景水印 格式/背景/水印 弹出对话框，可根据需要设置图片水印和文字水印。 九、期末注意事项 1、2010级的同学以等级考试成绩作为本课程的结业成绩。明年3月开学以后注意