办公自动化嗄之excel教程.ppt

HANMENG2010 办公自动化 主要内容 文字处理-WORD 数据处理-EXCEL 演示文稿-POWERPOINT 绘图工具-VISIO 成绩组成 平时成绩 30%=作业20%+考勤10% 上机考试 70%。 数据处理-EXCEL 任务1 基本公式与单元格引用 任务2 常用函数的应用 任务3 排序与分类汇总的应用 任务4 数据筛选与超链接 任务5 可视化图表数据 任务6 word文档转换为excel表格 任务1 基本公式与单元格引用 目的：掌握Excel公式、单元格引用等知识点的基本概念与实际操作。 实例1 现金账册的管理 实例1 现金账册的管理 步骤： 1、设计现金账册 工作薄起别名：点击工作薄的名字即可修改。例如设置名字为：2007-9。 合并单元格：右键-【设置单元格格式】-【对齐】-【合并单元格】。 设置小数点位数：右键-【设置单元格格式】-【数字】-【数值】-小数位数。 设置同样的格式：右键-【选择性粘贴】-【格式】。 实例1 现金账册的管理 2、自动计算余额 公式实现自动计算：选中某个位置输入=，后跟数学表达式，回车即可。 例如：=E3+C4-D4， 表示值等于单元格E3与C4的和减去D4。 公式的自动复制：鼠标变成实心的加号，按下左键向下拖动鼠标即可。 实例1 现金账册的管理 3、现金账册的换页 新建工作薄复制已有工作薄中的内容，创建公式：=‘工作薄名称’!单元格。 例如：‘2007-9’!E5， 表示复制工作薄‘2007-9’中‘E5’单元格的内容。 边框的设置：右键-【设置单元格格式】-【边框】。 任务2 常用函数的应用 目的：掌握函数的使用进行复杂计算。 实例2 成绩单的管理-1 实例2 成绩单的管理-1 步骤： 1、设计成绩表。 序列的自动生成：选中单元格，鼠标变成加号后，选择以序列方式填充。 例如：生成学生的学号。 文本长度过长时，自动换行：右键-【设置单元格格式】-【对齐】-【自动换行】。 例如：标题中‘不及格门数’过长，自动换行成两行。 实例2 成绩单的管理-1 2、求学生的总成绩、最高分、平均分。并为这些值设置背景色。 函数的位置：【插入】-【函数】。 常用函数： SUM:求和。 AVERAGE：求平均值。 MAX：求最大值。 MIN：求最小值。 例如：MAX(B2:B5) 表示求从B2到B5单元格中的最大值（最高成绩）。 实例2 成绩单的管理-1 3、筛选出不及格的成绩，并为其设置灰色背景。 条件格式的使用：用来设置满足条件的值的属性。选中需要的区域，【格式】-【条件格式】-【格式】。 实例2 成绩单的管理-1 4、统计每个学生不及格门数。 条件计数函数的使用：用来计算满足条件的值的个数。函数：COUNTIF。 例如：COUNTIF(B2:D2,“60”)， 表示筛选成绩小于60的门数。 实例2 成绩单的管理-1 5、判断每个学生考试是否合格，成绩全部及格则合格。 判断分支函数的使用：用于条件判断，给出的结果有两个选择。函数：IF 例如：IF(F2=0,合格,不合格) 表示如果F2中的值为0（不及格的科目为0），则合格，否则不合格。 任务3 排序与分类汇总的应用 目的：掌握排序、分类汇总等知识点。 实例3 成绩单的管理-2 实例4 足球比赛 实例3 成绩单的管理-2 步骤： 1、按照成绩的总分排序。 按照某列的数据排序：【数据】-【排序】-【主要关键字】 按照多列排序：相同情况下，可以设置次要关键词和第三关键字。 例如：要求按照总分排序，相同情况下按照语文成绩排序。 2、生成排名次序。 实例4 足球比赛 步骤： 1、修改文字格式。 2、计算积分。胜积3分，平积1分，负积0分。 例如： IF(B3=“平”,1,0)，表示B3的值为‘平’，则积分为1，否则为0。 那么胜积3分，平积1分，负积0分如何表示？ IF(B3=胜,3, IF(B3=平,1,0)) 实例4 足球比赛 步骤： 3、按照球队排序。 4、汇总各队积分。 必须先排序。 分类汇总：【数据】-【分类汇总】-球队、求和、积分和净胜球。 5、按照汇总积分排序，相同积分按照净胜球排序。 6、加边框。 任务4 数据筛选与超链接 目的：掌握筛选、超链接等知识点。 实例5 特困生补助 实例5 特困生补助 步骤： 1、修改格式。（班级、补助金额） 2、插入两条信息：0404班，马七、田八，补助为900。 3、筛选出补助少于1000的学生信息。 筛选：【数据】-【筛选】-【自动筛选】-“自定义”。 实例5 特困生补助 步骤：