《旅行社计调业务》项目二任务2-4国内接待计调操作流程.ppt

任务2-4 国内接待计调工作流程 2.4.1 接听组团社、本社服务网点或本地客人咨询电话 1.接通电话后自报家门 2.向客人问清楚相关服务内容 3.记录重要内容 4.重复重要内容 2.4.2 确定旅游线路 1.审核组团社提供的旅游线路 2.推荐旅行社现有的旅游线路 3.重新设计旅游线路 2.4.4 与组团社签合同 第一步：与对方协商付款方式及付款时间。 第二步：与对方确定违约补偿办法。 第三步：与组团社拟定协议书，协议书的内容包括旅游时间、付款方式及付款时间，交付金额，双方的权利、义务、违约责任等。 第四步：确定具体事项。在双方协商时注意文字，避免发生争议。应该向对方提醒合同中的敏感条款，并加以适当的解释和说明。 第五步：核实签字，在双方没有任何异议的情况下，签字生效，计调人员一定要注意，如果任何一方没有签字，则该协议或旅游合同将视为无效。 2.4.5 计划登录 接到组团社书面预报计划 ，将团号、人数、国籍、抵/离机（车）、时间等相关信息登录在当月团队动态表中。 如遇对方口头预报，必须请求对方以书面方式补发计划，或在我方确认书上加盖对方业务专用章并由经手人签名，回传作为确认件. 2.4.6 编制团队动态表 编制接待计划，将人数、陪同数、抵/离航班(车)、时间、住宿酒店、餐厅、参观景点、地接旅行社、接团时间及地点、其他特殊要求等逐一登记在《团队动态表》中. 2.4.7 向各接待单位发送计划 1.用房 2.用车 3.用餐 4.地接社 5.返程交通 2.4.8向组团社确认计划 1.确认的原因 1）组团社要求确认接待计划 2）地接社对接待计划不能确认时，要主动通知组团社 2.确认的方式-地接确认单 2.4.9编制概算 编制团队“预算单”，注明现付费用、用途，交由主管审核后报财务部门审核； 填写“借款单”，与“预算单”一并交部门经理审核签字后，再报总经理签字。 最后，凭“预算单”、 “接待计划”、 “借款单”、 “车队的回传确认单”、 “房间回传确认单”等向财务部领取借款。 2.4.10 下达计划 编制《接待计划》及附件。由计调人员签字并加盖团队计划专用章。此表由团队基本情况(含个性要求)、日程安排、游客名单三个部分组成。 团队基本情况:包含旅游团队名称、团号，组团社名称：团队人数；团队类别；团队服务等级；自订和代订项目；住宿要求；膳食要求及标准；对地陪的要求；全陪信息；特殊要求备注等内容。 日程安排:包括游览日期；出发城市；团队抵离时间、班次和机场(车站、码头)名称；住宿情况；游览活动时间安排；用餐安排；文娱活动时间安排；其他特殊要求等内容。 游客名单:包括游客的姓名、性别、身份证号码、联络电话等。 2.4.12 编制结算 接待计调需要填制公司《团队结算单》，经审核后加盖公司财务专用章。 于国内团队抵达前将结算单传真至国内组团社，催收对方把接待款划入该旅行社账户。 2.4.13接团及监督 1.接团 2.监督管理 1）监督接团过程中各接待单位的落实情况 2）监督地接导游员的工作情况 3）计调人员监督的方法 一是实地监督 二是通过电话监督 2.4.11选派地陪 1. 选地陪的要求 一是必须选派已取得导游证的正式导游； 二是必须掌握导游人员的基本情况 三是必须考察导游人员的业务技能，择优选用 四是必须根据团队的特点选派导游 2.发团队运行表等资料，交代带团注意事项 2.4.14 送团管理 在团队顺利结束本地行程后，地接计调人员还要做好送团管理工作，安排导游准时到机场送机，不要造成误机。 计调人员还要与游客保持良好的关系，努力使之成为自己的朋友，为第二次销售工作打下基础。 2.4.15 报账登账 团队行程结束，通知导游员凭《导游报账单》《接待计划》、《陪同报告书》、《质量反馈单》、原始票据等及时向部门计调人员报帐。 计调人员详细审核导游填写的《陪同报告书》，以此为据填制该《团费用小结单》及《决算单》，交部门经理审核签字后，交财务部并由财务部经理审核签字，总经理签字，向财务部报帐。 报完账之后计调将涉及到该团的协议单位的相关款项及时登录到《团队费用往来明细表》中，以便核对。 2.4.16归档总结 1.建立团队档案 团队结束之后，要整理该团的原始资料，每月底将该月团队资料登记存档，以备查询。 建立团队档案的主要内容有：组团社的询价单（历次询价）、双方签字的确认单（盖章）、客户名单表、合同、缴费单、最终行程表、订车单、定票单。送团后双方结算的单据和