“外需推动型”企业的审核有效性探索.docxVIP

用“审核发现”促进转变 ——对“外需推动型”企业的审核有效性探索 杭州万泰认证有限公司 孙志英 摘 要：本文用审核案例证明，充分收集审核证据，有效识别与企业利益相关、备受企业关注的不符合审核发现，用包含因果、风险、逻辑分析的审核发言，来触发企业高层按ISO9001标准改进管理的主动性，是提升对“外需推动型”企业审核有效性的行之有效的方法。 “外需推动型”企业（因外部市场需求而进入体系认证行列的企业）在认证企业中占有相当的比例，这些企业的体系管理往往缺乏内在的动力，容易出现两张皮现象，从而对认证权威性带来了负面影响，但也是体现认证有效性的重要舞台。如何通过认证机构的各项活动特别是现场审核活动，增强这些企业体系管理的内在动力，进而转化为“内需推进性”企业，是打造认证行业权威的一项很有意义的工作。这不但是需要，而且是应该和可能的。 从自己的审核探索谈起。 审核案例一： 某某建筑特种技术工程公司，首次会议上总经理讲话时说：孙老师，这种审核我们也经历过多次了，反正就是这样噢，我们也很忙，会议就这样吧。完全是一种应付的姿态。 但现场审核没有按“就这样”来处理，不受环境的干扰，认真了解企业质量管理体系的真实情况。最后，老总在末次会议上听完审核员的发言后，态度有了180度的转弯，他说：这三天的时间没有白费，我们存在的问题很多，有的甚至很严重，我担心在建的某某项目今后如何验收？随后老总把会议变成了整改工作落实会，确定了具体的措施、责任人和完成时间要求。 能在这个项目中打动老总的，关键在于“审核发现”切中了企业最关心的问题，采用了受审核方能够理解和认同的方式与其沟通，使沟通效果最终达到了审核员的期望。 该企业的在建项目是一项建筑加固工程，涉及的粘接加固技术是一个特殊过程。审核过程中结合“GB 50550－2010 建筑结构加固工程施工质量验收规范”的要求和过程控制要求，认真进行了审核取证和对审核发现的汇总分析，认为该企业存在的主要问题是施工过程管理不到位，并认证策划了末次会议上的发言提纲。在沟通审核情况时，审核员从：GB 50550－2010标准的要求（特别是强制性要求）、作业指导文件与标准强制性要求的符合性、粘接胶的进场检测、粘接操作环境的控制、粘接工艺的监控、操作人员的能力确认等诸方面识别了存在的不符合，分析了潜在的危害。在引用审核证据时，优先采用在建项目的审核发现，例如：关于粘接胶的进场检测问题，企业相关人员总是用“项目施工周期短，而粘接胶检测时间长”这个理由来解释，但采用在建项目的审核发现作为证据时，解释的理由不成立了，问题的严重性显现了。发言最后审核员向与会人员提出了一个问题——公司如何来确认在建现场的加固工程施工满足了加固工程设计的要求？把审核员心中的问题交给公司去思索、去回答。由于注意了沟通技巧，会议结果达到了审核员的期望，特别是老总在首、末次会议上的转变、对现场审核作用的肯定，使审核员很受鼓舞。 审核案例二： “某某高精机械”项目，进入审核现场后发现管理涣散，相关证据都很难提供，总经理不露面，中午去食堂吃饭的路上遇见总经理，总经理也是远远摆摆手说“你们去吃饭吧”，显然总经理对审核持不闻不问的态度。但审核工作并没有因此而变得草率，本着“了解企业真实的体系管理情况”这个原则，认真收集审核证据。总结会开始时，老总依然没有出现，审核员主动向“管理者代表”提议：是否请示老总有空参加吗？老总后来终于参加了末次会议。在会上审核员用类似“案例一”的方式向企业沟通了审核情况。当请公司领导讲话时，总经理把会议变成了改进工作的布置会，讲了很长时间。 三个月后，即到了2012年11月，总经理给审核员打电话，要求审核员为其公司来年的改进提供管理指导，恰巧那时有一个当地的审核项目，在审核之余的时间里与总经理进行了交谈，了解其意图，探讨方案，并结合审核中了解到的情况对总经理的工作提出了改进意见。总经理很感慨的说：别看你来我们公司只有两天，对我们的情况还是很了解的。总经理还希望审核员为他的改进方案形成文件。（但后来他自己在本地解决了） 在这个项目中能促使老总转变的还是切中企业利益的审核发现和有分析的总结性发言。主要有震动力的审核发现是： ? 企业存在大量不符合市场趋势的低档产品积压。究其原因：是该厂两个生产场地的生产计划缺乏统筹管理，没有按市场机制建立安全库存制度，存在产品和资金积压、贬值的风险； 特殊过程（高精冲床的机架焊接及去应力）没有得到有效控制。从：工艺文件（存在明显错误，把电焊参数错误地规定成高电压、小电流）、焊工持证、焊缝表观质量、震动去应力参数和监控（缺乏作业指导书、甚至连震动去应力仪的使用说明书也无法提供），去应力产品的状态标识等方面例举了审核证据，分析了相应的风险。 审核员在进行汇总分析后认为，该企业管理职责履行不到位是问题的主要原因，