2010山西公路工程建设项目文件材料立卷办法.ppt

山西省重点公路工程建设项目文件 材料立卷归档及编制办法 厅重点办 武桂香 03514663073 电子邮箱:zdb1000@ 2010年10月 本次讲座主要内容 一、公路工程项目文件材料立卷归档工作基本要求及执行标准 二、文件材料收集范围、收集的总体要求及收集分工 三、公路建设各阶段文件材料收集的主要内容 四、文件材料的整理要求 五、文件材料的编制要求 重点公路工程项目档案工作基本要求 组织机构:配备专门档案管理机构、分管领导及专职档案工作人员(各单位形成的档案应由档案部门实行集中统一管理,不得由承办部门和人个分散保存) 建章立制:结合本单位工作实际,建立完善档案归档、借阅、移交、销毁等各项规章制度,做好档案日常工作 职责任务:按照国家、交通部等有关标准规范,认真做好工程项目文件资料收集、整理及立卷归档工作,确保重点公路工程项目文件材料的齐全、完整和准确 同步收集整理:按照项目档案工作与项目建设同步进行的要求,按工程不同阶段完成情况同步完成文件材料的收集整理工作,在合同段交工验收时,应同步完成该合同段所有竣工档案的收集整理工作 按时移交:合同段在通过交工验收时,施工单位和监理单位应按归档范围要求,完成该合同段工程档案的整理和移交工作 收集范围 公路工程竣工文件材料是指新建和改建重点公路工程自项目立项审批（核准）、勘察设计、施工到竣工验收各基本建设程序形成的、反映项目质量、进度、费用和安全管理基本情况，对建成后的工程管理、养护及改扩建具有保存、查考利用价值的各种不同形式和载体的历史记录。 具体收集范围参照交公路发【2010】65号文件中附件2（公路工程项目文件归档范围）规定执行 收集的总体要求 公路建设项目文件材料立卷归档工作应纳入工程合同管理，纳入监理工作内容，按“谁形成谁负责”的原则，由文件材料形成单位或部门负责立卷归档工作。 各有关单位建立健全项目文件材料收集归档制度和预立卷制度，按照项目建设程序不同阶段的文件材料产生的自然过程及先后顺序及时收集，并做好预立卷工作。 收集整理职责分工 1、项目法人单位负责立项审批阶段、工程准备阶段、竣工验收阶段及在工程施工管理过程中项目法人单位就工程质量、安全、进度、费用控制方面有关会议、印发的有关管理性文件材料的收集和整理归档工作； 2、设计单位负责设计阶段(初步设计和施工图设计)形成工程勘察设计文件材料的收集和整理归档工作； 3、施工和监理单位负责各自承包内容施工过程中形成文件材料的收集整理和归档工作; 归档文件材料的具体要求 原始性。项目法人单位在工程竣工的时候应收集一套完整的反映工程建设过程的原始记录文件，一般情况下应是原件。 完整性。收集齐全，记录全面，记录内容和数据应能反映抽查频率和质量指标 真实性。现场记录，同步进行。 准确性。施工原始记录数据准确，竣工图编制规范，图物相符。 规范性。实验检测表格填写应按规范进行，自检意见、监理意见应明确，签署手续完备，字迹清晰，复印清楚，字迹材料应能满足长期保存需要。 公路工程基本建设程序 1、项目建议书 2、工程可行性研究 3、初步设计文件 4、施工图设计文件 5、招投标文件 6、工程准备工作文件（征地拆迁） 7、施工阶段文件 8、交、竣工验收文件 9、项目后评价文件 收集的主要内容 项目建议书阶段 编制项目建议书委托函、项目建议书 环境影响评价委托函、环境影响评价大纲及其批复文件 项目建议书评估报告 项目建议书批复文件，包括审批意见、请示、审查意见等 收集的主要内容 可研阶段 1、编制可研委托函、可研报告 2、可研评估报告 3、可研批复文件，包括审批意见、审查、请示等 4、环境影响报告书及其批复文件，包括环境影响报告书、请示、审查意见及审批文件 5、水土保持方案及其批复文件 6、其他文件，如国防、文物保护、铁路等请示及批复文件 收集的主要内容 设计阶段 目前公路建设一般采取两阶段设计方式， 即初步设计、施工图设计及相关审批文件，设计文件主要产生于这两个阶段。另外在施工过程中经常会发生设计变更的情况，应特别注意这方面文件的收集。 设计阶段文件材料的收集 初步设计阶段 初步设计招投标文件，包括资格预审文件、招标文件及其评审报告，投标文件、评标报告 、合同协议书 初步设计外业验收审查意见 初步设计图纸（含地质勘察和设计图纸） 初步设计概算审查报告、评审（预评审）意见，批复文件 设计阶段文件材料的收集 施工图设计阶段 施工图设计招投标文件，包括资格预审文件、招标文件及其评审报告，投标文件、评标报告 、合同协议书 施工图设计外业验收审查意见 施工图设计图纸（含地质勘察和设计图纸） 施工图设计概算审查报告、评审（预评审）意见，批复文件 施工图设计