02 惠州 提高工程建设项目档案归档完整率.ppt

提高工程建设项目档案归档完整率中国移动广东惠州分公司 综合部档案QC小组 一、小组简介 二、选题理由 名词解释 三、现状调查（一） 三、现状调查（二） 三、现状调查（三） 四、设定目标 五、原因分析 六、要因确认（一） 七、制定对策（一） 七、制定对策（二） 八、对策实施（一） 八、对策实施（一） 八、对策实施（二） 八、对策实施（二） 八、对策实施（三） 八、对策实施（三） 八、对策实施（三） 八、对策实施（四） 九、效果检查（一） 九、效果检查（二） 十、巩固措施 十一、总结及打算 * 把档案工作做得更好,我能! 档案管理需要 小组选题 存在问题 国家档案局将归档完整率95%以上 作为企业档案管理水平达到优秀的衡量标准之一 提高工程建设项目档案归档完整率 档案—是社会组织或个人在工作生活中采用书写、绘制、拍照、录音 、录像等方式记载，并保存下来供人们查考的原始信息。 工程档案---在工程建设活动中直接形成的具有归档保存价值的文字、 图表、声像等各种形成的历史记录。 工程建设项目档案归档范围包括五个阶段:前期阶段、招投标阶段、设 计阶段、施工阶段、验收阶段。归档时间为每阶段项目完成后一个月内（ 除跨年度工程项目决算资料）。 档案归档完整率=已归档档案数量/该归档档案数量*100% 2005-2006年工程建设项目档案同期归档完整率对比图 (统计日期:2006-01-31、2007-01-31) 小组总结：2005年与2006年工程建设项目档案归档完整率相比较，06年归档完整率较低，仅有58.3%。 2006与2005年工程建设项目档案部分单项工程归档完整率对比图 对以上对比图可见： 2006年工程项目资料归档不齐，数据说明收集整理保存等工作环节出现漏洞，工程项目资料收集管理方法有待改善。 症结 2006年各类档案利用统计图 工 程 建 设 项 目 档 案 利 用 频 次 最 多 将工程建设项目档案由58.30%提升到85%以上 序号 未端原因 确认方法 确认情况 判断 1 档案管理员与项目负责人业务交流不够 2007年5月10日任意抽查本公司3位工程项目负责人对工程档案归档要求范围进行调查 其中2位工程项目负责人掌握省公司工程档案归档范围中50%的内容，另一位只掌握了30%的内容 2 档案兼职人员培训不够 小组成员到人力部门统计调查06-07年上半年培训记录表 公司兼职档案员（19名）参加过档案培训，其中13名参加过2次，其余6名参加过1次 3 办公设备配置低 随机抽查6位兼职档案人员台式电脑配置及打印机情况 电脑内存均达到80G的配置且打印机都能正常打印 4 档案移交职责监督制度不完善 5月13日在全球通大厦15楼工程管理中心分别与工程项目负责人、兼职档案员交流，访谈与我公司合作的3家工程监理公司的监理资料员 三者之间的职责分工不明确，存在“踢皮球”现象 六、要因确认（二） 序号 未端原因 确认方法 确认情况 判断 5 缺乏合作方制约条例 经核查2006年工程相关考核办法细则内容涉及范围 2006年7月工程管理中心对合作方已下发具备针对性的考核细则 6 工程项目移交表内容不清晰 统计检查2007年1-3月任意两个工项管理部门的移交记录表 工程部门移交记录形式多样，移交目录的格式不统一，目录内容不清晰 7 缺少档案收集保管细则 核查2006年档案管理办法、制度、细则内容涉及范围 档案管理办法已列明相关的收集保管办法 8 工程项目资料收集不齐全 抽查2007年1月份任意2个工程项目移交记录表 抽查结果显示2007年1月项目负责人分10批次移交资料，且每次资料形成时间跨度较大，没有针对性地对工程项目进行阶段整理 9 缺少专门存放空间 小组成员王晒君直接到工程管理中心及网络维护中心进行实地发解查看资料存放情况 到全球通大厦13楼、15楼检查，各工程部门都有指定专人专柜存放资料 序号 要因 对策 目标 措施 地点 时间 负责人 1 档案管理员与项目负责人业务交流不够 以档案研讨会形式举办档案培训 将工程项目负责人工档案基础知识考核合格率提高到100% 1、邀请工程资深人员对工程档案归档内容进行深入讲解；2、加强项目负责人工程档案基础知识，学习工程档案移交规范；3、以不定项选择题的问卷方式进行考核成效 全球通大厦十八楼会议室 2007.06.01 宋继东王晒君 2 档案移交职责监督制度不完善 通过文件下发加强对工程管理部门监督 明确工程管理部门项目负责人、兼职档案员、监理资料员三者之间职责，保障工程项目档案及时完整归档，将档案移交职责认知率提高到100% 1、根据公司部门经理人员调整情况，通过正式发文